SPOORBOEKJE DIGITALISERING ERFGOEDCOLLECTIES

Welkom! Dit is het Spoorboekje voor digitalisering van erfgoedcollecties. Digitaal erfgoed heeft een aantal zeer interessante voordelen. Het is de ideale manier om je collectie duurzaam te bewaren en te beheren, om nieuwe doelgroepen te bereiken, maar ook dé manier om je collectie in samenhang met andere collecties te presenteren.

Maar hoe doe je dit? Wat heb je er voor nodig? En wat wil je uiteindelijk bereiken? Het Spoorboekje helpt je op weg en zet je op het juiste spoor.

Het Spoorboekje bestaat uit drie hoofdtukken die zijn gebaseerd op de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed van het Netwerk Digitaal Erfgoed. 

Allereerst is het zaak om je collectie duurzaam op te slaan en te beheren. Dit geldt voor gedigitaliseerde objecten als voor bestanden die van oorsprong digitaal zijn (digital born) zoals e-mails, digitale foto’s of digitale kunstwerken Een goed beheer en behoud van de collectie is de basis van een succesvolle collectiepresentatie en dit onderwerp noemen we houdbaar.

Als je collectie goed en veilig is opgeslagen is de volgende stap om er voor te zorgen dat je collectie door computers herkend en gekoppeld kan worden aan andere collecties. Dit is het Bruikbaar maken van je collectie. 

 

Tot slot wil je natuurlijk dat je collectie Zichtbaar wordt op het internet. Dit kan op allerlei verschillende manieren. Bijvoorbeeld via je eigen website, of op een platform dat verschillende collecties bij elkaar brengt, maar natuurlijk ook als Linked Open Data of op Social Media.

Welke keuze je maakt hangt sterk af van het doel dat je wil bereiken met het presenteren van je collectie. Daarom is het belangrijk om voor dat je begint een aantal parameters vast te stellen:

  1. Bepaal de status van je collectie
    (is deze al Houdbaar en Bruikbaar of moet je nog starten met digitaliseren?)
  2. Maak een informatiebeleidsplan (als je dit nog niet hebt)
  3. Formuleer je doelen

Heb je deze zaken op een rijtje dan vindt je nu vast ook de juiste plek in het Spoorboekje om te beginnen. En schroom niet om vragen te stellen. Contacteer de digitaal-erfgoed-coach of museumconsulent in jouw provincie. En vraag ook eens naar de ervaringen van collega instellingen in de buurt. Dat is meteen een goed begin voor een digitaal netwerk

Succes!

 

Houdbaar

Aan de basis van digitaal erfgoed ligt het digitaliseren en duurzaam bewaren van je digitale objecten. Met andere woorden het Houdbaar maken van je collectie.

Wat moet je hiervoor doen?

Een collectieregistratiesysteem opzetten waarin objecten worden geregistreerd en gedocumenteerd en acties ondernemen voor het bewaren van digitale informatie.

Wat heb je daarvoor nodig?

  • Doelen voor collectieregistratie en digitalisering.
  • Collectieregistratiesysteem (CRS).
  • Kennis over informatiebeheer, basisregistratie en het nummeren van objecten.
  • Ervaringen van andere erfgoedinstellingen.
  • Kennis over digitale duurzaamheid.

Nummeren van objecten

Om een collectie toegankelijk en vindbaar te maken is het belangrijk om objecten van een uniek nummer te voorzien. Deze nummers worden gekoppeld aan de digitale beschrijving van het object in het collectieregistratiesysteem. Vergeet daarbij ook niet de standplaats, de fysieke locatie van het object, op te nemen in de registratie. Lees hier de factsheet  over het nummeren van objecten en bekijk het filmpje.

Fotograferen of scannen

Een gefotografeerd of gescand object helpt bij de identificatie van het object en maakt de collectie aantrekkelijker en toegankelijker voor (online) gebruik. Waar moet je op letten? Op Tracks vind je een stappenplan voor het digitaliseren van collecties. Daarnaast zijn er voor elk type object diverse richtlijnen beschikbaar:

Voor het digitaliseren van audiovisueel materiaal heb je specifieke kennis nodig om goede keuzes te maken. Er bestaan verschillende standaarden en formaten, en ook is er een breed aanbod aan apparatuur. Lees bijvoorbeeld eerst de handreiking voor AV digitalisering bij kleine musea.

Er is een landelijk netwerk van experts op het gebied van audiovisueel erfgoed (AVA) dat je om advies zou kunnen vragen: AVA_netwerk. In de kennisbank van het AVA_netwerk vind je de laatste stand van zaken als het gaat om audiovisueel materiaal. 

Bewaren van digitale objecten

Neem je, naast fysieke objecten, ook digitale objecten op in je collectie? Bijvoorbeeld een schenking waar de fotocollectie op verschillende CD’s staat? Of verwacht je digitale objecten in de toekomst te verzamelen? Dan bewaar je niet alleen de informatie gegevens over die objecten digitaal maar ook de digitale objecten of bestanden zelf.

Bestandsformaten, software en hardware verouderen en zorgen er soms voor dat bestanden fouten vertonen, niet meer te lezen of zelfs niet meer te openen zijn. 

Om je bestanden ook voor de langere termijn te bewaren, zijn er actief maatregelen te treffen. Zo zorg je er voor dat de de levensduur van informatieobjecten zo lang mogelijk wordt uitgerekt:

 

Wil je praktisch aan de slag met het duurzaam bewaren van je digitale informatieobjecten? Vul dan het Scoremodel in. Zo weet je waar je staat en waar je nog aan kunt werken.

