Spoorboekje Digitalisering Erfgoedcollecties
Digitaal Erfgoed Houdbaar, Bruikbaar en Zichtbaar
Digitaal erfgoed biedt culturele, cultuurproducerende en/of erfgoedorganisaties enorme kansen om hun waardevolle voorwerpen, documenten of materialen duurzaam te bewaren, verder te ontwikkelen of te ontsluiten voor een breed publiek. Of het nu gaat om musea die hun collectie beheren, historische verenigingen die het plaatselijk erfgoed voor toekomstige generaties bewaren of theatergezelschappen die voorstellingen produceren, allemaal hebben ze te maken met steeds meer digitale informatie en digitale uitdagingen. Denk bijvoorbeeld aan digitale foto’s, tekstbestanden, 3D-tekeningen en nog veel meer.
Hoe bewaar je digitale bestanden?
Als je digitale bestanden correct bewaart en beheert, worden ze duurzaam toegankelijk. Dat betekent dat de bestanden op een betrouwbare wijze zijn opgeslagen, dat je ze terug kunt vinden en dat er altijd een back-up beschikbaar is. Doe je dit bewust en op de juiste manier, dan heb je een stevige basis gelegd om de verzameling digitale bestanden – die we voor het gemak de collectie noemen – aan het grote publiek te presenteren. Denk bijvoorbeeld aan de vele objecten in de depots van musea die amper het daglicht zien, of het maakproces van die ene fantastische theatervoorstelling waar je graag veel meer over wilt weten.
Nationale Strategie Digitaal Erfgoed
Om collecties optimaal voor het publiek te ontsluiten, is het aanbevolen om het erfgoed met elkaar te verbinden en in samenhang te presenteren. Speciaal met dit doel is de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed ontwikkeld. Door collecties duurzaam te bewaren en aan elkaar te verbinden volgens de richtlijnen van de Digitaal Erfgoed Referentie Architectuur (DERA) kunnen gebruikers eindeloos en grenzeloos door al ons prachtige erfgoed navigeren.
Wees niet bang, het Spoorboekje helpt
Nu niet schrikken van al die ingewikkelde termen, het Spoorboekje is er om te helpen. Gebaseerd op de uitgangspunten van de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed leidt het Spoorboekje je stapsgewijs door het hele proces van duurzaam bewaren, verbinden en presenteren van de collectie. Beter gezegd, het Spoorboekje helpt je bij het Houdbaar, Bruikbaar en Zichtbaar maken van jouw collectie.
Zelfscan
Start
Op het moment dat je aan de slag gaat met het digitale erfgoed van jouw organisatie is het van groot belang om eerst te bepalen welke doelen je nu precies wilt verwezenlijken. Wil je bijvoorbeeld:
- Het publieksbereik vergroten?
- bijvoorbeeld door de collectie online te ontsluiten voor het publiek dat je fysiek niet bereikt
- of door extra context te bieden rondom exposities en voorstellingen.
- De collectie breder ontsluiten?
- door depotstukken, decorontwerpen en opnames van repetities zichtbaar te maken
- of door de collectie beschikbaar te stellen voor onderzoekers, zoals historici, sociale wetenschapers en theater- of muziekwetenschappers
- of door de collectie beschikbaar te maken voor de creatieve industrie en andere makers zodat zij dit kunnen hergebruiken voor nieuwe toepassingen en voorstellingen.
- De collectie verrijken?
- door deze te verbinden met andere collecties waardoor er meer informatie vanuit verschillende perspectieven en bronnen zichtbaar wordt
- of juist door het publiek te vragen hun kennis of mening toe te voegen aan de collectiestukken.
- De collectie duurzaam bewaren/beheren?
- om deze te bewaren voor toekomstige generaties
- of om eenvoudig de juiste materialen terug te vinden voor volgende exposities, bruiklenen of hernemingen.
Deze doelen worden nader omschreven in de Informatieplanner. Dit is een handige tool die vooral in de erfgoedsector wordt gebruikt om in vijf stappen een informatieplan te schrijven. Een informatieplan geeft richting en maakt het ook makkelijker om je bestuur, directie of collega’s te overtuigen van het nut en de noodzaak van digitaal erfgoed.
