SPOORBOEKJE DIGITALISERING ERFGOEDCOLLECTIES

Welkom! Dit is het Spoorboekje voor digitalisering van erfgoedcollecties. Digitaal erfgoed heeft een aantal zeer interessante voordelen. Het is de ideale manier om je collectie duurzaam te bewaren en te beheren, om nieuwe doelgroepen te bereiken en ook dé manier om je collectie in samenhang met andere collecties te presenteren.

Maar hoe doe je dit? Wat heb je nodig? En wat wil je uiteindelijk bereiken? Het Spoorboekje helpt je op weg en zet je op het juiste spoor.

Allereerst is het zaak om je collectie duurzaam op te slaan en te beheren. Dit geldt zowel voor gedigitaliseerde objecten als voor bestanden die van oorsprong digitaal zijn (digital born) zoals e-mails, digitale foto’s of digitale kunstwerken.
Een goed beheer en behoud van de collectie is de basis van een succesvolle collectiepresentatie. Dit onderwerp noemen we 
Houdbaar.

Als je collectie goed en veilig is opgeslagen, is de volgende stap om er voor te zorgen dat je collectie door computers herkend en gekoppeld kan worden aan andere collecties. Dit is het Bruikbaar maken van je collectie.

Tot slot wil je natuurlijk dat je collectie Zichtbaar wordt op het internet. Dit kan op allerlei verschillende manieren. Bijvoorbeeld via je eigen website of op een platform dat verschillende collecties bij elkaar brengt, maar natuurlijk ook als Linked Open Data of op Social Media.

Tip: Wil je weten hoe jouw organisatie er staat op het gebied van Houdbaar / Bruikbaar / Zichtbaar? Doe dan eens de Zelfscan van NDE

Het Spoorboekje Digitalisering Erfgoedcollecties is ontstaan uit een samenwerking tussen

Landelijk Contact Museumconsulenten (LCM)
Overleg Provinciale Erfgoedinstellingen Nederland (OPEN)
Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE).

De inhoud en indeling van het Spoorboekje zijn gebaseerd op de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed en de Digitaal Erfgoed Referentie Architectuur (DERA)

Voor je begint is het goed om te bepalen welk doel je wil bereiken met het presenteren van je collectie. Daarom is het belangrijk om allereerst een aantal parameters vast te stellen:

  • Bepaal de status van je collectie
    (is deze al Houdbaar en Bruikbaar of moet je nog starten met digitaliseren?)
  • Maak een informatiebeleidsplan (als je dit nog niet hebt)
  • Maar bedenk vooral ook voor wie je het doet. Welke doelgroep heb je voor ogen?

 

Heb je deze zaken op een rijtje dan vind je nu vast ook de juiste plek in het Spoorboekje om te beginnen. En schroom niet om vragen te stellen. Contacteer de digitaal-erfgoed-coach of museumconsulent in jouw provincie. En vraag ook eens naar de ervaringen van collega-instellingen in de buurt. Dat is meteen een goed begin voor een digitaal netwerk.

Succes!

Houdbaar

Aan de basis van digitaal erfgoed ligt het digitaliseren en duurzaam bewaren van je digitale objecten. Met andere woorden het Houdbaar maken van je collectie.

Wat moet je hiervoor doen?

Een collectieregistratiesysteem opzetten waarin objecten worden geregistreerd en gedocumenteerd en acties ondernemen voor het bewaren van digitale informatie.

Wat heb je daarvoor nodig?

  • Doelen voor collectieregistratie en digitalisering.
  • Collectieregistratiesysteem (CRS).
  • Kennis over informatiebeheer, basisregistratie en het nummeren van objecten.
  • Ervaringen van andere erfgoedinstellingen.
  • Kennis over digitale duurzaamheid.

Nummeren van objecten

Om een collectie toegankelijk en vindbaar te maken is het belangrijk om objecten van een uniek nummer te voorzien. Deze nummers worden gekoppeld aan de digitale beschrijving van het object in het collectieregistratiesysteem. Vergeet daarbij ook niet de standplaats, de fysieke locatie van het object, op te nemen in de registratie. Lees hier de factsheet  over het nummeren van objecten en bekijk het filmpje.