TIP: Bestandsformaten, software en hardware verouderen en maken soms dat bestanden niet meer te openen of te lezen zijn of fouten vertonen. Wie kan bijvoorbeeld nog de informatie uitlezen van een floppydisk? Je leest meer over de bedreiging van erfgoed op deze dragers in het onderzoek: Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers. 

TIP

Duurzaamheidsbeleid

Het digitaal object + de informatie over dit bestand noemen we het informatieobject. Uiteindelijk gaat het om het duurzaam bewaren van het informatieobject.

Het kan zijn dat je informatie verliest of al hebt verloren. Bijvoorbeeld omdat je een CD-ROM niet meer kunt openen op je computer. Naast je informatiebeleid is het dus ook aan te bevelen na te denken over duurzaamheidsbeleid. 

Daarbij zijn er verschillende strategieën beschikbaar om duurzaam te bewaren, elk met zijn voor- en nadelen. De video’s hierboven van het Nationaal Archief laten zien welke strategieën er nodig zijn om digitale bestanden langdurig te kunnen bewaren en waarom. Ook musea kennen trouwens de uitdaging van het bewaren van digitale kunstwerken. Bekijk het filmpje Digital Art: Who Cares? maar eens. 

Een goede introductie over alle haken en ogen rondom digitale duurzaamheid is het artikel van Barbara Sierman:  De legpuzzel van digitale duurzaamheid. Het OAIS model waar ze over schrijft wordt nader verklaard in de video hieronder. .

TIP: Heb je op dit moment vooral praktische vragen over het bewaren van informatieobjecten? Kijk eens verder rond op het platform TRACKS voor onderwerpen als de juiste bestandsformaten, het checken van de integriteit van je bestanden, omgaan met diverse digitale dragers en het in kaart brengen van de risico’s voor je informatieobjecten. Voor het herkennen en duurzaam bewaren van audiovisuele dragers zoals cassettebandjes of filmrol kun je terecht op het platform Ken je drager .

Als je de kosten in kaart wilt brengen om informatieobjecten duurzaam te bewaren kun je gebruik maken van het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid.

Aan de hand van de uitkomsten kun je met behulp van Tracks je eigen stappenplan ontwikkelen. Pak de aandachtsgebieden stap voor stap aan.

Binnenkort verschijnt ‘Leren Preserveren voor kleine erfgoedinstellingen’, met praktische voorbeelden van erfgoedinstellingen die hun digitale bestanden op de lange termijn goed willen bewaren.

 

TIP: Lees op de website van TRACKS meer over het duurzaam archiveren van email  en van websites  of bekijk de video van NDE: Webarchivering – Samen kunnen we meer.

Wil je alles weten over digitale duurzaamheid of heb je hulp nodig bij het nemen van maatregelen?

Volg dan de uitgebreide cursus Leren Preserveren over dit onderwerp. Hij is online https://lerenpreserveren.nl/ zelfstandig te volgen of als cursus met bijeenkomsten. De cursus geeft de laatste stand van zaken over digitale duurzaamheid in meerdere modules en de maatregelen die je kunt nemen.

Regel Auteursrecht & privicyrechten

TIP

Op sommige collecties kunnen nog auteursrechten rusten. Het is belangrijk om dit zorgvuldig na te gaan. Om claims van rechthebbenden te voorkomen regel je daarom schriftelijk met de auteursrechthebbende(n) of en onder welke voorwaarden je het materiaal mag gebruiken en publiceren. De BASIS voor auteursrechtenbeheer  helpt je hierbij. Liever een snelcursus? Bekijk dan het filmpje en de tips op de website van DEN.

Binnen Europa geldt de privacywet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG heeft consequenties voor het openbaar maken van collecties. Vaak zijn er persoonsgegevens opgenomen in collecties. Denk aan personen die op een foto staan, gegevens over schenkers of persoonsgegevens in archieven. Wat mag wel en wat niet? Welke stappen moet je als organisatie zetten? Bezoek de webiste van Erfgoedhuis Zuid-Holland voor meer informatie over de AVG.

Kies een Collectieregistratiesysteem

In een collectieregistratiesysteem leg je informatie over de objecten uit je collectie digitaal vast. Een goed collectieregistratiesysteem, dat past bij de collectie en de wensen van de organisatie, is een basisvoorwaarde voor de collectieregistratie en digitalisering.

Hoe kies je een collectieregistratiesysteem?

Aan welke eisen moet zo’n systeem voldoen? Dat hangt mede af van de wensen van je organisatie op het gebied van collectieregistratie en digitalisering van de collecties. Wat zijn je doelen? Heb je deze nog niet geformuleerd ga dan naar de pagina informatiebeleid.

Belangrijk bij de keuze van een CRS:
  • type objecten in je collectie: beeldmateriaal, museale objecten, archiefdocumenten, documentatie, audio en video, etc.
  • beschikbare budget
  • mate van ondersteuning door de leverancier
  • technische mogelijkheden van het systeem: ondersteunt het systeem bijv. verschillende bestandsformaten?
  • toekomstbestendigheid van het systeem
  • publiek toegang (bijv. hoe werkt de koppeling van het registratiesysteem naar je eigen website)
  • ervaringen van andere erfgoedinstellingen
  • mate waarin het systeem aansluit bij de principes van het Netwerk Digitaal Erfgoed en de Nationale Strategie.
 

Laat je in ieder geval goed informeren door verschillende  leveranciers, maar raadpleeg ook collega-instellingen die ervaring hebben met dit specifieke CRS. Wil je je goed voorbereiden voor een gesprek met een leverancier? Binnenkort verschijnt er een uitgebreide checklist.

