Formuleer doelen voor collectieregistratie en digitalisering
Het is handig om eerst meer te weten over wat er allemaal komt kijken bij het informatiebeheer in je organisatie. Start met het lezen van de Handleiding informatiebeheer in musea. Dat is de basis.
Vervolgens kun je beleid en acties rond ICT, het duurzaam bewaren van je informatie en het digitaliseren van collecties gaan bepalen. Een plan van aanpak zorgt voor een duidelijke richting voor zowel de eigen organisatie als andere belanghebbenden, zoals subsidiegevers en/of overheden waar je een relatie mee hebt. Lees hier hoe je dit informatiebeleid maakt en vastlegt in een plan.
Een informatiebeleidsplan beschrijft hoe je als organisatie omgaat met digitalisering. Vergeet daarbij niet de langetermijn toegankelijkheid van je digitale collecties. Gebruik hiervoor de wegwijzer duurzaamheidsbeleid.
Is een informatiebeleidsplan momenteel te ingewikkeld of teveel gevraagd? Begin dan in ieder geval met het nadenken over en formuleren van je digitaliseringsdoelen en zorg dat die aansluiten op de visie of missie van je organisatie. Dat kan al in een A-4’tje. Denk ook alvast na over je publiek. Hoe gaan je verschillende doelgroepen straks gebruik maken van de digitale informatie?
Bekijk deze video over het vormgeven van informatiebeleid:
Het is handig om visie, beleid en acties https://www.den.nl/aan-de-slag/beleid-maken rond ICT, digitale duurzaamheid en digitalisering van collecties te bepalen en vervolgens vast te leggen in een informatiebeleidsplan. Zo’n plan zorgt voor een duidelijke richting voor zowel de organisatie als andere belanghebbenden zoals subsidiegevers of overheden waar je organisatie mee in relatie staat en soms afhankelijk van is.
Lees hier https://www.den.nl/aan-de-slag/beleid-maken/hoe-leg-ik-mijn-informatiebeleid-vast hoe je informatiebeleid maakt en vastlegt in een plan.
Een informatiebeleidsplan beschrijft hoe je als organisatie omgaat met digitalisering. Als er een informatiebeleidsplan is, kun je dit uitwerken in concrete plannen voor digitalisering. Een voorbeeld van een projectplan vind je hier https://www.den.nl/aan-de-slag/plannen-maken
Vergeet daarbij niet de langetermijn toegankelijkheid van je digitale collecties. Gebruik hiervoor de wegwijzer duurzaamheidsbeleid https://wegwijzerduurzaamheidsbeleid.nl/ . Hoe je vervolgens een concreet duurzaamheidsplan schrijft, lees je hier https://www.den.nl/uploads/5ca4a8a29495e72c7d05c18ca88c66cec32eb9e072e34.pdf .
Het is handig om visie, beleid en acties https://www.den.nl/aan-de-slag/beleid-maken rond ICT, digitale duurzaamheid en digitalisering van collecties vast te leggen in een informatiebeleidsplan. Zo’n plan zorgt voor een duidelijke richting voor zowel de organisatie als andere belanghebbenden zoals subsidiegevers of overheden waar je organisatie mee in relatie staat of afhankelijk van is.
Lees hier https://www.den.nl/aan-de-slag/beleid-maken/hoe-leg-ik-mijn-informatiebeleid-vast hoe je informatiebeleid maakt en vastlegt in een plan.
Een informatiebeleidsplan beschrijft hoe je als organisatie omgaat met digitalisering. Vervolgens kun je dit beleid uitwerken in een concreet plan voor het digitaliseren. Hoe je zo’n plan maakt lees je hier https://www.den.nl/aan-de-slag/plannen-maken .
Vergeet daarbij niet de langetermijn toegankelijkheid van je digitale collecties. Gebruik hiervoor de wegwijzer duurzaamheidsbeleid https://wegwijzerduurzaamheidsbeleid.nl/ .Hoe je een concreet duurzaamheidsplan schrijft, lees je hier https://www.den.nl/uploads/5ca4a8a29495e72c7d05c18ca88c66cec32eb9e072e34.pdf .
Het is verstandig om
visie, beleid en acties https://www.den.nl/aan-de-slag/beleid-maken rond ICT, digitale duurzaamheid en digitalisering
van collecties vast te leggen in een informatiebeleidsplan. Dat zorgt voor een
duidelijke richting voor zowel de eigen organisatie als andere belanghebbenden,
zoals subsidiegevers en/of overheden waar je een relatie mee hebt.