Fotograferen of scannen

Een gefotografeerd of gescand object helpt bij de identificatie van het object en maakt de collectie aantrekkelijker en toegankelijker voor (online) gebruik. Waar moet je op letten? Op Tracks vind je een stappenplan voor het digitaliseren van collecties. Daarnaast zijn er voor elk type object diverse richtlijnen beschikbaar:

Voor het digitaliseren van audiovisueel materiaal heb je specifieke kennis nodig om goede keuzes te maken. Er bestaan verschillende standaarden en formaten, en ook is er een breed aanbod aan apparatuur. Lees bijvoorbeeld eerst de handreiking voor AV digitalisering bij kleine musea.

Er is een landelijk netwerk van experts op het gebied van audiovisueel erfgoed (AVA) dat je om advies zou kunnen vragen: AVA_netwerk. In de kennisbank van het AVA_netwerk vind je de laatste stand van zaken als het gaat om audiovisueel materiaal. 

Bewaren van digitale objecten

Neem je, naast fysieke objecten, ook digitale objecten op in je collectie? Bijvoorbeeld een schenking waar de fotocollectie op verschillende CD’s staat? Of verwacht je digitale objecten in de toekomst te verzamelen? Dan bewaar je niet alleen de informatie gegevens over die objecten digitaal maar ook de digitale objecten of bestanden zelf.

Bestandsformaten, software en hardware verouderen en zorgen er soms voor dat bestanden fouten vertonen, niet meer te lezen of zelfs niet meer te openen zijn.

Om je bestanden ook voor de langere termijn te bewaren, zijn er actief maatregelen te treffen. Zo zorg je er voor dat de de levensduur van informatieobjecten zo lang mogelijk wordt uitgerekt:

 

Wil je praktisch aan de slag met het duurzaam bewaren van je digitale informatieobjecten? Vul dan het Scoremodel in. Zo weet je waar je staat en waar je nog aan kunt werken.

TIP: Bestandsformaten, software en hardware verouderen en maken soms dat bestanden niet meer te openen of te lezen zijn of fouten vertonen. Wie kan bijvoorbeeld nog de informatie uitlezen van een floppydisk? Je leest meer over de bedreiging van erfgoed op deze dragers in het onderzoek: Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers. 

TIP

Duurzaamheidsbeleid

Het digitaal object + de informatie over dit bestand noemen we het informatieobject. Uiteindelijk gaat het om het duurzaam bewaren van het informatieobject.

Het kan zijn dat je informatie verliest of al hebt verloren. Bijvoorbeeld omdat je een CD-ROM niet meer kunt openen op je computer. Naast je informatiebeleid is het dus ook aan te bevelen na te denken over duurzaamheidsbeleid. 

Daarbij zijn er verschillende strategieën beschikbaar om duurzaam te bewaren, elk met zijn voor- en nadelen. De video’s hierboven van het Nationaal Archief laten zien welke strategieën er nodig zijn om digitale bestanden langdurig te kunnen bewaren en waarom. Ook musea kennen trouwens de uitdaging van het bewaren van digitale kunstwerken. Bekijk het filmpje Digital Art: Who Cares? maar eens. 

Een goede introductie over alle haken en ogen rondom digitale duurzaamheid is het artikel van Barbara Sierman:  De legpuzzel van digitale duurzaamheid. Het OAIS model waar ze over schrijft wordt nader verklaard in de video hieronder.

TIP: Heb je op dit moment vooral praktische vragen over het bewaren van informatieobjecten? Kijk eens verder rond op het platform TRACKS voor onderwerpen als de juiste bestandsformaten, het checken van de integriteit van je bestanden, omgaan met diverse digitale dragers en het in kaart brengen van de risico’s voor je informatieobjecten. Voor het herkennen en duurzaam bewaren van audiovisuele dragers zoals cassettebandjes of filmrol kun je terecht op het platform Ken je drager.

Als je de kosten in kaart wilt brengen om informatieobjecten duurzaam te bewaren kun je gebruik maken van het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid.

Aan de hand van de uitkomsten kun je met behulp van Tracks je eigen stappenplan ontwikkelen. Pak de aandachtsgebieden stap voor stap aan.

Binnenkort verschijnt ‘Leren Preserveren voor kleine erfgoedinstellingen’, met praktische voorbeelden van erfgoedinstellingen die hun digitale bestanden op de lange termijn goed willen bewaren.