TIP: Gebruik het overzicht en de update van bekende collectieregistratiesystemen in Nederland.

Registreer de collectie

Om een collectie toegankelijk te maken, is registratie op basisniveau de minimumeis. Let op: elk type object heeft zijn richtlijnen voor het beschrijven en toegankelijk maken:

Voor het registreren van museale objecten leg je onder andere vast: instellingsnaam, inventarisnummer, objectnaam, titel, verwervingsmethode, herkomst en standplaats. In totaal kent de basisregistratie 20 velden. 

Precies weten hoe je een object beschrijft in het collectieregistratiesysteem? Gebruik dan het Invulboek Objecten van Cest.

Let wel, meer is in dit geval ook beter. Registreer of koppel zoveel mogelijk informatie over de objecten die voorhanden is. Deze informatie kun je later gebruiken voor tentoonstellingen , bij bruiklenen, voor het beter vindbaar maken van je collectie etc. 

Om het registratieproces in goede banen te leiden binnen je organisatie zijn procedures onontbeerlijk. SPECTRUM is hiervoor de uitgelezen standaard. Begin met de bijbehorende stroomdiagrammen voor een goed overzicht van de procedures.

TIP

Resultaat van digitalisereing

Als het goed is, heb je nu een keuze gemaakt voor een collectieregistratiesysteem en ben je al goed op weg of klaar met het nummeren, fotografen en beschrijven van je objecten. Zo maak je de collectie in de basis toegankelijk voor de eigen organisatie en uiteindelijk voor het publiek. Je hebt nagedacht over of al praktische maatregelen genomen voor het goed duurzaam bewaren van digitale documenten.

Hoe ga je verder?

Evalueer de behaalde resultaten met je collega’s. Zijn de registratie- en  digitaliseringsdoelen behaald? Zo nee, kijk wat je nog nodig hebt om ze te bereiken. Heb je daarbij hulp nodig?

Je kunt voor advies of scholing terecht bij een adviseur of digitaal-erfgoed-coach van een provinciaal erfgoedhuis of natuurlijk je eigen museumconsulent.

Bekijk voor financiële ondersteuning de subsidiewijzer van DEN. 

Zijn je doelen behaald? Gefeliciteerd!

Door naar de volgende bestemming.

Bruikbaar

Om een collectie online te delen en te koppelen aan andere collecties is het noodzakelijk om de collectie Bruikbaar te maken.

Wat moet je hier voor doen?

Je collectieregistratie verrijken, opschonen en voorzien van identifiers.

Wat heb je hier voor nodig?

Opschonen van je data

Om een collectie toegankelijk te maken moet deze minimaal op basisniveau worden geregistreerd en liever nog met zoveel mogelijk beschikbare metadata. Na een tijdje kan er echter een mate van vervuiling van gegevens optreden. 

Gegevens kunnen verouderd raken, dubbel genoteerd zijn, in verkeerde velden opgenomen met spelfouten e.d. Dan is het belangrijk om op te schonen in je systeem. 

Wil je een analyse maken van de fouten en gaat het om een grote hoeveelheid data? Dan kun je gebruik maken van de open source software tool OpenRefine.  Oefenen met deze tool kan online met de cursus van Erfgoedhuis Zuid-Holland.

TIP: Meer achtergrondinformatie over opschonen vind je in deze OpenRefine handout  of de handleiding Verbind je termen 

Voeg gestandaardiseerde termen toe

Voor een goede inhoudelijke ontsluiting van je collectie is het consequente gebruik van termen of trefwoorden essentieel. Die termen verzin je liever niet zelf. Maak zoveel mogelijk gebruik van termen uit een geautoriseerde, externe terminologiebron. 

Een bekend voorbeeld van zo’n bron is de Art & Architecture Thesaurus (AAT). Als je termen toevoegt aan de collecties worden deze straks online beter vindbaar.

Bijvoorbeeld: je hebt een bloemenvaas in de collectie en kent bijvoorbeeld de term ‘vazen’ toe, een term uit de AAT. 

Je hoeft je niet te beperken bij het toekennen van termen. Denk ook eens aan het toevoegen van bijv. geografische termen (Delft) of termen van tijdperken (Middeleeuwen). Er zijn verschillende terminologiebronnen (trefwoordensystemen, thesauri en classificatiesystemen) die je hiervoor kunt gebruiken.

De keuze voor een terminologiebron is ook afhankelijk van het soort collectie dat je in huis hebt. Bronnen die veel toegepast worden in de erfgoedsector zijn:

Voor boeken, tijdschriften, kranten en andere documentatie zijn er standaarden als SISO , VIAF , DCC of UDC .

Termennetwerk is een nieuwe dienst die het je makkelijk maakt om termen in meerdere  terminologiebronnen tegelijk te doorzoeken binnen je collectieregistratiesysteem. Het is nog in ontwikkeling, maar je kunt de demo al uitproberen waar je in diverse terminologiebronnen kunt zoeken.

In plaats van het registreren van de term zelf kun je ook het unieke (web)adres van de term registreren. Dus in plaats van ‘bloemenvaas’ registreer je http://vocab.getty.edu/aat/300311561.  Je verwijst daarmee direct naar de bron. Op deze manier gebruik je URI’s in je collectieregistratiesyteem!

