SPOORBOEKJE DIGITALISERING ERFGOEDCOLLECTIES

Digitaal Erfgoed Houdbaar, Bruikbaar en Zichtbaar

Digitaal erfgoed biedt culturele, cultuurproducerende en/of erfgoedorganisaties enorme kansen om hun waardevolle voorwerpen, documenten of materialen duurzaam te bewaren, verder te ontwikkelen of te ontsluiten voor een breed publiek. Of het nu gaat om musea die hun collectie beheren, historische verenigingen die het plaatselijk erfgoed voor toekomstige generaties bewaren of theatergezelschappen die voorstellingen produceren, allemaal hebben ze te maken met steeds meer digitale informatie en digitale uitdagingen. Denk bijvoorbeeld aan digitale foto’s, tekstbestanden, 3D tekeningen en nog veel meer.

Hoe bewaar je digitale bestanden?  

Als je digitale bestanden correct bewaart en beheert, worden ze duurzaam toegankelijk. Dat betekent dat de bestanden op een betrouwbare wijze zijn opgeslagen, dat je ze terug kunt vinden en dat er altijd een back-up beschikbaar is. Doe je dit bewust en op de juiste manier, dan heb je een stevige basis gelegd om de verzameling digitale bestanden – die we voor het gemak de collectie noemen – aan het grote publiek te presenteren. Denk bijvoorbeeld aan de vele objecten in de depots van musea die amper het daglicht zien, of het maakproces van die ene fantastische theatervoorstelling waar je graag veel meer over wilt weten. 

Nationale Strategie Digitaal Erfgoed

Om collecties optimaal voor het publiek te ontsluiten is het aanbevolen om het erfgoed met elkaar te verbinden en in samenhang te presenteren. Speciaal met dit doel is de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed ontwikkeld. Door collecties duurzaam te bewaren en aan elkaar te verbinden volgens de richtlijnen van de Digitaal Erfgoed Referentie Architectuur (DERA) kunnen gebruikers eindeloos en grenzeloos door al ons prachtige erfgoed navigeren.

Wees niet bang, het Spoorboekje helpt

Nu niet schrikken van al die ingewikkelde termen, het Spoorboekje is er om te helpen. Gebaseerd op de uitgangspunten van de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed leidt het Spoorboekje je stapsgewijs door het hele proces van duurzaam bewaren, verbinden en presenteren van de collectie. Beter gezegd, het Spoorboekje helpt je bij het Houdbaar, Bruikbaar en Zichtbaar maken van jouw collectie. 

TIP

Wil je weten hoe jouw organisatie ervoor staat op het gebied van Houdbaar / Bruikbaar / Zichtbaar? Doe dan eens de Zelfscan van NDE

Het Spoorboekje ook op jouw site? Kopieer onderstaande embed-code en plak deze in je webpagina.

<iframe src=”https://museumconsulenten.nl/spoorboekje-iframe/” frameborder=”0″ style=”width:100%; height:700px;” ></iframe>

Start

Op het moment dat je aan de slag gaat met het digitale erfgoed van jouw organisatie is het van groot belang om eerst te bepalen welke doelen je nu precies wilt verwezenlijken. Wil je bijvoorbeeld:

  • Het publieksbereik vergroten?
    • bijvoorbeeld door de collectie online te ontsluiten voor het publiek dat je fysiek niet bereikt
    • of door extra context te bieden rondom exposities en voorstellingen

  • De collectie breder ontsluiten?
    • door depotstukken, decorontwerpen en opnames van repetities zichtbaar te maken
    • of door de collectie beschikbaar te stellen voor onderzoekers, zoals historici, sociale wetenschapers en theater- of muziekwetenschappers
    • of door de collectie beschikbaar te maken voor de creatieve industrie en andere makers zodat zij dit kunnen hergebruiken voor nieuwe toepassingen en voorstellingen

  • De collectie verrijken?
    • door deze te verbinden met andere collecties waardoor er meer informatie vanuit verschillende perspectieven en bronnen zichtbaar wordt
    • of juist door het publiek te vragen hun kennis of mening toe te voegen aan de collectiestukken

  • De collectie duurzaam bewaren/beheren?
    • om deze te bewaren voor toekomstige generaties
    • of om eenvoudig de juiste materialen terug te vinden voor volgende exposities, bruiklenen of hernemingen

Deze doelen worden nader omschreven in de Informatieplanner. Dit is een handige tool die vooral in de erfgoedsector wordt gebruikt om in vijf stappen een informatieplan te schrijven. Een informatieplan geeft richting en maakt het ook makkelijker om je bestuur, directie of collega’s te overtuigen van het nut en de noodzaak van digitaal erfgoed.

In de Informatieplanner zul je de nodige verwijzingen naar het Spoorboekje vinden. Beide hulpmiddelen lopen gelijk op en zijn op elkaar afgestemd.

Schroom niet om wat hulp te vragen bij de digitaal-erfgoed-coach of museumconsulent in jouw provincie of neem contact op met Het Loket van Podiumkunst.net.

Het Informatie-object (houdbaar)

Het duurzaam bewaren en ontsluiten van digitaal erfgoed brengt enkele uitdagingen met zich mee. Het is goed om te beseffen dat een digitaal bestand veel meer informatie bevat dan je op het eerste oog ziet. Een digitale foto bijvoorbeeld, is veel meer dan de duizenden pixels die samen de afbeeldingen vormen. Een tekstbestand is veel meer dan de letters die samen de tekst vormen.

Een digitaal bestand is altijd voorzien van informatie over het object. Denk hierbij aan het bestandsformaat, de bestandsgrootte maar ook het aantal pixels en de sluitertijd van je camera.

