Formulieren en procedures

Formulieren en procedures

“Het nut van regels is, dat je weet waarvan je wilt afwijken” wordt weleens gekscherend gezegd, maar in feite is dit waar. Procedures geven een richtlijn, ze bepalen een werkproces en dwingen je als gebruiker je af te vragen: “waarom wijk ik er eigenlijk van af?” Hier vind je diverse procedures en formulieren waar je zelf in de dagelijkse museumpraktijk jouw voordeel mee kunt doen.

Downloads en literatuurtips

Collectie&informatie

Museumnorm 2020

De Museumnorm is het kwaliteitskader voor geregistreerde musea in Nederland. In de Norm zijn criteria voor goed museaal handelen terug te lezen, zoals die worden gehanteerd door het Museumregister Nederland.

LCM en Museumvereniging, 2020

PEIL SNEL

Met PEIL SNEL kun je zelf een Quick Scan uitvoeren van het collectiebeheer in jouw museum. Het is een checklist met 35 vragen waarop met ja of nee geantwoord moet worden. Achterin vul je de uitkomsten in het schema in. Met dit ingevulde schema kan jouw museumteam een actieplan voor collectiebeheer maken en prioriteiten stellen.

Faciliteitenrapport

Voordat musea overgaan tot het uitlenen van objecten, willen ze er zeker van zijn dat potentiële bruikleennemers er goed voor kunnen zorgen. Om dat te kunnen beoordelen heeft u informatie nodig. Die informatie kan worden verkregen door middel van een faciliteitenrapport. Een faciliteitenrapport geeft inzicht in de faciliteiten en voorzieningen (van het gebouw) waarover een bruikleennemer beschikt en waaruit blijkt dat hij geleende objecten zorgvuldig kan beheren. In deze publicatie lees je er meer over.

Voorbeeld faciliteitenrapport

Dit voorbeelddocument kan als basis dienen voor je eigen faciliteitenrapport.

De steekproef als hulpmiddel bij collectiebeheer

Voor musea wordt het steeds belangrijker om bij het ‘managen’ van hun collectie te beschikken over betrouwbare cijfers. Het ICN biedt jouw museum met dit informatieblad een instrument om in het kader van collectiemanagement betrouwbare cijfers over je collectie te verzamelen.

Voorbeeld bewijs van afgifte/voorlopig schenkingsformulier

Dit voorbeelddocument bewijs van afgifte kun je gebruiken in je museum wanneer je voorwerpen ter verwerving krijgt aangeboden.

Erfgoed Gelderland, 2017

Aanbevolen inhoud beheersovereenkomst

Van beheer van een collectie is sprake wanneer een collectie door gemeente, provincie of rijk in beheer wordt gegeven aan een museum. Hiervoor wordt een beheersovereenkomst opgesteld. In dit document lees je alles waar je aan moet denken bij het opstellen van een dergelijke overeenkomst.

Aanbevolen inhoud bruikleenovereenkomst

Bij een bruikleenovereenkomst blijft de bruikleengever eigenaar van het object. De bruikleennemer wordt geacht om goed te zorgen voor het in bruikleen gegeven object. In dit document staat alles waar je aan moet denken bij het opstellen van een bruikleenovereenkomst.

Voorbeeld bruikleenovereenkomst

Dit document is een voorbeeld van een bruikleenovereenkomst die je kunt gebruiken bij bruikleen van objecten.

Erfgoed-Gelderland, 2017

Checklist juridische aspecten van het intermuseale bruikleenverkeer

Zowel bij nationale als bij internationale tentoonstellingen worden rechten en plichten betreffende de bruikleen van kunstvoorwerpen opgenomen in een zogenaamde bruikleenovereenkomst. Elk museum en iedere registrar werkt ermee, in deze checklist vind je puntsgewijs alle juridische aspecten waarmee je rekening dient te houden.

Voorbeeld schenkingsovereenkomst

Bij een schenking wordt een object in eigendom overgedragen door de eigenaar aan het museum. Dit document is een voorbeeld van een schenkingsovereenkomst die je kunt gebruiken bij schenking van objecten aan jouw museum.

Erfgoed Gelderland, 2017

Checklist SPECTRUM collectiemanagement

Gebruik deze checklist om te testen hoever je staat met collectiemanagement. Collectiemanagement behelst de museale praktijk van de handelingen met de objecten én het vastleggen van gegevens in het collectie-informatiesysteem. Kun je heel veel hokjes aanvinken? Dan heb je een prima basis voor goed collectiemanagement. Moet je nog veel open hokjes in de lijst? Geen zorg, maar wel tijd voor actie. Aan de hand van Spectrum kun je het collectiebeheer van je museum gaan verbeteren.

Spectrum-N 1.0

Hoe beheren en documenteren musea hun collecties? En hoe houden ze die informatie up-to-date? Dat doen ze met SPECTRUM. Dé handleiding voor hoe je een collectie beheert, documenteert en actualiseert. Via de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed kun je de handleiding downloaden.

Spectrum-N stroomdiagrammen

Naast SPECTRUM-N 1.0 zijn de procedures nu ook als stroomdiagrammen te downloaden. Hierdoor is Spectrum-N handzamer en nog makkelijker te raadplegen. Voor zaken rondom beleid en wettelijk kader wordt verwezen naar 1.0.

Cursusaanbod

Veel provinciale erfgoedhuizen en museumconsulenten geven trainingen en cursussen op diverse gebieden. Raadpleeg voor het actuele overzicht in jouw provincie de cursuspagina.

Neem contact op met een adviseur

De consulenten van het LCM helpen u graag persoonlijk verder. Afhankelijk van de provincie waar je je bevind vaak zelfs op kosten van de provincie! Neem contact op met uw dichtstbijzijnde consulent over de mogelijkheden.

Verder praten

Museumvereniging
Hier vind je collega’s met wie je van gedachten kunt wisselen op het gebied van onder andere procedures. De Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland (SIMIN) van de Nederlandse Museumvereniging is een groep collega’s. De sectie houdt zich onder andere bezig met vraagstukken rondom:

• automatisering en inzet van informatietechnologie in musea
• standaardisering en normering
• digitale duurzaamheid en digitaal erfgoed
• samenwerking tussen erfgoedinstellingen
• deskundigheidsbevordering en professionalisering in musea