Gebruik URI’s

URI’s (Uniform Resource Identifiers) zijn unieke verwijzingen naar digitale objecten. Een website adres (URL) is het bekendste type URI. Je kunt met een URI verwijzen naar een afbeelding, tekst, filmpje maar ook naar een term in een thesaurus op internet. Zo staat de URI http://data.bibliotheken.nl/id/thes/p06866558X voor de schilder Rembrandt.

Je kunt zelf URI’s aan erfgoedobjecten toekennen in het collectieregistratiesysteem – zoals hierboven beschreven- door bestaande URI’s te gebruiken, bijvoorbeeld uit een thesaurus.

Zo verrijk je eenvoudig de collectie en kun je objecten later delen met en/of koppelen aan andere online bronnen. Zo wordt een object uit jouw collectie dus ook beter vindbaar. 

Niet ieder collectieregistratiesysteem heeft de functionaliteit voor het invoeren van URI’s. Vraag er dus naar bij je leverancier. Is die functionaliteit er nog niet: voeg dan zelf velden toe, als dat technisch kan, of gebruik hiervoor bestaande velden.

TIP

Waarom zou je URI’s gebruiken in plaats van alleen de thesaurusterm?

Onderstaand voorbeeld illustreert het voordeel van het gebruik van een URI.

In het Zuiderzeemuseum bevindt zich een wildschieter (smal jagersbootje). Die term heeft een beschrijving en synoniemen in de Cultuurhistorische Thesaurus (RCE) en heeft als URI https://data.cultureelerfgoed.nl/term/id/cht/581cee4b-9ee1-476e-b8e7-15e4f43ded44.html 

Een museum in Friesland heeft ook een wildschieter. Maar in Friesland noemen zij dit een wyldsjitter, en hebben deze term ook als zodanig in hun collectieregistratiesysteem opgenomen. Op het moment dat deze instelling de bovengenoemde URI naar wildschieter bij hun term wyldsjitter toevoegt, is deze online terug te vinden onder de noemer wildschieter. Als op een gezamenlijk online platform wildschieter wordt gezocht zal zowel het object uit het Zuiderzeemuseum als het object uit het Friese museum worden getoond.

TIP: Lees voor deze stap vooral de handleiding Verbind je termen

 

PID's

Het is natuurlijk belangrijk dat een gebruikte URI niet na 5 jaar ineens verdwenen is van het web. Of stel dat je collecties verhuizen naar een ander webadres, en de objecten onvindbaar zijn, omdat de links niet meer werken (‘linkrot’).

Daarom is het van belang om duurzame identifiers te gebruiken. Dat zijn URI’s waarvan de erfgoedinstelling of organisatie garandeert dat ze blijven bestaan. Een goed voorbeeld van een duurzame URI om te gebruiken is de Persistent IDentifier of PID.

Een PID is een unieke code die je registreert bij een onafhankelijke partij. De PID wijzer helpt je hierbij.
Deze PID koppel je aan een digitaal object in je collectieregistratiesysteem. De PID werkt als een soort barcode die verwijst naar het webadres van jouw object. De PID blijft altijd hetzelfde. Maar je kunt nu de webadressen van objecten veranderen, zonder dat de verwijzingen van anderen naar deze digitale objecten stuk gaan.

Als het goed is kun je in de nieuwste versies van een collectieregistratiesysteem PID’s in een speciaal ingericht veld invoeren. Is dat nog niet het geval? Vraag erom bij je leverancier.

In de tussentijd kun je ervoor kiezen om zelf velden toe te voegen als dat technisch kan of bestaande velden hiervoor te gebruiken.

TIP: Lees op de website van NDE meer over het gebruik van PID’s. Of bekijk de drie filmpjes

Publiceer auteurs- en privacyrechten

Als je erfgoedinformatie online (als open data) wil gaan publiceren, is het van belang om de auteursrechten van die data uit te zoeken, te regelen en vast te leggen zoals in het hoofdstuk Houdbaar al ter sprake kwam.

Als je deze samen met het object publiceert onder een licentie of rechtenverklaring. Dan is het voor gebruikers helder wat ze mogen doen met jouw data. Doe dit trouwens ook als de auteursrechten onduidelijk zijn. Voor deelname aan de meeste platforms waar je je collectie kunt presenteren is het zelfs een vereiste om een zo vrij mogelijke (drempelvrije) licentie te kiezen.

Bepaal dus in je beleid https://www.kl.nl/wp-content/uploads/2016/04/Open-Data-Reader-2016-1.pdf van te voren hoe vrij je je data kan, wil en mag publiceren. Dat kan per deelcollectie of zelfs per object verschillen. Het handigste is de rechten bij elk object apart vast te leggen.

 

Je kunt op de webpagina van Rights Statements de verschillende rechtenverklaringen vinden. 

Als het gaat om door de organisatie zelfgemaakte content kun je ook kiezen voor het gebruik van Creative Commons. Denk aan een collectie zelfgemaakte stadsfoto’s of beschrijvingen van objecten van de erfgoedorganisatie. 

 

Content of data waar geen auteursrecht (meer) op rust, geef je vrij onder een Public Domain Mark of een CC0 verklaring.

 

TIP: Goede voorbeelden van projecten die met diverse licenties werken vind je in hoofdstuk 7 van het rapport Aanbevelingen over open date in de cultuur-sector door de Taaluniecommissie.

 

Binnen Europa geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG heeft ook voor het openbaar maken van collecties consequenties. Vaak zijn er persoonsgegevens opgenomen in collecties en die kun je niet zomaar online plaatsen. Kennisnet deed in opdracht van Netwerk Oorlogsbronnen onderzoek naar de (on)mogelijkheden van het publiceren van deze gegevens.