Deze zogenaamde representatie-informatie vormt samen met het eigenlijke digitale bestand het informatieobject.

Om je digitale bestanden duurzaam te bewaren en toegankelijk te maken is het van belang om beide onderdelen van het informatieobject in ogenschouw te houden.

Op deze manier kun je namelijk controleren of het object wel integer en authentiek is, betrouwbaar en bruikbaar in de toekomst. In het onderdeel De drie-eenheid van de cursus Leren Preserveren leer je veel meer over het informatieobject .

TIP

Beeld, audio, tekst, video, 3D-modellen of digitale kunstwerken; het zijn allemaal voorbeelden van digitale bestanden met representatie-informatie. Beter gezegd: het zijn allemaal informatieobjecten. Zoek op je telefoon maar eens een foto die je hebt gemaakt en kijk bij details. Hier vind je de metadata. Kijk ook eens naar een foto die je hebt gekregen via bijvoorbeeld Whatsapp. Wat valt je op?

Duurzaam bewaren

We weten allemaal dat museale objecten met uiterste zorg worden behandeld en regelmatig worden gecontroleerd. Bevatten ze geen houtworm of schimmels? Worden ze wel in de juiste klimatologische omstandigheden bewaard? En worden ze niet teveel blootgesteld aan daglicht?

Informatieobjecten vragen om evenzoveel liefde en aandacht als museale objecten al zijn we ons daar vaak minder van bewust.

Ook digitale bestanden dienen gecontroleerd te worden op virussen, op conditie en afkomst. Zijn de bestanden bijvoorbeeld wel origineel of heb je te maken met ‘fake news’? En is het bestand nog wel volledig of is er al een deel van de binaire code (de eentjes en nulletjes) verloren gegaan?

Met andere woorden, ook het duurzaam bewaren van informatieobjecten vraagt enige aandacht. Barbara Sierman schreef een zeer handzaam artikel over dit onderwerp: De Legpuzzel van Digitale Duurzaamheid.

Een aantal zaken waar je zeker rekening mee moet houden om de collectie duurzaam toegankelijk te houden zijn:

  • Controleer bestanden
    Dat je nieuwe informatieobjecten het beste op virussen checkt voordat je ze opneemt in de collectie kwam al even aan bod. Daarnaast kun je de bestanden ook vrij eenvoudig controleren op bitrot. Met zogenaamde Checksums kun je controleren of er informatie verloren gaat, bijvoorbeeld bij het maken van back-ups of als gevolg van degeneratie van de digitale dragers. Op de website van Project Tracks lees je veel meer over Checksums.
    Controleer het bestand ook zeker op bruikbaarheid. Informatieobjecten kunnen bijvoorbeeld ook auteursrechtelijk beschermd zijn. Lees hier meer over in het hoofdstuk Regel auteurs- & privacyrechten.

  • Het bestandsformaat
    Er zijn ondertussen duizenden bestandsformaten beschikbaar. Deze zijn echter niet allemaal even duurzaam. Je hebt soms bijvoorbeeld de juiste software nodig om ze te kunnen lezen. Denk bijvoorbeeld aan Word Perfect van vroeger. De Wegwijzer Voorkeursformaten helpt je met een beleid opstellen voor bestandsformaten.

  • De digitale drager
    Ken je ze nog, die floppy’s van vroeger? Heel nostalgisch maar hoe kun je ze nog uitlezen? Of CD-Roms, wist je dat die hun informatie in de loop der tijd verliezen? Uit het onderzoek van NDE Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers blijkt dat er nog heel veel erfgoed op oude dragers wordt bewaard. Bekijk hieronder ook eens het filmpje van het HomeComputerMuseum over dit onderwerp. Hier kun je overigens ook je oude floppy’s laten uitlezen.

Duurzaam opslaan

Informatieobjecten wil je graag op een duurzame wijze opslaan zodat er geen informatie verloren gaat. Hiervoor is het belangrijk dat je het juiste bestandsformaat kiest, een duidelijke mappenstructuur aanlegt, zinvolle  bestandsnamen kiest en natuurlijk dat je een goede back-up hebt, je weet immers maar nooit… 

De Vlaamse website Project Tracks (Toolbox & Richtlijnen voor Archief- en Collectiezorg in de Kunstensector) biedt waardevolle informatie over het Digitaal bewaren van informatieobjecten. Onder meer de volgende onderwerpen komen uitgebreid aan bod:

Het bewaren en opslaan van digitale kunst brengt weer heel andere uitdagingen met zich mee. Bekijk hieronder maar eens het filmpje Digital Art: Who Cares?

Digitaliseren

Steeds meer informatieobjecten zijn ‘born digital’, oftewel digitaal vervaardigd. Denk bijvoorbeeld aan tekstbestanden of digitale foto’s. Het kan natuurlijk ook dat je nog fysieke objecten in de collectie hebt die gedigitaliseerd moeten worden. Hoe doe je dit en waar moet je op letten?

Project Tracks biedt een handig stappenplan voor het digitaliseren van collecties. Daarnaast zijn er voor elk type object diverse richtlijnen beschikbaar:

Voor het digitaliseren van audiovisueel materiaal heb je specifieke kennis nodig om goede keuzes te maken. Er bestaan verschillende standaarden en formaten, en ook is er een breed aanbod aan apparatuur. Lees bijvoorbeeld eerst de handreiking voor AV-digitalisering bij kleine musea.

Er is een landelijk netwerk van experts op het gebied van audiovisueel erfgoed (AVA) dat je om advies kan vragen: AVA_Net. In de kennisbank van het AVA_Net vind je de laatste stand van zaken als het gaat om audiovisueel materiaal. 