 

TIP: Lees op de website van TRACKS meer over het duurzaam archiveren van email  en van websites  of bekijk de video van NDE: Webarchivering – Samen kunnen we meer.

Wil je alles weten over digitale duurzaamheid of heb je hulp nodig bij het nemen van maatregelen?

Volg dan de uitgebreide cursus Leren Preserveren over dit onderwerp. Hij is online https://lerenpreserveren.nl/ zelfstandig te volgen of als cursus met bijeenkomsten. De cursus geeft de laatste stand van zaken over digitale duurzaamheid in meerdere modules en de maatregelen die je kunt nemen.

Regel Auteurs- & privacyrechten

TIP

Op sommige collecties kunnen nog auteursrechten rusten. Het is belangrijk om dit zorgvuldig na te gaan. Om claims van rechthebbenden te voorkomen regel je daarom schriftelijk met de auteursrechthebbende(n) of en onder welke voorwaarden je het materiaal mag gebruiken en publiceren. De BASIS voor auteursrechtenbeheer helpt je hierbij. Liever een snelcursus? Bekijk dan het filmpje en de tips op de website van DEN.

Binnen Europa geldt de privacywet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG heeft consequenties voor het openbaar maken van collecties. Vaak zijn er persoonsgegevens opgenomen in collecties. Denk aan personen die op een foto staan, gegevens over schenkers of persoonsgegevens in archieven. Wat mag wel en wat niet? Welke stappen moet je als organisatie zetten? Bezoek de webiste van Erfgoedhuis Zuid-Holland voor meer informatie over de AVG.

Collectieregistratiesysteem

In een collectieregistratiesysteem leg je informatie over de objecten uit je collectie digitaal vast. Een goed collectieregistratiesysteem, dat past bij de collectie en de wensen van de organisatie, is een basisvoorwaarde voor de collectieregistratie en digitalisering.

Hoe kies je een collectieregistratiesysteem?

Aan welke eisen moet zo’n systeem voldoen? Dat hangt mede af van de wensen van je organisatie op het gebied van collectieregistratie en digitalisering van de collecties. Wat zijn je doelen? Heb je deze nog niet geformuleerd ga dan naar de pagina informatiebeleid.

Belangrijk bij de keuze van een CRS:
  • type objecten in je collectie: beeldmateriaal, museale objecten, archiefdocumenten, documentatie, audio en video, etc.
  • beschikbare budget
  • mate van ondersteuning door de leverancier
  • technische mogelijkheden van het systeem: ondersteunt het systeem bijv. verschillende bestandsformaten?
  • toekomstbestendigheid van het systeem
  • publiek toegang (bijv. hoe werkt de koppeling van het registratiesysteem naar je eigen website)
  • ervaringen van andere erfgoedinstellingen
  • mate waarin het systeem aansluit bij de principes van het Netwerk Digitaal Erfgoed en de Nationale Strategie.

 

Laat je in ieder geval goed informeren door verschillende  leveranciers, maar raadpleeg ook collega-instellingen die ervaring hebben met dit specifieke CRS. Een goede voorbereiding op een gesprek met een leverancier is de Keuzehulp collectieregistratiesysteem van NDE.

TIP: Gebruik het overzicht en de update van bekende collectieregistratiesystemen in Nederland.

Registreer de collectie

Om een collectie toegankelijk te maken, is registratie op basisniveau de minimumeis. Let op: elk type object heeft zijn richtlijnen voor het beschrijven en toegankelijk maken:

 
Museale objecten

Voor het registreren van museale objecten leg je onder andere vast: instellingsnaam, inventarisnummer, objectnaam, titel, verwervingsmethode, herkomst en standplaats. In totaal kent de basisregistratie 20 velden. 

Precies weten hoe je een object beschrijft in het collectieregistratiesysteem? Gebruik dan het Invulboek Objecten van Cest.

Let wel, meer is in dit geval ook beter. Registreer of koppel zoveel mogelijk informatie over de objecten die voorhanden is. Deze informatie kun je later gebruiken voor tentoonstellingen , bij bruiklenen, voor het beter vindbaar maken van je collectie etc.

Om het registratieproces in goede banen te leiden binnen je organisatie zijn procedures onontbeerlijk. SPECTRUM is hiervoor de uitgelezen standaard. Op de website kun je de verschillende procedures eenvoudig downloaden.