 

Data Linken

Eerder zagen we al hoe je OpenRefine kunt gebruiken voor het Opschonen van je data. Deze tool kun je echter ook gebruiken om je data te linken met andere termen door gebruik te maken van al bestaande URI’s en die te koppelen aan de erfgoedobjecten in je collectieregistratie. 

Zo verrijk je eenvoudig de collectie en kun je hem later delen met of koppelen aan andere online bronnen. 

Denk daarbij aan URI’s van termen uit de terminologiebronnen die je gebruikt, maar er zijn ook URI’s voor bijvoorbeeld de verschillende licenties van auteursrechten (Creative Commons) of metadatastandaarden (bijv. Dublin Core) Een voorbeeld van een URI uit de Nederlandse Thesaurus voor Auteursnamen: http://data.bibliotheken.nl/id/thes/p06866558X

Het leggen van koppelingen naar termen gaat via een aantal stappen, bijvoorbeeld via CultuurLINK

 

Voor het linken via CultuurLINK moet je nog wel de termenlijst omzetten in een andere notatievorm: SKOS.  Dit kan eenvoudig met hulp van OpenRefine. Het resultaat is een RDF bestand <invoegen link naar stap 3 b>  dat CultuurLINK kan importeren. En uiteindelijk volgt dan de stap van het importeren van de link (URI) naar de thesaurus in het eigen collectieregistratiesysteem.

 

CultuurLINK is ontwikkeld voor erfgoedinstellingen om hun thesauri en trefwoordenlijsten te linken aan bestaande Nederlandse thesauri zoals bijv. de AAT. Hoe CultuurLINK werkt zie je in de tutorial hieronder.

 

TIP Je kunt OpenRefine ook gebruiken om jouw gegevens te matchen met andere datasets of termen of om je gegevens te verrijken met data van een andere bron zoals omschreven op GitHub

Resultaat van Bruikbaar

Nu je collectie Bruikbaar is gemaakt kun je aan de slag met het online delen van de collectie. Dit kan op verschillende manieren. Afhankelijk van je doelen kun je kiezen uit de volgende opties:

  • OP eigen website
  • Op platform
  • In RDF formaat

Zichtbaar

Er zijn allerlei verschillende manieren om collecties zichtbaar te maken oftewel om deze online te delen en te koppelen aan andere collecties. Voordat je begint is het belangrijk om de juist doelen te stellen en vervolgens te kiezen welke weg te bewandelen. Er zijn een aantal mogelijkheden om je collectie digitaal te presenteren. Kies diegene die het beste past bij jouw doelstelling als sluit het een het ander natuurlijk niet uit.

Wat heb je nodig?

  • Doelen 
  • Gedigitaliseerde Collectie
  • Bruikbare Collectie

Welke mogelijkheden zijn er:

  • Publiceren op eigen website
  • Collectie delen op een platform
  • Collectie als Open Data publiceren

Collectie presenteren op eigen website

De collecties zullen meestal gepresenteerd worden als onderdeel van de al bestaande website van de erfgoedinstelling. Of de functionaliteit van deze website in zijn geheel moet worden herzien, of dat de gegevens van objecten er slechts aan toegevoegd wordt, is afhankelijk van factoren als de technische mogelijkheden van en tevredenheid over de bestaande site.

Sommige collectieregistratiesystemen bieden ook de functie van het online plaatsen van collecties. Neem hiervoor contact op met je leverancier.

Kies welke collecties of gegevens je uiteindelijk wilt en kunt publiceren. Je houdt hierbij ook rekening met je doelgroep: richt je je bijvoorbeeld op een leerling van groep 8 of op een volwassen onderzoeker? Zie voor het bereiken van online doelgroepen stap 10.

Soms moet je gegevens uit het collectieregistratiesysteem herformuleren om ze geschikt te maken voor online publicatie. Tips voor het publieksgericht schrijven van teksten en de stappen die je doorloopt om een collectie online te plaatsen, vind je in de (wel wat verouderde) Wegwijzer collecties op internet uit 2008. 

Als aanvulling hierop: onze Vlaamse collega’s van Cest hebben recente richtlijnen opgesteld voor het publiceren van de collectie op een website.

Aansluiten bij een platform

Kies een platform en zorg dat je kunt aansluiten

De keuze wordt mede bepaald door het soort collectie of informatie dat de organisatie beheert. Laat je bij ieder platform goed informeren over:

  • de voorwaarden om aan te sluiten
  • het bereik en (her)gebruik van erfgoedinformatie
  • wat het platform kan betekenen voor het verrijken of linken van jouw erfgoedinformatie aan andere bronnen of collecties
  • hoe drempelvrij je de data moet aanleveren
  • hoe de ondersteuning is geregeld.

TIP: Vraag gerust andere deelnemende erfgoedinstellingen naar hun ervaringen met het platform.

Wil je zelf een portal opzetten of onderhouden? Bekijk dan de tips van NDE 

Dankzij aggregatie kunnen data uit meerdere online databases of websites in één overzicht gepresenteerd of met één vraag doorzocht worden.

De meest gangbare landelijke platforms of aggregatoren op dit moment voor Nederlandse erfgoedinstellingen zijn:

Digitale Collectie 

De Digitale Collectie is de overkoepelende aggregator van Nederland. Je kunt hier terecht voor aansluiting bij verschillende landelijke en internationale aggregators, zoals Europeana.

Per domein (archieven, audiovisuele collecties, musea of bibliotheken) is een aparte aggregator beschikbaar. Wil je aansluiten met je collecties bij de juiste aggregator? Neem contact op met de domeincoördinator die je kan informeren over het aansluiten van je collectie. Zij begeleiden je in het proces.