Fotograferen: Waar moet je rekening mee houden? En kan het ook met simpele middelen? De factsheet Fotograferen van objecten en het filmpje Cursus Fotograferen van objecten  van Erfgoedhuis Zuid-Holland behandelen de basiselementen van fotograferen. Stap voor stap wordt uitgelegd wat je nodig hebt en hoe je de objecten vastlegt. 

Regel auteurs- & privacyrechten

Op sommige collecties kunnen nog auteursrechten rusten. Het is belangrijk om dit zorgvuldig na te gaan. Om claims van rechthebbenden te voorkomen regel je daarom schriftelijk met de auteursrechthebbende(n) of en zo ja, onder welke voorwaarden je het materiaal mag gebruiken en publiceren. De BASIS voor auteursrechtenbeheer helpt je hierbij. Liever een snelcursus? Bekijk dan het filmpje en de tips op de website van DEN.

Wil je weten of er auteursrecht op een object rust, maak dan gebruik van het beslismodel auteursrechten.

Binnen Europa geldt de privacywet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG heeft consequenties voor het openbaar maken van collecties. Vaak zijn er persoonsgegevens opgenomen in collecties. Denk aan personen die op een foto staan, gegevens over schenkers of persoonsgegevens in archieven. Wat mag wel en wat niet? Welke stappen moet je als organisatie zetten? Bezoek de website van Erfgoedhuis Zuid-Holland voor meer informatie over de AVG.

Collectie beheren (houdbaar)

Nu je de collectie duurzaam toegankelijk hebt gemaakt wil je deze ook op een goede manier gaan beheren, eventueel opschonen en vindbaar maken door het toevoegen van trefwoorden. Dit doe je door metadata toe te voegen aan de reeds bestaande (embedded) metadata. Dit is bijvoorbeeld een beschrijving van het object, de vervaardiger of de verwervingsgegevens. 

Er zijn verschillende beschrijvingsmodellen beschikbaar voor verschillende sectoren. Denk aan Spectrum voor de museale wereld of aan Resource Description & Acces (RDA) voor cultuurproducerende instellingen. 
Deze zogenaamde metadata modellen vormen de basis van professionele collectieregistratiesoftware die het beheer van de collectie niet alleen veel eenvoudiger maken maar ook de mogelijkheid bieden tot het beschikbaar stellen of presenteren van de data.
Mocht je nog niet zover zijn dan kan is een uitgekiend Excel-bestand ook al een stap in de goede richting zijn.

Collectieregistratiesysteem

In een collectieregistratiesysteem leg je informatie over de objecten uit je collectie digitaal vast. Een goed collectieregistratiesysteem, dat past bij de collectie en de wensen van de organisatie, is een basisvoorwaarde voor de collectieregistratie en digitalisering.

Hoe kies je een collectieregistratiesysteem (CRS)?

Aan welke eisen moet zo’n systeem voldoen? Dat hangt mede af van de wensen van je organisatie op het gebied van collectieregistratie en digitalisering van de collecties. Wat zijn je doelen? Heb je deze nog niet geformuleerd, ontwikkel dan eerst een informatieplan.

Belangrijk bij de keuze van een CRS:
  • type objecten in je collectie: beeldmateriaal, museale objecten, archiefdocumenten, documentatie, audio en video, etc.
  • beschikbare budget
  • mate van ondersteuning door de leverancier
  • technische mogelijkheden van het systeem: ondersteunt het systeem bijv. verschillende bestandsformaten?
  • toekomstbestendigheid van het systeem
  • publieke toegankelijkheid (bijv. hoe werkt de koppeling van het registratiesysteem naar je eigen website)
  • ervaringen van andere erfgoedinstellingen
  • mate waarin het systeem aansluit bij de principes van het Netwerk Digitaal Erfgoed en de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed.


Laat je in ieder geval goed informeren door verschillende leveranciers, maar raadpleeg ook collega-instellingen die ervaring hebben met dit specifieke CRS. Een goede voorbereiding op een gesprek met een leverancier is de Keuzehulp collectieregistratiesysteem van het NDE.

Gebruik het overzicht en de update van bekende collectieregistratiesystemen in Nederland.

Registreer de collectie

Om een collectie toegankelijk te maken, is registratie op basisniveau de minimumeis. Let op: elk type object heeft zijn eigen richtlijnen voor het beschrijven en toegankelijk maken:

Museale objecten

Voor het registreren van museale objecten leg je onder andere vast: instellingsnaam, inventarisnummer, objectnaam, titel, verwervingsmethode, herkomst en standplaats. In totaal kent de basisregistratie 20 velden. 

Precies weten hoe je een object beschrijft in het collectieregistratiesysteem? Gebruik dan het Invulboek Objecten van Meemoo.

Let wel, meer is in dit geval ook beter. Registreer of koppel zoveel mogelijk informatie over de objecten die voorhanden is. Deze informatie kun je later gebruiken voor tentoonstellingen, bij bruiklenen, voor het beter vindbaar maken van je collectie etc.

Om het registratieproces in goede banen te leiden binnen je organisatie, zijn procedures onontbeerlijk. SPECTRUM is hiervoor de uitgelezen standaard. Op de website kun je de verschillende procedures eenvoudig downloaden.

Bruikbaar

Om een collectie online te delen en vindbaar te maken, is het noodzakelijk om de collectie Bruikbaar te maken. Op deze manier is de collectie te koppelen aan andere collecties en bied je de gebruiker de mogelijkheid om andere toepassingen te ontwikkelen.

Wat je hiervoor moet doen?