TIP

Resultaat van digitalisering

Als het goed is, heb je nu een keuze gemaakt voor een collectieregistratiesysteem en ben je al goed op weg of klaar met het nummeren, fotografen en beschrijven van je objecten. Zo maak je de collectie in de basis toegankelijk voor de eigen organisatie en uiteindelijk voor het publiek. Je hebt nagedacht over of al praktische maatregelen genomen voor het goed duurzaam bewaren van digitale documenten.

Hoe ga je verder?

Evalueer de behaalde resultaten met je collega’s. Zijn de registratie- en  digitaliseringsdoelen behaald? Zo nee, kijk wat je nog nodig hebt om ze te bereiken. Heb je daarbij hulp nodig?

Je kunt voor advies of scholing terecht bij een adviseur of digitaal-erfgoed-coach van een provinciaal erfgoedhuis of natuurlijk je eigen museumconsulent.

Bekijk voor financiële ondersteuning de subsidiewijzer van DEN. 

Zijn je doelen behaald? Gefeliciteerd!

Door naar de volgende bestemming.

Bruikbaar

Om een collectie online te delen en vindbaar te maken  is het noodzakelijk om de collectie Bruikbaar te maken. Op deze manier is de collectie te koppelen aan andere collecties en biedt je gebruiker de mogelijkheid om andere toepassingen te ontwikkelen.

Wat je hiervoor moet doen?

Je collectieregistratie opschonen, verrijken met gestandaardiseerde termen en voorzien van duurzame identifiers. Als dit is gebeurd kun je datasets online gaan  publiceren of beter nog als Linked Open Data beschikbaar stellen.

Opschonen van je data

Om een collectie toegankelijk te maken moet deze minimaal op basisniveau worden geregistreerd en liever nog met zoveel mogelijk beschikbare metadata. Na een tijdje kan er echter een mate van vervuiling van gegevens optreden.

Gegevens kunnen verouderd raken, dubbel genoteerd zijn, in verkeerde velden opgenomen met spelfouten e.d. Dan is het belangrijk om op te schonen in je systeem.

Wil je een analyse maken van de fouten en gaat het om een grote hoeveelheid data? Dan kun je gebruik maken van OpenRefine. Oefenen met deze tool kan online met de cursus van Erfgoedhuis Zuid-Holland.

TIP: Meer achtergrondinformatie over opschonen vind je in deze OpenRefine handout.

Gebruik gestandaardiseerde termen

Voor een goede inhoudelijke ontsluiting van je collectie is het consequente gebruik van termen of trefwoorden essentieel. Die termen verzin je liever niet zelf. Maak zoveel mogelijk gebruik van termen uit een geautoriseerde, externe terminologiebron.

Een bekend voorbeeld van zo’n bron is de Art & Architecture Thesaurus (AAT). Als je termen toevoegt aan de collecties worden deze straks online beter vindbaar.

Bijvoorbeeld: je hebt een bloemenvaas in de collectie en kent bijvoorbeeld de term ‘vazen’ toe, een term uit de AAT.

Je hoeft je niet te beperken bij het toekennen van termen. Denk ook eens aan het toevoegen van bijv. geografische termen of termen van tijdperken. Er zijn verschillende terminologiebronnen (trefwoordensystemen, thesauri en classificatiesystemen) die je hiervoor kunt gebruiken.

De keuze voor een terminologiebron is afhankelijk van het soort collectie dat je in huis hebt. In de Erfgoedkit vind je een overzicht van bronnen die veel toegepast worden in de erfgoedsector

Het Termennetwerk is een nieuwe dienst die het je makkelijk maakt om termen in meerdere  terminologiebronnen tegelijk te doorzoeken binnen je collectieregistratiesysteem. Is het Termennetwerk nog niet aan je systeem gekoppeld dan kun je op de website van het NDE in de diverse terminologiebronnen zoeken.

In plaats van het registreren van de term zelf kun je ook het unieke (web)adres van de term registreren. Dus in plaats van ‘bloemenvaas’ registreer je http://vocab.getty.edu/aat/300311561 .  Je verwijst daarmee direct naar de bron. Op deze manier gebruik je URI’s in je collectieregistratiesyteem!