 

Met museale collecties kan een erfgoedinstelling bijvoorbeeld aansluiten bij de aggregator Collectie Nederland van de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE).

 

Europeana 

Een website waarop gedigitaliseerde en ‘born-digital’ collecties van Europese culturele en wetenschappelijke instellingen te vinden zijn. Op dit moment bevat Europeana meer dan 30 miljoen objecten. Erfgoedinstellingen kunnen aansluiten via de nationale aggregator Digitale Collectie.

 

Wikimedia 

Wikimedia is een community met meerdere platforms onder zich zoals Wikimedia Commons, Wikidata en natuurlijk Wikipedia. Wikimedia Commons is een meertalige website die gebruikt wordt als centrale database van Wikimediaprojecten voor afbeeldingen, geluid, video en andere bestanden. Het internationale bereik is groot omdat bijvoorbeeld het beeldmateriaal bij de Wikipedia-artikelen wordt gebruikt. Aansluiten bij Wikimedia kan op verschillende platforms binnen de community. Het hangt er vanaf wat je wilt doen: beeldmateriaal delen of juist artikelen schrijven? Een overzicht van wat een erfgoedinstelling kan doen, vind je in deze uitgebreide handleiding Wikimedia  .

Denk eraan dat Wikimedia werkt met zeer drempelvrije licenties. In de handleiding lees je hier meer over. Wikidata gaat een stap verder dan Wikimedia Commons: daarbij ga je al Linked Open Data toevoegen.

 

Wikidata is de vrije kennisbank van de Wikimedia-projecten. De database is ontworpen om zowel leesbaar te zijn voor mensen als voor machines, gebaseerd op het principe van Linked Open Data. Lees het blog erover van Beeld en Geluid.

 

Thematische portals zijn bijvoorbeeld:

Netwerk Oorlogsbronnen   

Portal met erfgoedinformatie over de Tweede Wereldoorlog als verbindende factor. Het heeft tot doel eindgebruikers wegwijs te maken in de fysiek verspreide bronnen. Het portaal geeft een aantal tips alvorens je kunt aansluiten:

• Bekijk de collectie in de context van die van anderen. Hoe uniek is jouw collectie of erfgoedinformatie?

• Win indien nodig advies in over de mogelijkheden rond het digitaal beschikbaar stellen van erfgoedinformatie bij het netwerk.

• Trek gezamenlijk op in kwesties van gedeeld belang (auteursrechten, openbaarheidsbeperkingen etc.).

Voor aansluiten of vragen kun je contact opnemen via de mail of bekijk de website .

Modemuze 

Platform van mode en kostuumliefhebbers dat online collecties en verhalen met elkaar verbindt voor een breed publiek. Modemuze werkt o.a. samen met Europeana Fashion de Europese portal voor mode en kostuumcollecties. Partnerschap staat open voor alle geregistreerde musea  Bij toetreding tot het netwerk wordt een samenwerkingscontract afgesloten. Voor deelname aan Modemuze betalen partners contributie. Musea die in de toekomst ook (delen van) hun collecties willen tonen op Modemuze kunnen contact opnemen via de mail info@modemuze.nl.

Ten slotte kun je ook nog aansluiten bij een portal in jouw provincie:

 

MijnStadMijndorp 

MijnStadMijnDorp is een project van Historisch Centrum Overijssel. Het platform bestaat uit de website MijnStadMijnDorp, het collectiebeheersysteem OpenAtlantis (DEVENTit), het Historisch Tijdschrift Overijssel en het deelnemersnetwerk. Organisaties maar ook particulieren met een interessante collectie, krijgen binnen MijnStadMijnDorp de mogelijkheid om hun digitale collecties te beheren in OpenAtlantis.

 

Zeeuwse Ankers 

Zeeuwse Ankers vertelt en verbindt de verhalen over landschappen, monumenten, voorwerpen en mensen uit het verleden. Een deel van de collecties van erfgoedinstellingen is digitaal ontsloten via dit platform.

 

Collectie Friesland 

Diverse collecties van Friese musea zijn hier terug te vinden. Het is een deel van het resultaat van een digitaliseringsproject dat vijf jaar heeft gelopen. Er worden steeds meer collecties toegevoegd. Musea die hun collectie hier willen publiceren kunnen contact opnemen met de Museumfederatie Fryslân.

 

Geheugen van Drenthe https://www.geheugenvandrenthe.nl/

Het Geheugen van Drenthe brengt de Drentse Geschiedenis in beeld.

 

Collectie Gelderland https://www.collectiegelderland.nl/

Op Collectie Gelderland vind je in totaal ruim 500.000 voorwerpen van zo’n 60 Gelderse musea, archieven, bibliotheken, kastelen, historische verenigingen en andere (erfgoed)organisaties. Deelnemende partijen hebben de mogelijkheid hun collectie te beheren in collectieregistratiesysteem Memorix Maior (Picturae).

 

Oneindig Noord-Holland 

De grote collectie kennis en verhalen die Oneindig Noord-Holland door de jaren heen opgebouwd heeft, wordt gedeeld op het platform. Het resultaat hiervan is terug te zien in de grote verzameling historische verhalen, nieuwsartikelen, erfgoedactiviteiten, routes en video’s.

 

UtrechtAltijd 

UtrechtAltijd.nl is dé online toegangspoort naar de verhalen over het erfgoed van de provincie Utrecht. UtrechtAltijd wil bewoners van de provincie Utrecht verbinden met de geschiedenis en het culturele erfgoed in hun omgeving en deelt de verhalen van toen in de taal van nu.