Je collectieregistratie opschonen, verrijken met gestandaardiseerde termen en voorzien van duurzame identifiers. Als dit is gebeurd kun je datasets online gaan publiceren of beter nog als linked open data beschikbaar stellen.

Opschonen van je data

Om een collectie toegankelijk te maken, moet deze minimaal op basisniveau worden geregistreerd en liever nog met zoveel mogelijk beschikbare metadata. Na een tijdje kan er echter een mate van vervuiling van gegevens optreden.

Gegevens kunnen verouderd raken, dubbel genoteerd zijn, in verkeerde velden opgenomen met spelfouten e.d. Dan is het belangrijk om op te schonen in je systeem.

Wil je een analyse maken van de fouten en gaat het om een grote hoeveelheid data? Dan kun je gebruikmaken van OpenRefineMeer achtergrondinformatie over opschonen vind je in de OpenRefine handout.

Gebruik gestandaardiseerde termen

Voor een goede inhoudelijke ontsluiting van je collectie is het consequente gebruik van termen of trefwoorden essentieel. Die termen verzin je liever niet zelf. Maak zoveel mogelijk gebruik van termen uit een geautoriseerde, externe terminologiebron. Hoe je dit aanpakt, is samengevat in de factsheet van Erfgoedhuis Zuid-Holland: Maak je collecties beter vindbaar met termen.

Een bekend voorbeeld van zo’n bron is de Art & Architecture Thesaurus (AAT). Als je termen toevoegt aan de collecties, worden deze straks online beter vindbaar.

Bijvoorbeeld: je hebt een bloemenvaas in de collectie en kent bijvoorbeeld de term ‘vazen’ toe, een term uit de AAT.

Je hoeft je niet te beperken bij het toekennen van termen. Denk ook eens aan het toevoegen van bijv. geografische termen of termen van tijdperken. Er zijn verschillende terminologiebronnen (trefwoordensystemen, thesauri en classificatiesystemen) die je hiervoor kunt gebruiken.

De keuze voor een terminologiebron is afhankelijk van het soort collectie dat je in huis hebt. In de Erfgoedkit vind je een overzicht van bronnen die veel toegepast worden in de erfgoedsector.

Het Termennetwerk is een dienst die het je makkelijk maakt om termen in meerdere terminologiebronnen tegelijk te doorzoeken binnen je collectieregistratiesysteem. Is het Termennetwerk niet aan je systeem gekoppeld, dan kun je op de website van het NDE in de diverse terminologiebronnen zoeken.

In plaats van het registreren van de term zelf kun je ook het unieke (web)adres van de term registreren. Dus in plaats van ‘bloemenvaas’ registreer je http://vocab.getty.edu/aat/300311561. Je verwijst daarmee direct naar de bron. Op deze manier gebruik je URI’s in je collectieregistratiesysteem!

Gebruik URI’s

URI’s (Uniform Resource Identifiers) zijn unieke verwijzingen naar digitale objecten. Een websiteadres (URL) is het bekendste type URI. Je kunt met een URI verwijzen naar een afbeelding, tekst, filmpje maar ook naar een term in een thesaurus op internet. Zo staat de URI https://data.rkd.nl/artists/66219 voor de schilder Rembrandt.

Je kunt zelf URI’s aan erfgoedobjecten toekennen in het collectieregistratiesysteem – zoals hierboven beschreven – door bestaande URI’s te gebruiken, bijvoorbeeld uit een thesaurus.

Zo verrijk je eenvoudig de collectie en kun je objecten later delen met en/of koppelen aan andere online bronnen. Zo wordt een object uit jouw collectie dus ook beter vindbaar. 

Niet ieder collectieregistratiesysteem heeft de functionaliteit voor het invoeren van URI’s. Vraag er dus naar bij je leverancier. Is die functionaliteit er nog niet: voeg dan zelf velden toe, als dat technisch kan, of gebruik hiervoor bestaande velden.

Waarom zou je URI’s gebruiken in plaats van alleen de term? Onderstaand voorbeeld illustreert het voordeel van het gebruik van een URI. In het Zuiderzeemuseum bevindt zich een wildschieter (smal jagersbootje). Die term heeft een beschrijving en synoniemen in de Cultuurhistorische Thesaurus (RCE) en heeft als URI https://data.cultureelerfgoed.nl/term/id/cht/581cee4b-9ee1-476e-b8e7-15e4f43ded44. Een museum in Friesland heeft ook een wildschieter. Maar in Friesland noemen zij dit een wyldsjitter, en hebben deze term ook als zodanig in hun collectieregistratiesysteem opgenomen. Op het moment dat deze instelling de bovengenoemde URI naar wildschieter bij hun term wyldsjitter toevoegt, is deze online terug te vinden onder de noemer wildschieter. Als op een gezamenlijk online platform wildschieter wordt gezocht, zal zowel het object uit het Zuiderzeemuseum als het object uit het Friese museum worden getoond. Lees voor deze stap vooral ook de handleiding Verbind je termen.

Duurzame identifiers

Het is natuurlijk belangrijk dat een gebruikte URI niet na 5 jaar ineens verdwenen is van het web. Of stel dat je collecties verhuizen naar een ander webadres, en de objecten onvindbaar zijn, omdat de links niet meer werken (‘linkrot’).

Daarom is het van belang om duurzame identifiers te gebruiken. Dat zijn URI’s waarvan de erfgoedinstelling of organisatie garandeert dat ze blijven bestaan. Een goed voorbeeld van een duurzame URI om te gebruiken is de Persistent Identifier of PID.

