Collectieregistratie

Collectieregistratie

Jouw museum staat midden in de maatschappij. Je publieke functie is de afgelopen decennia flink toegenomen. Je beheert een enorme hoeveelheid voorwerpen en daarmee verbonden verhalen. Met die schatkist aan informatie ontwikkel je vervolgens talloze tentoonstellingen, educatieve programma’s, een website, publicaties en presentaties. Voor wie zoveel informatie beheert voor zoveel verschillende gebruikers, luidt de belangrijkste vraag: hoe vind je snel wat je zoekt? We kunnen alleen goed voor onze collectie zorgen als we weten welke voorwerpen we in huis hebben, waar ze zijn, hoe ze eraan toe zijn en wat we weten over dat object of die collectie. Wanneer je deze informatie paraat hebt, kun je jouw collectie voor het publiek ontsluiten op internet.

Downloads en literatuurtips

Collectie&informatie

Invulboek

Het Invulboek is gebaseerd op internationale standaarden voor objectregistratie (SPECTRUM, CCO). Het is een handboek met beschrijvingsregels voor het documenteren van erfgoedobjecten in een collectiebeheersysteem. Voor elk veld geeft het Invulboek een uitgebreide toelichting, zodat je het goed kunt invullen: definitie, toelichting, schrijfwijze, opmerkingen en voorbeelden.

Informatiebeleid

Welke informatie wordt bij jouw organisatie opgeslagen? Welke informatie wil je bewaren? Is al je materiaal de moeite waard om te bewaren of te delen met anderen? Registraties van voorstellingen, 3D-objecten, scripts, foto’s, bladmuziek, e-mails en flyers, het valt allemaal onder de noemer ‘informatie’. Met informatiebeleid legt de rol van digitaliseren en het gebruik van technologie vast, zodat je weloverwogen keuzes kan maken die altijd bijdragen aan je organisatiedoelstellingen.

Bij DEN lees je hoe je stapsgewijs hiermee aan de slag kan.

Instructiefilm nummeren van museale objecten

Samenvatting Cursus Nummeren van Museale Objecten

In deze samenvatting Nummeren van Museale Objecten van Erfgoed Geldeland, die hoort bij de gelijknamige cursus, lees je hoe je objecten dient te nummeren. Een en ander is geïllustreerd om meer duidelijkheid te geven. Zie voor het nummer van collecties ook de onderstaande instructiefilm nummeren van museale objecten.

Erfgoed Gelderland, 2018

Behoefte aan beknopte informatie betreffende het nummeren van objecten, lees dan de factsheet.

Factsheet Fotograferen van objecten

Waar moet je rekening mee houden als je gaat fotograferen? En kan het ook met simpele middelen? Deze factsheet behandelt de basiselementen van fotograferen, wat je hiervoor nodig hebt aan materialen, en gaat stap voor stap in op het vastleggen van objecten.

Rondje_downloadpaars

Provincie Zuid-Holland, 2020

Overzicht collectieregistratiesystemen

Het Steunpunt voor Digitalisering van Erfgoedcollecties maakte een praktisch overzicht van collectieregistratiesystemen. Hierin zijn diverse pakketten van belangrijke aanbieders omschreven voor musea van groot tot klein en historische verenigingen. Je vind het overzicht op de website Zelf Doen in Zuid-Holland.

Keuzehulp collectieregistratiesysteem

Er is veel aanbod van verschillende CRS-leveranciers en er zijn veel aspecten om rekening mee te houden. Deze keuzehulp geeft een overzicht wat er komt kijken bij het uitzoeken van een CRS en helpt je te bepalen welke aspecten belangrijk zijn voor jouw organisatie.

Netwerk Digitaal Erfgoed, 2020

Spectrum 5.0

Hoe beheren en documenteren musea hun collecties? En hoe houden ze die informatie up-to-date? Dat doen ze met SPECTRUM. Dé handleiding voor hoe je een collectie beheert, documenteert en actualiseert. De Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed en de FARO vertaalde SPECTRUM, zodat het voor Nederland en België de relevante wet- en regelgeving bevat.

DE BASIS

DE BASIS staat voor: ‘Digitaal Erfgoed: Bouwen Aan Succesvolle ICT-Strategie’. DE BASIS is een set van minimale eisen voor de digitalisering van erfgoed en maakt onderdeel uit van de kennisbank van Digitaal Erfgoed Nederland (DEN). Als je als erfgoedinstelling op verantwoorde en duurzame wijze wil digitaliseren en je collecties online wilt delen raadt DEN sterk aan DE BASIS te volgen.

AUTEURSRECHT

Auteursrechten beschermen de rechten van makers, maar kunnen een struikelblok vormen bij het online publiceren van je collectie. Op de website van DEN vind je meer informatie over auteurs- en naburige rechten.