In de Informatieplanner zul je de nodige verwijzingen naar het Spoorboekje vinden. Beide hulpmiddelen lopen gelijk op en zijn op elkaar afgestemd.
Duurzame toegankelijkheid
Het duurzaam bewaren en ontsluiten van digitaal erfgoed brengt enkele uitdagingen met zich mee. Het is goed om te beseffen dat een digitaal bestand veel meer informatie bevat dan je op het eerste oog ziet. Een digitale foto bijvoorbeeld, is veel meer dan de duizenden pixels die samen de afbeelding vormen. Een tekstbestand is veel meer dan de letters die samen de tekst vormen.
Een digitaal bestand is altijd voorzien van informatie over het object. Denk hierbij aan het bestandsformaat, de bestandsgrootte maar ook aan het aantal pixels en de sluitertijd van de camera.
Deze zogenaamde representatie-informatie vormt samen met het eigenlijke digitale bestand het informatieobject.
Om je digitale bestanden duurzaam te bewaren en toegankelijk te maken, is het van belang om beide onderdelen van het informatieobject in ogenschouw te houden.
Op deze manier kun je namelijk controleren of het object wel integer en authentiek is, betrouwbaar en bruikbaar in de toekomst. In het onderdeel De drie-eenheid van de cursus Leren Preserveren leer je veel meer over het informatieobject.
Beeld, audio, tekst, video, 3D-modellen of digitale kunstwerken; het zijn allemaal voorbeelden van digitale bestanden met representatie-informatie. Beter gezegd: het zijn allemaal informatieobjecten. Zoek op je telefoon maar eens een foto die je hebt gemaakt en kijk bij details. Hier vind je de metadata. Kijk ook eens naar een foto die je hebt gekregen via bijvoorbeeld Whatsapp. Wat valt je op?
Digitale duurzaamheid
We weten allemaal dat museale objecten met uiterste zorg worden behandeld en regelmatig worden gecontroleerd. Bevatten ze geen houtworm of schimmels? Worden ze wel in de juiste klimatologische omstandigheden bewaard? En worden ze niet te veel blootgesteld aan daglicht?
Informatieobjecten vragen om evenzoveel liefde en aandacht als museale objecten, al zijn we ons daar vaak minder van bewust.
Ook digitale bestanden dienen gecontroleerd te worden op virussen, op conditie en afkomst. Zijn de bestanden bijvoorbeeld wel origineel of heb je te maken met ‘fake news’? En is het bestand nog wel volledig of is er al een deel van de binaire code (de eentjes en nulletjes) verloren gegaan?
Met andere woorden, ook het duurzaam bewaren van informatieobjecten vraagt enige aandacht. Barbara Sierman schreef een zeer handzaam artikel over dit onderwerp: De Legpuzzel van Digitale Duurzaamheid.
Een aantal zaken waar je zeker rekening mee moet houden:
- Controleer bestanden
Dat je nieuwe informatieobjecten het beste op virussen checkt voordat je ze opneemt in de collectie, kwam al even aan bod. Daarnaast kun je de bestanden ook vrij eenvoudig controleren op bitrot. Met zogenaamde Checksums controleer je of er informatie verloren gaat, bijvoorbeeld bij het maken van back-ups of als gevolg van degeneratie van de digitale dragers. Op de website van Project Tracks lees je veel meer over Checksums.