Een PID is een unieke code die je registreert bij een onafhankelijke partij. De PID-wijzer helpt je hierbij. Deze PID koppel je aan een digitaal object in je collectieregistratiesysteem. De PID werkt als een soort barcode die verwijst naar het webadres van jouw object. De PID blijft altijd hetzelfde. Maar je kunt nu de webadressen van objecten veranderen, zonder dat de verwijzingen van anderen naar deze digitale objecten stukgaan.

Als het goed is kun je in de nieuwste versies van een collectieregistratiesysteem PID’s in een speciaal ingericht veld invoeren. Is dat nog niet het geval? Vraag erom bij je leverancier. In de tussentijd kun je ervoor kiezen om zelf velden toe te voegen als dat technisch kan of bestaande velden hiervoor te gebruiken.

TIP: Lees op de website van het NDE meer over het gebruik van PID’s. Of bekijk het filmpje.

Ben je al helemaal thuis in de PID’s en heb je ze goed onder de knie? Dan kun je er als organisatie ook voor kiezen om je URI’s zelf duurzaam te gaan beheren. Hiermee ben je niet meer gebonden aan de partij die je PID’s beheert. De Koninklijke Bibliotheek heeft op GitHub omschreven hoe zij dit aanpakken.

Publiceer rechten

Als je erfgoedinformatie online (als open data) wilt gaan publiceren, is het van belang om de auteursrechten van die data uit te zoeken, te regelen en vast te leggen zoals in het hoofdstuk Houdbaar al ter sprake kwam.

Als je deze samen met het object publiceert onder een licentie of rechtenverklaring, dan is het voor gebruikers helder wat ze mogen doen met jouw data. Doe dit trouwens ook als de auteursrechten onduidelijk zijn. Voor deelname aan de meeste platforms waar je je collectie kunt presenteren, is het zelfs een vereiste om een zo vrij mogelijke (drempelvrije) licentie te kiezen. 

Bepaal dus van tevoren in je beleid hoe vrij je je data kan, wilt en mag publiceren. Dat kan per deelcollectie of zelfs per object verschillen. Het handigste is de rechten bij elk object apart vast te leggen. De Open Data Reader van Kennisland biedt de nodige handvaten bij het ontwikkelen van dit beleid.

Je kunt op de webpagina van Rights Statements de verschillende rechtenverklaringen vinden.

Als het gaat om door de organisatie zelfgemaakte content kun je ook kiezen voor het gebruik van Creative Commons. Denk aan een collectie zelfgemaakte stadsfoto’s of beschrijvingen van objecten van de erfgoedorganisatie.

Content of data waar geen auteursrecht (meer) op rust, geef je vrij onder een Public Domain Mark of een CC0-verklaring.

Goede voorbeelden van projecten die met diverse licenties werken vind je in hoofdstuk 7 van het rapport Aanbevelingen over open data in de cultuursector door de Taaluniecommissie Digitaal Erfgoed.

Publiceer datasets

Nu je collectie is opgeschoond en voorzien van URI’s, kun je de datasets gaan publiceren. Je kan je data eenvoudig op je eigen website publiceren door een link te maken naar je dataset. Dat kan in ieder formaat dat je voorhanden hebt: Excel, XML, PDF, CSV etc. 

Kies zoveel mogelijk voor een formaat dat door anderen gemakkelijk kan worden hergebruikt: een tabel kan door een gebruiker makkelijker verwerkt worden in CSV-formaat dan in PDF-formaat. 

Het is prettig voor gebruikers om te weten wat ze met de data kunnen en mogen doen. Dus bedenk voor je data gaat publiceren welke informatie gebruikers echt nodig hebben. Zet bijvoorbeeld meerdere op maat gemaakte datasets online, gericht op een specifieke gebruikersbehoefte, in plaats van een groot bestand voor iedereen.

Wat nog veel beter is, is om je collectie als linked open data te publiceren. Op deze manier kunnen ook ontwikkelaars aan de slag met jouw collectie. Denk bijvoorbeeld aan de erfgoedhackathon HackaLOD of aan Van Gogh Worldwide. Meer voorbeelden vind je in het hoofdstuk Zichtbaar

Linked open data

Bovenstaande video van het Kadaster is een zeer goede introductie over linked data, evenals de online cursus van Erfgoed Leiden e.o.: Data voor Dummies.

Wat de kracht is van linked data wordt goed verbeeld in onderstaande video met een voorbeeld van de Cultuur-Historische Vereniging Oud Lisse. De datastory van Oud Lisse laat zien dat gegevens echt gelinkt zijn. Je ziet hier de meerwaarde van gelinkte data.

Een ander mooi voorbeeld van linked open data is Van Gogh Worldwide. Dit gratis digitale platform brengt niet alleen de kunstwerken van Van Gogh bij elkaar, maar ook de bijbehorende data. Denk bijvoorbeeld aan bibliografische gegevens, technische rapporten en een overzicht van tentoonstellingen waar de werken te zien zijn geweest.

Dataset in RDF-formaat

Om je dataset geschikt te maken voor linked open data, dien je deze in RDF-formaat te publiceren. Daarvoor leg je de informatie over een erfgoedobject vast in een triple. Een triple bestaat uit een subject, predicaat en object. Het beschrijven van subject en object door middel van een predicaat wordt Resource Description Framework triple of RDF triple genoemd. Lees hier meer over op de website van Erfgoed Leiden e.o.

Bijvoorbeeld: je hebt een koffiekopje van de beroemde aardewerkfabriek Wedgwood. Dat kun je vatten in deze triple: de koffiekop (= het subject) is vervaardigd door (= het predicaat) Wedgwood (= het object).