AAT in de praktijk

In deze brochure wordt het belang van de Art and Architecture Thesaurus (AAT) toegelicht als hulpmiddel voor eenduidige en doelmatige collectieregistratie en als kennisinstrument voor publicatie en onderzoek. Kort gezegd komt het hier op neer: als alle collecties zijn geregistreerd met behulp van standaardterminologie uit de AAT, dan zijn ze eenduidig raadpleegbaar, het vergemakkelijkt samenwerking en het bevordert collectiemobiliteit tussen erfgoedinstellingen. Kijk voor de meest recente toevoegingen en informatie op de website van de AAT.

Bureau AAT, 2011

Termennetwerk

Het Termennetwerk is een nieuwe dienst die in het Netwerk Digitaal Erfgoed ontwikkeld wordt. Hiermee wordt het collectiebeheerders en redacteuren makkelijker gemaakt om termen van terminologiebronnen te gebruiken. Het zoekproces in terminologiebronnen kan een opgave zijn. Het Termennetwerk vergemakkelijkt door het zoekproces door een uniforme manier van zoeken aan te bieden: het zoekt voor de gebruiker in alle terminologiebronnen die in het erfgoednetwerk beschikbaar zijn.

Maak je collecties beter vindbaar met termen

Erfgoedinstellingen voegen trefwoorden of termen toe aan objecten in hun collectieregistratiesysteem. Dan worden deze beter vindbaar. Het is beter om bij het registreren niet lukraak trefwoorden in te vullen die de lading dekken, maar zo specifiek mogelijke termen te gebruiken die in een standaard trefwoordenlijst staan. Hoe je dit aanpakt, is samengevat in de factsheet Maak je collecties beter vindbaar met termen.

Wegwijzer collecties op internet

Steeds meer musea plaatsen collectie-informatie op internet. Er zijn vele manieren om dat te doen. Deze publicatie maak je wegwijs in de te gebruiken standaarden, en bevat eenvoudige checklists ter voorbereiding van de digitale ontsluiting van je collectie. De publicatie is in gedrukte vorm te bestellen bij Erfgoed Gelderland.

Bekijk ook het Digitale Spoorboekje.

Handleiding Wikimedia voor erfgoedinstellingen

Wat is  Wikimedia en waarom is het relevant voor erfgoedinstellingen? De meeste mensen kennen Wikipedia, de encyclopedie. Op dit moment heeft Wikimedia meer dan 16 andere projecten die allemaal gericht zijn op het verspreiden van vrije kennis. Op de website van Erfgoed Gelderland vind je de uitgebreide Handleiding Wikimedia voor erfgoedinstellen.

Cursusaanbod

Veel provinciale erfgoedhuizen en museumconsulenten geven trainingen en cursussen op diverse gebieden, zoals de basiscursus Informatiebeheer of Beschrijven van filmmateriaal. Raadpleeg voor het actuele overzicht in jouw provincie de cursuspagina.

Neem contact op met een adviseur

LCM
De consulenten van het LCM helpen je graag persoonlijk verder. Afhankelijk van de provincie waar je je bevindt vaak zelfs op kosten van de provincie! Neem contact op met de dichtstbijzijnde consulent over de mogelijkheden.

Digitaal-erfgoed-coaches
Elke provincie heeft een digitaal-erfgoed-coach waar medewerkers van erfgoedinstellingen (vrijwilligers en betaald) terecht kunnen met hun vragen over het duurzaam digitaal toegankelijk maken van digitaal erfgoed. Neem contact op met de coach uit jou regio over de mogelijkheden.

Of zoek een leverancier

Ben je op zoek naar een bedrijf dat je kan helpen, kijk een op deze leveranciers pagina. Daar tref je betrouwbare bedrijven die gespecialiseerd zijn in musea en erfgoed.

Verder praten

Museumvereniging
Hier vind je collega’s met wie je van gedachten kunt wisselen op het gebied van registreren en documenteren. De Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland (SIMIN) van de Nederlandse Museumvereniging is een groep collega’s. De sectie houdt zich onder andere bezig met vraagstukken rondom:
• automatisering en inzet van informatietechnologie in musea
• standaardisering en normering
• digitale duurzaamheid en digitaal erfgoed
• samenwerking tussen erfgoedinstellingen
• deskundigheidsbevordering en professionalisering in musea

Nederlandse Registrars Groep
Het doel van de NRG is het creëren van een platform voor kennis en informatie-uitwisseling tussen registrars, collectiebeheerders en andere professionals in de culturele sector in Nederland en Vlaanderen die zich bezighouden met zaken als bruikleenverkeer, verzekering en indemniteit, transport, emballage en koerieren. kijk op http://nederlandseregistrarsgroep.nl

LinkedIn
Hier vind je collega’s met wie van gedachten kunt wisselen op het gebied van LinkedIn groep Digitaliseren & archiveren. Zij bespreken de mogelijkheden en trends inzake digitaliseren en archiveren en hoe je jouw digitaal archief gebruiksvriendelijk kunt openstellen en consulteren via verschillende softwaremogelijkheden.