 

Brabants Erfgoed 

Hier vind je de collecties van musea, archieven en heemkundekringen, aangevuld met honderden verhalen.

Brabant Cloud 

Met Brabant Cloud kan je de collectie van jouw instelling op een betaalbare en toekomstbestendige manier opslaan en online toegankelijk maken voor een breed publiek.

 

Limburgs Erfgoed 

Op dit platform is een greep uit de Limburgse erfgoedcollecties te vinden.

 

Collectie Groningen 

Op deze website vind je topstukken uit de collecties van Groningse erfgoedorganisaties.

 

Flevoland 

Het Cornelis Lely Centrum is het collectie- en kenniscentrum van museum Batavialand. Dit centrum beheert en bestudeert de maritiem-archeologische collectie van het Rijk en de archeologische en historische collecties van Flevoland. Speciale onderwerpen zijn waterbeheer, handel, scheepsbouw en scheepvaart, in het bijzonder de geschiedenis van Flevoland en het Zuiderzeeproject.

 

Zuid-Holland 

Zuid-Holland heeft als gemeenschappelijk platform gekozen voor de canonwebsite. Collectiebeherende instellingen in Zuid-Holland kunnen zich aansluiten bij de Canon van Nederland en de speciaal ingerichte Canon van Zuid-Holland. Hier kan iedere culturele instelling een eigen canon of digitale samenvatting maken van voorwerpen, historische gebeurtenissen, personen en verhalen.

Alle provincies zijn terug te vinden op Regiocanons, het overkoepelende platform van lokale, regionale en provinciale canons. https://www.entoen.nu/nl/regiocanons

 

 

Linked Open Data

Introductie Linked Open Data

Bekijk de toegankelijke video van Het Kadaster, Of lees eerst over Linked Open Data in de online cursus Data voor Dummies van Erfgoed Leiden e.o 

Wat de kracht is van linked data wordt goed verbeeld in de video met een voorbeeld van de Cultuur-Historische Vereniging Oud Lisse. De data story van Oud Lisse laat zien dat gegevens echt gelinkt zijn. Je ziet hier de meerwaarde van gelinkte data.

Dataset publiceren

Stap 3a Zet de dataset online

Maak een webpagina met een link naar de dataset. De dataset kan in ieder formaat dat je voorhanden hebt: Excel, XML, PDF, CSV etc. Kies zoveel mogelijk voor een formaat dat door anderen gemakkelijk kan worden hergebruikt: een tabel kan door een gebruiker makkelijker verwerkt worden in CSV-formaat dan in PDF-formaat. Als je geen keuze hebt, is PDF nog altijd beter dan geen data publiceren. Het is prettig voor gebruikers om te weten wat ze met de data kunnen en mogen doen. Dus bedenk voor je data gaat publiceren welke informatie gebruikers echt nodig hebben. Zet bijvoorbeeld meerdere op maat gemaakte datasets online, gericht op een specifieke gebruikersbehoefte, in plaats van een groot bestand voor iedereen. Bekijk dit voorbeeld van het Amsterdam Museum: https://www.amsterdammuseum.nl/open-data

 

 

RDF Dataset publiceren

Stap 3b Zet de dataset online in RDF formaat

Daarvoor leg je de informatie over een erfgoedobject vast in een RDF triple. Een triple bestaat uit een subject, predicaat en object. Het beschrijven van subject en object door middel van een predicaat wordt Resource Description Framework triple of RDF triple genoemd.

https://www.erfgoedleiden.nl/educatie/open-data-blog/665-rdf-triples

 

Bijvoorbeeld: je hebt een koffiekopje van de beroemde aardewerkfabriek Wedgwood. Dat kun je vatten in deze triple Wedgwood (=het subject) heeft geproduceerd (=het predicaat) de koffiekop (= het object).

Voorbeeld invoegen:

Subject: Wedgwood https://rkd.nl/nl/explore/artists/374198  

Predicaat: maker van

Dublin Core: creator

https://dublincore.org/specifications/dublin-core/dcmi-terms/#creator

Object: koffiekop

https://hart.amsterdam/collectie/object/amcollect/99563

 

De RDF triples maken (links tussen) informatie leesbaar en begrijpelijk voor computers. Als je op je website dit koffiekopje hebt staan en je wilt weten wat voor aardewerk Wedgwood nog meer heeft geproduceerd, zouden we met behulp van RDF’s op Wedgwood kunnen klikken of zoeken en komen we ook de werken tegen die zich elders in de wereld bevinden.

 

TIP: Lees https://www.netwerkdigitaalerfgoed.nl/linked-data-wat-is-dat-nu-eigenlijk-precies/ dit artikel waarin triples nader worden uitgelegd.

 

Dan heb je nog een export nodig van je oorspronkelijke dataformaat naar een RDF-formaat. Deze functie kan het platform of collectieregistratiesysteem bieden waar je bent aangesloten. Het Netwerk Zuiderzeecollectie <link naar situatie 2, portals> maakt bijvoorbeeld gebruik van een Linked Data Wrapper die erfgoedinformatie converteert naar LOD. Of maak gebruik van OpenRefine http://openrefine.org/ voor het converteren van het formaat. Zet een link naar het bestand in het RDF-formaat op je data-webpagina. Zie wederom hoe het Amsterdam Museum https://amsterdammuseum.nl/open-data dit heeft gedaan.

 

Biedt ook dataservices aan

Dataservices geven de gebruiker meer mogelijkheden om te werken met jouw data.