De RDF triples maken (links tussen) informatie leesbaar en begrijpelijk voor computers. Als je op je website dit koffiekopje hebt staan en je wilt weten wat voor aardewerk Wedgwood nog meer heeft geproduceerd, zouden we met behulp van RDF’s op Wedgwood kunnen klikken of zoeken – en komen we ook de werken tegen die zich elders in de wereld bevinden.

Steeds meer softwareleveranciers bieden de mogelijkheid om je data in RDF-formaat te publiceren. De PID’s en URI’s die je in je registratie hebt gebruikt, worden op deze manier manier meteen gepubliceerd.

Is deze functie nog niet voorhanden, dan kun je de LDWizard van het NDE gebruiken of het al eerder genoemde Open Refine. Bekijk ook eens hoe het RKD dit heeft gedaan met RKDartists.

Bied dataservices aan

Nu je datasets zijn gepubliceerd willen gebruikers, zoals webontwikkelaars, er specifieke informatie in kunnen vinden. Dat kun je mogelijk maken door een API (Application Programming Interface) aan te bieden, bijvoorbeeld op basis van het SPARQL-protocol. Met SPARQL kunnen gebruikers hun eigen zoekvragen formuleren, vergelijkbaar met de zoektaal SQL.

TIP: Je kunt meer lezen over API’s en SPARQL op het Platform Linked Data Nederland of volg de NDE SPARQL tutorial voor beginners.

Meer informatie over linked open data, API’s en SPARQL’s vind je in de Erfgoedkit. Maar vraag ook zeker naar de mogelijkheden die je softwareleverancier te bieden heeft of raadpleeg de digitaal-erfgoed-coach in jouw provincie.

Zichtbaar

Wanneer je collectie Houdbaar en Bruikbaar is gemaakt, kun je deze gaan presenteren vanuit de bron. Met andere woorden, je publiceert je collectie rechtstreeks vanuit je collectieregistratiesysteem (de bron) op het internet. Dit kan op verschillende manieren en heeft enorme voordelen. Zo bereik je een breder publiek, wordt je collectie verbonden aan andere collecties en kunnen objecten worden verrijkt met externe data.

Naast het presenteren vanuit de bron zijn er ook diverse andere manieren om je collectie zichtbaar te maken middels digitale toepassingen. Denk aan online tentoonstellingen, online community’s als Wikipedia en natuurlijk social media. Het hoofdstuk Zichtbaar biedt inspiratie en tips om aan de slag te gaan met het presenteren van je collectie. Houd daarbij steeds je doel en doelgroep duidelijk voor ogen! Onderstaande infographic helpt je met het kiezen van de juiste manier van presenteren die past bij jouw instelling.

Delen vanuit de bron

Bij het onderdeel Bruikbaar werd al uitgelegd hoe je je collectie door middel van een dataset of linked open data kunt publiceren. Je kunt er echter ook voor kiezen om je collectie op je eigen website te delen. Een heel mooi voorbeeld is de Rijksstudio van het Rijksmuseum, of de online collectie van Het Noordbrabants Museum. Vraag je softwareleverancier eens naar de mogelijkheden.

Aansluiten bij een platform

Een andere optie om je collectie vanuit de bron te presenteren is door aan te sluiten bij een portal. Dit zijn online platforms waar uiteenlopende collecties verzameld worden. Dit kan zijn op basis van een thema, zoals oorlogsbronnen.nl, of op basis van een bepaald gebied zoals de verschillende provinciale, landelijke of zelfs internationale portals. Bekijk hieronder de verschillende platforms.

Het grote voordeel van het aansluiten bij een van deze platforms is dat je collectie in relatie met andere collecties wordt getoond. Bezoekers van de website kunnen met één enkele zoekopdracht zoeken in verschillende museale collecties, archieven en/of bibliotheken en krijgen ineens alle informatie die voorhanden is.

Sommige provinciale platforms bieden ook de mogelijkheid om gebruik te maken van een collectieregistratiesysteem en tools om collecties op verschillende websites te presenteren. Neem contact op met je digitaal-erfgoed-coach of museumconsulent voor de details.

(Inter)nationale platforms Digitale Collectie De Digitale Collectie is de overkoepelende aggregator van Nederland. Je kunt hier terecht voor aansluiting bij verschillende landelijke en internationale aggregators, zoals Collectie Nederland en Europeana. Europeana Een website waarop gedigitaliseerde en ‘born-digital’ collecties van Europese culturele en wetenschappelijke instellingen te vinden zijn. Op dit moment bevat Europeana meer dan 30 miljoen objecten. Erfgoedinstellingen kunnen aansluiten via de nationale aggregator Digitale Collectie.
Thematische portals Netwerk Oorlogsbronnen Portal met erfgoedinformatie over de Tweede Wereldoorlog als verbindende factor. Het heeft tot doel eindgebruikers wegwijs te maken in de fysiek verspreide bronnen. Modemuze Platform van mode en kostuumliefhebbers dat online collecties en verhalen met elkaar verbindt voor een breed publiek. Maritiem Digitaal Maritiem Digitaal is een van de vroegste online portals voor digitaal erfgoed in Nederland. Daarin werken 20 maritieme musea samen om hun collecties te ontsluiten.
Onderwijsplatforms

Er zijn ook platforms om lesmateriaal op aan te bieden én om lesmateriaal te maken. Sommige platforms zijn speciaal gemaakt voor culturele instellingen die lesmateriaal voor het onderwijs aanbieden. Een overzicht van deze platforms vind je op de website van DEN.

TIP

Maak je erfgoedsite gebruiksvriendelijk

Wat willen gebruikers van digitaal erfgoed eigenlijk? En hoe gedragen ze zich als ze online zijn? Bekijk de gids met praktische tips Haal meer uit je erfgoedsite. Deze bevat talloze praktische adviezen voor een gebruiksvriendelijke presentatie van digitaal erfgoed.