Gebruik URI’s

URI’s (Uniform Resource Identifiers) zijn unieke verwijzingen naar digitale objecten. Een webadres (URL) is het bekendste type URI. Je kunt met een URI verwijzen naar een afbeelding, tekst, filmpje maar ook naar een term in een terminologiebron op internet. Zo staat de URI https://rkd.nl/nl/explore/artists/66219 voor de schilder Rembrandt.

Je kunt zelf URI’s aan erfgoedobjecten toekennen in het collectieregistratiesysteem – zoals hierboven beschreven- door bestaande URI’s te gebruiken, bijvoorbeeld uit een terminologiebron.

Zo verrijk je eenvoudig de collectie en kun je objecten later delen met en/of koppelen aan andere online bronnen. Zo wordt een object uit jouw collectie dus ook beter vindbaar. 

Niet ieder collectieregistratiesysteem heeft de functionaliteit voor het invoeren van URI’s. Vraag er dus naar bij je leverancier. Is die functionaliteit er nog niet: voeg dan zelf velden toe, als dat technisch kan, of gebruik hiervoor bestaande velden.

TIP

Waarom zou je URI’s gebruiken in plaats van alleen de term?

Onderstaand voorbeeld illustreert het voordeel van het gebruik van een URI.

In het Zuiderzeemuseum bevindt zich een wildschieter (smal jagersbootje). Die term heeft een beschrijving en synoniemen in de Cultuurhistorische Thesaurus (CHT) en heeft als URI https://data.cultureelerfgoed.nl/term/id/cht/581cee4b-9ee1-476e-b8e7-15e4f43ded44

Een museum in Friesland heeft ook een wildschieter. Maar in Friesland noemen zij dit een wyldsjitter, en hebben deze term ook als zodanig in hun collectieregistratiesysteem opgenomen. Op het moment dat deze instelling de bovengenoemde URI naar wildschieter bij hun term wyldsjitter toevoegt, is deze online terug te vinden onder de noemer wildschieter. Als op een gezamenlijk online platform wildschieter wordt gezocht zal zowel het object uit het Zuiderzeemuseum als het object uit het Friese museum worden getoond.

TIP: Lees voor deze stap vooral de handleiding Verbind je termen

Gebruik duurzame identifiers

Het is natuurlijk belangrijk dat een gebruikte URI niet na enkele jaren ineens verdwenen is van het web. Of stel dat je collecties verhuizen naar een ander webadres, en de objecten onvindbaar zijn, omdat de links niet meer werken (‘linkrot’).

Daarom is het van belang om duurzame identifiers te gebruiken. Dat zijn URI’s waarvan de organisatie garandeert dat ze blijven bestaan. Een goed voorbeeld van een duurzame indetifier om te gebruiken is de Persistent Identifier of PID. 

Een PID is een unieke code die je registreert bij een onafhankelijke partij. De PID wijzer helpt je hierbij. Deze PID koppel je aan een digitaal object in je collectieregistratiesysteem. De PID werkt als een soort barcode die verwijst naar het webadres van jouw object. De PID blijft altijd hetzelfde. Maar je kunt nu de webadressen van objecten veranderen, zonder dat de verwijzingen van anderen naar deze objecten stuk gaan.

Als het goed is kun je in de nieuwste versies van een collectieregistratiesysteem PID’s in een speciaal veld invoeren. Is dat nog niet het geval? Vraag erom bij je leverancier. In de tussentijd kun je ervoor kiezen om zelf velden toe te voegen als dat technisch kan of bestaande velden hiervoor te gebruiken.

TIP: Lees op de website van NDE meer over het gebruik van PID’s. Of bekijk het onderstaande filmpje.

Ben je al helemaal thuis in de PID’s en heb je ze goed onder de knie? Dan kun je er ook voor kiezen om zelf duurzame identifiers te maken en te onderhouden. Dit doe je door een duurzaam domein in te richten. Hiermee ben je niet meer gebonden aan de partij die je PID’s beheert. De Koninklijke Bibliotheek heeft op GitHub omschreven hoe zij dit aanpakken.

Publiceer rechten

Als je erfgoedinformatie online (als open data) wil gaan publiceren, is het van belang om de auteursrechten van die data uit te zoeken, te regelen en vast te leggen zoals in het hoofdstuk Houdbaar al ter sprake kwam.