Controleer het bestand ook zeker op bruikbaarheid. Informatieobjecten zijn soms auteursrechtelijk beschermd of bevatten persoonsgegevens die je niet zomaar mag publiceren. Lees meer over rechtenkwesties in het hoofdstuk Regel auteurs- & privacyrechten. Het bestandsformaat
Er zijn ondertussen duizenden bestandsformaten beschikbaar. Deze zijn echter niet allemaal even duurzaam. Denk bijvoorbeeld eens aan het Word Perfect van vroeger. De bestanden van toen zijn niet meer te openen omdat de software niet meer beschikbaar is. De Wegwijzer Voorkeursformaten helpt je met een beleid opstellen voor bestandsformaten.- De digitale drager
Ken je ze nog, die floppy’s van vroeger? Heel nostalgisch maar hoe kun je ze nog uitlezen? Of cd-roms, wist je dat die hun informatie in de loop van de tijd verliezen? Uit onderzoek van het Netwerk Digitaal Erfgoed, Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers, blijkt dat er nog heel veel erfgoed op oude dragers wordt bewaard. Bekijk hieronder ook eens het filmpje van het HomeComputerMuseum over dit onderwerp. Hier kun je overigens ook je oude floppy’s laten uitlezen.
Duurzaam bewaren
Informatieobjecten wil je graag op een duurzame wijze opslaan zodat er geen informatie verloren gaat. Hiervoor is het belangrijk dat je het juiste bestandsformaat kiest, een duidelijke mappenstructuur aanlegt, betekenisvolle bestandsnamen kiest en natuurlijk dat alles in een goede back-up terechtkomt, je weet immers maar nooit…
De Vlaamse website Project Tracks (Toolbox & Richtlijnen voor Archief- en Collectiezorg in de Kunstensector) biedt waardevolle informatie over het Digitaal bewaren van informatieobjecten. Onder meer de volgende onderwerpen komen uitgebreid aan bod:
- het kiezen van het juiste bestandsformaat om jouw data leesbaar te houden
- het aanleggen van een heldere mappenstructuur met goede bestandsnamen
- het maken van een back-up.
Het bewaren en opslaan van digitale kunst brengt weer heel andere uitdagingen met zich mee. Bekijk hieronder maar eens het filmpje Digital Art: Who Cares?
Digitaliseren
Steeds meer informatieobjecten zijn ‘born digital’, oftewel digitaal vervaardigd. Denk bijvoorbeeld aan tekstbestanden of digitale foto’s. Het kan natuurlijk ook dat je nog fysieke objecten in de collectie hebt die gedigitaliseerd moeten worden. Hoe doe je dit en waar moet je op letten?
Project Tracks biedt praktische tips om duurzaam en kwaliteitsvol te digitaliseren. Daarnaast zijn er voor elk type object diverse richtlijnen beschikbaar:
Voor het digitaliseren van audiovisueel materiaal heb je specifieke kennis nodig om goede keuzes te maken. Er bestaan verschillende standaarden en formaten, en ook is er een breed aanbod aan apparatuur. Lees bijvoorbeeld eerst de handreiking voor AV-digitalisering bij kleine musea.
Er is een landelijk netwerk van experts op het gebied van audiovisueel erfgoed (AVA) dat je om advies kan vragen: AVA_Net. In de kennisbank van AVA_Net vind je de laatste stand van zaken als het gaat om audiovisueel materiaal.
Fotograferen: Waar moet je rekening mee houden? En kan het ook met simpele middelen? De factsheet Fotograferen van objecten en het filmpje Cursus Fotograferen van objecten van Erfgoedhuis Zuid-Holland behandelen de basiselementen van fotograferen. Stap voor stap wordt uitgelegd wat je nodig hebt en hoe je de objecten vastlegt.
Auteursrechten
Huidige onderdeel + filmpje AVG
Collectie beheren en verbinden
Nu je de collectie duurzaam toegankelijk hebt gemaakt wil je deze ook op een goede manier gaan beheren, eventueel opschonen en vindbaar maken door het toevoegen van trefwoorden. Dit doe je door metadata toe te voegen aan de reeds bestaande (embedded) metadata. Dit is bijvoorbeeld een beschrijving van het object, de vervaardiger of de verwervingsgegevens.
Deze zogenaamde metadatamodellen vormen de basis van professionele collectieregistratiesoftware die het beheer van de collectie niet alleen veel eenvoudiger maken maar ook de mogelijkheid bieden tot het beschikbaar stellen of presenteren van de data.
Mocht je nog niet zover zijn, dan is een uitgekiend Excel-bestand ook al een stap in de goede richting.