Schrijf divers & inclusief

Soms moet je gegevens in je collectieregistratiesysteem opnieuw beschrijven om ze geschikt te maken voor publicatie. Het taalgebruik kan verouderd zijn. Dat is niet prettig leesbaar en kan soms gebruikers ook onaangenaam treffen.

In Woorden doen ertoe van het Museum van Wereldculturen vind je handvatten voor het schrijven van diverse en inclusieve teksten.

Zoek contact met collega’s die hun collectiebeschrijvingen aan het dekoloniseren zijn en vraag naar hun aanpak. Of lees dit artikel waarin de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed de opgedane kennis en ervaring deelt.

Digital storytelling

Naast het presenteren van je collectie vanuit je collectieregistratiesysteem kun je ook gebruikmaken van allerhande digitale toepassingen om je collectie te verrijken. Denk bijvoorbeeld aan audiotours, 360° tours of online tentoonstellingen.

Met digital storytelling blijf je in tijden van corona niet alleen in contact met je publiek. Je bereikt ook nieuwe doelgroepen én brengt je organisatie en activiteiten onder de aandacht. Daarom wordt er momenteel druk geëxperimenteerd met verschillende tools en technieken. De Boeksmanstichting houdt een blog bij met een overzicht van online culturele initiatieven. Europeana onderzocht diverse voorbeelden van digital strorytelling. De resultaten zijn door DEN samengevat in 7 tips voor digital storytelling.

Bekijk ook de volgende voorbeelden eens:

Er zijn vele soorten software (betaald en onbetaald) beschikbaar voor het maken van online tentoonstellingen, audiotours en rondleidingen. Vraag naar ervaringen bij andere erfgoedinstellingen en kijk wat je zelf mooi en passend vindt bij je collectie of instelling.

Storytelling Ook digitale verhalen moeten goed verteld worden om de aandacht van de luisteraar en in dit geval vaak ook de aandacht van de kijker vast te houden. Waar moet je allemaal aan denken? Wat zijn de kernmerken van een goed digitaal verhaal? En hoe bereik je de juiste doelgroep? Op de website van DEN vind je de nodige tips en trucs voor het realiseren van een goed virtueel verhaal. Informeer ook eens bij je provinciale erfgoedhuis. Zij bieden vaak al workshops Storytelling aan. Dit komt vast en zeker van pas bij het bedenken en uitwerken van je digitale verhaal.

Online lesmateriaal 

Of je nu een digiles, een video of een virtuele tour ontwikkelt, het is belangrijk om aan te sluiten bij wat leerlingen aanspreekt en prikkelt. Daarvoor kun je de volgende richtlijnen gebruiken:

  • Gebruik interactieve werkvormen.
  • Maak lesmateriaal persoonlijk.
  • Spreek aan met lokaal materiaal.
  • Maak verbinding met de actualiteit.
  • Zorg voor verrassingen.
  • Creëer afwisseling.
  • Communiceer helder, kort en krachtig.
  • Gebruik overzichtelijke vormgeving.


Wil je je verder verdiepen in het onderwijs? Kijk dan op de website van DEN en voor handige tips en handvatten bij het maken van lesmateriaal zie:

Expeditie vrijheid

Het lespakket Expeditie Vrijheid is een voorbeeldproject waarin leerlingen van groep 7 en 8 ontdekken hoe de Tweede Wereldoorlog zich afspeelde in hun regio. Het lespakket speelt in op behoeftes van leraren, is digitaal beschikbaar en methodevervangend – inmiddels doen 178 scholen mee. Projectleider Willemijn Zwart vertelt in onderstaand filmpje hoe ze dit aanpakte. 

Delen met Wikimedia

Wikipedia is een van de grootste en bekendste websites ter wereld. Het wordt gemaakt door een community van vrijwilligers, met eigen gebruiken en regels. Door zichtbaar te zijn op Wikipedia kan je met je collectie een groot (internationaal) publiek bereiken. Aansluiten bij Wikimedia kan op verschillende platforms binnen de community. Het hangt ervan af wat je wilt doen: beeldmateriaal doneren of juist artikelen schrijven? Een overzicht van wat een erfgoedinstelling kan doen, vind je in de Handleiding Wikimedia medewerkers erfgoedinstellingen. Als je overweegt om je collectie te delen met een van de platforms, neem dan contact op met Wikimedia Nederland. Deze vereniging ondersteunt zowel de Wiki-gemeenschap als erfgoedorganisaties die hun kennis willen delen. Zij helpen je graag. Bekijk ook eens de folder Cultuur op Wikipedia die door Wikimedia Nederland is samengesteld.
Wikimedia Commons
Wikimedia Commons is een meertalige website die gebruikt wordt als centrale database van Wikimedia Projecten voor afbeeldingen, geluid, video en andere bestanden. Het internationale bereik is groot omdat het beeldmateriaal bij Wikipedia-artikelen kan worden gebruikt. Voorwaarde voor donatie is dat het materiaal een vrije licentie heeft, of zich in het publiek domein bevindt. Zie het hoofdstuk over gebruikerslicenties in het onderdeel Bruikbaar.
Wikidata
Wikidata is de vrije kennisbank van de Wikimedia-projecten. De database is ontworpen om zowel leesbaar te zijn voor mensen als voor machines, gebaseerd op het principe van linked open data. Lees het blog erover van Beeld en Geluid. In Wikidata is al veel informatie over erfgoedcollecties te vinden. Zie bijvoorbeeld het project Sum of All Paintings.