Lees hier https://www.den.nl/aan-de-slag/beleid-maken/hoe-leg-ik-mijn-informatiebeleid-vast hoe je
informatiebeleid maakt en vastlegt.
Daarbij is het
beschrijven van je open databeleid https://www.kl.nl/wp-content/uploads/2016/04/Open-Data-Reader-2016-1.pdf een belangrijk onderdeel.
Vergeet ook niet de
langetermijn toegankelijkheid van je digitale collecties. Gebruik hiervoor de
wegwijzer duurzaamheidsbeleid. https://wegwijzerduurzaamheidsbeleid.nl/
Overweeg jij ook iets met
linked data te doen, maar weet je nog niet wat en waarom? Maak je plan zo klein
en concreet mogelijk. Of volg de online cursus https://www.erfgoedleiden.nl/educatie/open-data-blog
Data voor Dummies van
Erfgoed Leiden e.o.
TIP
Bereiken van (nieuwe) online doelgroepen
Als het goed is heb je in
je informatiebeleid opgenomen wie je doelgroepen zijn die je wilt bereiken. Dat
kunnen ook nieuwe gebruikers zijn.
Maar wat doen gebruikers
online met collecties? Waar zijn ze in geïnteresseerd?
Je ziet vaak dat
gebruikers (gericht) willen zoeken naar informatie, of juist willen rondkijken,
browsen, nieuwe dingen ontdekken en zelfs het erfgoed online intens willen beleven
omdat de techniek dat inmiddels mogelijk maakt. Je website wordt gewaardeerd
als je een zoekfunctie aanbiedt, je hoge kwaliteit beeld- en videomateriaal
plaatst en hoogtepunten van tentoonstellingen en collecties publiceert. Wil je
meer weten? Bekijk dan de gedragsprofielen van online gebruikers in detail.https://www.netwerkdigitaalerfgoed.nl/wp-content/uploads/2019/09/Gedragsprofielen-Digitaal-Erfgoed-onderzoeksresultaten-tot-dusver-1.pdf
Een ander belangrijk
aspect is hoe gebruikers jouw website weten te vinden. In zogenaamde
‘klantreizen’ is dit onderzocht en na te lezen in deze publicatie https://www.netwerkdigitaalerfgoed.nl/wp-content/uploads/2020/03/Samenvatting-Klantreizen-Digitaal-Erfgoed-v1.1.pdf
Er blijken vaak twee
soorten klantreizen te worden uitgevoerd: een korte klantreis, die wordt
beëindigd wanneer het antwoord op de vraag is gevonden en een lange klantreis,
waarbij de zoektocht andere vragen of behoeften oproept: de gebruiker gaat dan
meerdere sporen volgen. Er zijn klantreizen naar informatie waarbij google of
wikipedia vaak de startpagina zijn, zie figuur 1, maar ook klantreizen naar
specifieke objecten waarbij het startpunt soms YouTube of een museumsite is
waarbij behoefte is aan achtergrondinformatie bij de objecten.
Figuur 1 Klantreis naar
informatie (Bron: Samenvatting klantreizen digitaal erfgoed https://www.netwerkdigitaalerfgoed.nl/wp-content/uploads/2020/03/Samenvatting-Klantreizen-Digitaal-Erfgoed-v1.1.pdf) N.b. een snippet = een klein stukje tekst dat wordt getoond als er een zoekopdracht is gedaan in de zoekmachine.
Het uitgebreide rapport over klantreizen, met veel voorbeelden, lees je hier: https://www.netwerkdigitaalerfgoed.nl/wp-content/uploads/2020/03/Rapportage-Klantreizen-Netwerk-Digitaal-Erfgoed-v1.2.pdf
TIP: Zijn leerlingen of
docenten een specifieke doelgroep die je wilt bereiken dan zijn deze tips voor
jouw instelling van belang:https://www.den.nl/aan-de-slag/digitale-cultuureducatie/digitaal-erfgoed-in-onderwijs of deze https://www.kennisnet.nl/app/uploads/kennisnet/publicatie/Kennisnet-hoe-beschikbaar-en-bruikbaar-is-digitaal-erfgoed-voor-het-onderwijs_02.pdf