 

Bijvoorbeeld: een gebruiker die je data regelmatig downloadt, wil na de eerste keer misschien alleen maar alle wijzigingen weten. Een synchronisatie-protocol zoals OAI-PMH helpt daarbij. https://www.openarchives.org/pmh/

 

Je kunt ook een API aanbieden. Een Application Programming Interface of API maakt het mogelijk dat een gebruiker een deel van de data opvraagt.

Zie de voorbeelden van het OAI-PMH protocol en een Adlib API op de website van het Amsterdam Museum 

 

Er zijn gebruikers die toegang willen hebben tot alle data van de databronnen. Voor hen zou je een SPARQL-endpoint kunnen aanbieden.

Op een SPARQL-endpoint kan een gebruiker vragen aan de data stellen op alle manieren die hij of zij kan bedenken en zelf bepalen welk deel van de data hij/zij wil ophalen en gebruiken.

 

Een combinatie van een API en SPARQL kan ook, zoals de SPARQL-API van Europeana. Zo kun je zoeken in de gestructureerde, gelinkte, metadata van Europeana. Zo kun je bijvoorbeeld de vraag stellen: Wat zijn de namen van Nederlandse schilders in de 17e eeuw met elk minimaal 10 schilderijen die beschikbaar zijn via Europeana?

 

TIP: Je kunt meer lezen over API’s en SPARQL op het Platform Linked Data Nederland of volg de NDE SPARQL tutorial voor beginners .

 

Nog meer weten over de toepassing van Linked Open Data?

Probeer eens iets anders ...

Stap 11 Ter inspiratie: probeer eens andere dingen uit met online collecties

 

Maak een online tentoonstelling. Een mooi, inspirerend voorbeeld is de online tentoonstelling https://izi.travel/nl/browse/d6a8bbbd-9dbf-4ece-82bc-9f2ece38e889 van het Stadsmuseum Woerden over de Tweede Wereldoorlog. Wat dacht je van een 360 graden tentoonstelling over Fokker van Museum Huis Doorn https://huisdoorn.anticipate.nl/ of van Voerman Museum Hattem https://www.onlineinbeeld.nl/VirtueleTour/Hattem-VoermanMuseum/.

 

 

TIP: Er zijn vele soorten software (betaald en onbetaald) beschikbaar voor het maken van online tentoonstellingen of audiotours. Vraag naar ervaringen bij andere erfgoedinstellingen. En kijk wat je zelf mooi en passend vindt bij je collectie of instelling. 

Imoact meten

Stap 6 Publiceer de collecties en informatie op het gekozen platform

 

Wil je weten wat het gebruik of zelfs de impact is van de gepubliceerde data? Analyseer de gegevens die je hierover ontvangt van het platform, voor zover dit mogelijk is. Er zijn meerdere onderzoeken gedaan naar het bereik van digitaal erfgoed. Zie hier het meest recente onderzoek https://www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2019/03/18/onderzoek-stand-van-zaken-digitale-toegankelijkheid-en-gebruik-nederlands-erfgoed  

 

TIP: Gebruik voor het meten van de impact van je activiteiten het speelboek van Europeana: deel 1: https://pro.europeana.eu/page/impact en deel 2: https://pro.europeana.eu/files/Europeana_Professional/Impact/Impact%20playbook/Phase%20II%20CLOSED%20BETA%20-%20B&W%20print%20friendly%20version%20(1).pdf

 

Als het goed is heb je al in je informatiebeleid opgenomen wie je doelgroepen zijn die je wilt bereiken. Dat kunnen ook nieuwe gebruikers zijn.

 

Wil je meer inzicht in het gedrag en de wensen van digitale gebruikers? Er is onderzoek naar gedaan. Ga terug naar Beginsituatie 2, stap 10 <link naar Beginsituatie 2, stap 10> om meer te weten te komen over klantreizen en gedragsprofielen 

Deel je ervaring

Stap 4 Je bent nu een expert: deel je ervaringen met andere erfgoedinstellingen en met ons!

 

Vergeet daarbij niet de impact te meten van de gedeelde collectie en collectiegegevens. Gebruik voor het meten van de impact van je activiteiten het speelboek van Europeana https://pro.europeana.eu/page/impact en het vervolg van het speelboek https://pro.europeana.eu/files/Europeana_Professional/Impact/Impact%20playbook/Phase%20II%20CLOSED%20BETA%20-%20B&W%20print%20friendly%20version%20(1).pdf

 

TIP: Organiseer een hackathon zodat er nieuwe creatieve toepassingen met jouw data kunnen worden gemaakt. Praktische voorbeelden van het gebruik van LOD-datasets door studenten die nieuwe toepassingen hebben ontwikkeld, vind je op het Adamlink Lab http://lab.adamlink.nl/

 

 

Resultaat Zichtbaar

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat. Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint occaecat cupidatat non proident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit anim id est laborum.

Stap 4 Schoon je gegevens op voordat je ze publiceert op een ander platform

 

Als je een dataset online wil publiceren op een platform, dan is de kans groter dat die gegevens worden (her)gebruikt of gelinkt aan andere informatiebronnen als ze opgeschoond en gestandaardiseerd worden aangeboden, zonder overbodige ballast.

 

 

Stap 4 Schoon je gegevens op voordat je ze publiceert op een ander platform

 

Als je een dataset online wil publiceren op een platform, dan is de kans groter dat die gegevens worden (her)gebruikt of gelinkt aan andere informatiebronnen als ze opgeschoond en gestandaardiseerd worden aangeboden, zonder overbodige ballast.