TIP

Kijk eerst eens of je instelling voorkomt op Wikipedia en in Wikidata, en welk beeldmateriaal wordt gebruikt. Misschien kan je zorgen dat deze informatie aangevuld of verbeterd wordt? Op deze platforms zijn enorme aantal gebruikers te vinden, zo kun je je zichtbaarheid aanzienlijk vergroten.

Maak je eigen Wiki-website De software waarop Wikipedia is gebaseerd kan door iedereen worden gebruikt voor het bouwen van een eigen communitywebsite. Zo heeft de Heemkundekring Deurne haar eigen DeurneWiki ontwikkeld. Hierop zijn 773 vrijwilligers actief om de geschiedenis van Deurne te beschrijven. Kijk op de website van MediaWiki hoe je zelf een Wiki-website kan opzetten.

Marketing & Promotie

Alleen door de collectie online te zetten trek je nog geen bezoekers naar je website. Net als bij het openen van een fysieke tentoonstelling zul je marketing en promotie moeten inzetten om bezoekers te werven voor jouw mooie online presentatie.

Geheugen van Nederland

Geheugen van Nederland is een landelijke online mediacampagne op Facebook en Instagram. Op de website geheugenvannederland.nl werkt een groeiend aantal erfgoedinstellingen samen om hun erfgoed aan de hand van thema’s voor een breed publiek zichtbaar te maken. 

Als erfgoedinstelling kun je je aansluiten bij de campagne van Geheugen van Nederland om je collectie landelijk zichtbaar te maken. Neem contact op met de campagnemanager om na te gaan welke campagnethema’s aan de orde zullen komen en bepaal welke collecties van je instelling daarbij kunnen aansluiten. 

Kijk voor een voorbeeld eens naar het filmpje van Arjanne Nijp van het Fries Scheepvaartmuseum.

Social media

Social media zijn bij uitstek middelen om in gesprek te gaan met je publiek. Relatief laagdrempelig en altijd open. Inmiddels worden social media vaak ingezet om een dialoog op gang te brengen. Je kunt er met een grote diverse groep mensen in gesprek komen. Zo verzamel je nieuwe verhalen en gezichtspunten bij je digitale collectie. 

Met social media kunnen gebruikers een actieve bijdrage leveren. Het Fries Museum heeft voor ‘Planeet Escher’ social media ingezet om zoveel mogelijk mensen te inspireren om zelf iets te maken.

Instagram, Facebook en YouTube bieden ook de mogelijkheid om live met je publiek in contact te komen en visa versa. In het artikel ‘Hoe onderzoek je online interactie met je publiek’ van DEN kom je veel te weten over de mogelijkheden en toepassingen van social media bij de verschillende instellingen.

Tip: Op de website van Cultuurmarketing vind je 10 tips voor het schrijven van een goed scorende social mediapost.

Digitale nieuwsbrief

Het versturen van een digitale nieuwsbrief is een eenvoudige manier om je bezoekers aan je te binden en regelmatig op de hoogte te houden van je tentoonstellingen, collectie of nieuws. In de culturele sector leest ongeveer een derde van de ontvangers je nieuwsbrief, je hebt dus al gauw een groot bereik. Op de website van EMCultuur vind je nog veel meer e-mailmarketingstatistieken.

Het is belangrijk om vooraf te bedenken wat je met de nieuwsbrief wilt uitstralen of met welk doel je de nieuwsbrief wilt verspreiden: informatie geven, de relatie onderhouden of de lezers tot actie aanzetten?

Een goede nieuwsbrief heeft in ieder geval een prikkelende titel, is overzichtelijk (met koppen en intro’s), behandelt verschillende onderwerpen en zet aan tot actie.

Er zijn verschillende gratis tools beschikbaar voor het versturen van digitale nieuwsbrieven, waarvan Mailchimp de meest gebruikte is.

TIP

Kies het moment van versturen bewust (je kunt dit meestal inplannen in het systeem waarmee je werkt). Maandag tussen 15:00 – 18:00 uur doet het vaak goed.

Lees meer over het beste moment om een mailing te versturen op de website van EMCultuur.

SEO & SEA

Het is belangrijk dat potentiële bezoekers je website kunnen vinden. Dat betekent meer buzz rondom je collectie, meer bezoek aan je online presentatie, meer verkoop in je webshop et cetera. Je kunt de vindbaarheid van je website vergroten door zoekmachineoptimalisatie (SEO) en zoekmachine adverteren (SEA).

Met zoekmachineoptimalisatie (SEO) probeer je ervoor te zorgen dat je website in Google bovenaan in de zoekresultaten wordt weergeven. Dat doe je door op je website zoveel mogelijk woorden en afbeeldingen te gebruiken waar mensen op zoeken. Zoekmachines als Google lezen je website en met SEO-vriendelijke teksten ben je beter vindbaar.

Je kunt je website aanmelden bij Google Search Console. Dat is een gratis service waarmee je kunt bijhouden op welke zoektermen bezoekers binnenkomen en welke problemen ze hebben bij het zoeken.

SEA

Search Engine Advertising (SEA) heeft minder met de inhoud van je website te maken. Je probeert meer bezoekers te trekken door advertenties (Google Ads) te plaatsen in de zoekresultaten van zoekmachines, het is een soort kortetermijncampagne om een bepaalde doelgroep aan te spreken.

Wil je aan de slag met zoekmachinemarketing? Lees dan het artikel ‘Basislessen van SEO en SEA‘ op de website van Cultuurmarketing.

De websites Cultuurmarketing en Frankwatching bieden gratis en betaalde cursussen aan voor direct toepasbare handvatten voor het inrichten van van je SEO en SEA.

Skip to content