Als je deze samen met het object publiceert onder een licentie of rechtenverklaring. Dan is het voor gebruikers helder wat ze mogen doen met jouw data. Doe dit ook als de auteursrechten onduidelijk zijn. Voor deelname aan de meeste platforms waar je je collectie kunt presenteren is het zelfs een vereiste om een zo vrij mogelijke licentie te kiezen. 

Bepaal dus van te voren in je beleid hoe vrij je je data kan, wil en mag publiceren. Dat kan per deelcollectie of zelfs per object verschillen. Het handigste is de rechten bij elk object apart vast te leggen. De Open Data Reader van Kennisland biedt de nodige handvaten bij het ontwikkelen van dit beleid. 

Je kunt op de website van Rights Statements verschillende rechtenverklaringen vinden.

Als het gaat om door de organisatie zelfgemaakte content kun je ook kiezen voor het gebruik van Creative Commons. Denk aan zelfgemaakte stadsfoto’s of beschrijvingen van objecten.

Content of data waar geen auteursrecht (meer) op rust, geef je vrij onder een Public Domain Mark of een CC0 verklaring.

TIP: Goede voorbeelden van projecten die met diverse licenties werken vind je in hoofdstuk 7 van het rapport Aanbevelingen over open date in de cultuur-sector door de Taaluniecommissie.

Publiceer datasets

Nu je collectie is opgeschoond en voorzien van URI’s kun je de datasets gaan publiceren. Je kan je data eenvoudig op je eigen website plaatsen door een link te maken naar je dataset. De dataset kan in verschillende formaten aangeboden worden: Excel, XML, PDF, CSV etc. 

Kies zoveel mogelijk voor een formaat dat door anderen kan worden hergebruikt: een tabel kan door een gebruiker makkelijker verwerkt worden in CSV-formaat dan in PDF-formaat. Als je geen keuze hebt, is PDF nog altijd beter dan geen data publiceren. 

Het is prettig voor gebruikers om te weten wat ze met de data kunnen en mogen doen. Dus bedenk voor je data gaat publiceren welke informatie gebruikers echt nodig hebben. Zet bijvoorbeeld meerdere op maat gemaakte datasets online, gericht op een specifieke gebruikersbehoefte, in plaats van een groot bestand voor iedereen.

Wat nog veel beter is, is om je collectie als Linked Open Data te publiceren. Op deze manier kan jouw data aan de data van anderen verbonden worden. Denk bijvoorbeeld aan Van Gogh Worldwide. Meer voorbeelden vind je in het hoofdstuk Zichtbaar

Linked Open Data

Bovenstaande video van Het Kadaster is een goede introductie over Linked Data, evenals de online cursus van Erfgoed Leiden e.o.: Data voor Dummies

Wat de kracht is van Linked Data wordt goed verbeeld in deze video met een voorbeeld van de Cultuur-Historische Vereniging Oud Lisse. De datastory van Oud Lisse laat zien dat gegevens echt gelinkt zijn. Je ziet hier de meerwaarde van gelinkte data.

Dataset in RDF formaat

Om je dataset geschikt te maken voor Linked Open Data dien je deze in RDF formaat te publiceren. Daarvoor leg je de informatie over een erfgoedobject vast in een triple. Een triple bestaat uit een subject, predicaat en object. Het beschrijven van subject en object door middel van een predicaat wordt Resource Description Framework triple of RDF triple genoemd. Lees hier meer over op de website van Erfgoed Leiden e.o.

Bijvoorbeeld: je hebt een koffiekopje van de beroemde aardewerkfabriek Wedgwood. Dat kun je vatten in deze triple Wedgwood (=het subject) heeft geproduceerd (=het predicaat) de koffiekop (= het object).

Hier komt een plaatje uit het oorspronkelijke spoorboekje Voorbeeld invoegen:

Subject: Wedgwood https://rkd.nl/nl/explore/artists/374198   

Predicaat: maker van

Dublin Core: creator

https://dublincore.org/specifications/dublin-core/dcmi-terms/#creator

Object: koffiekop

https://hart.amsterdam/collectie/object/amcollect/99563

 

De RDF triples maken (links tussen) informatie leesbaar en begrijpelijk voor computers. Als je op je website dit koffiekopje hebt staan en je wilt weten wat voor aardewerk Wedgwood nog meer heeft geproduceerd, zouden we met behulp van RDF’s op Wedgwood kunnen klikken of zoeken en komen we ook de werken tegen die zich elders in de wereld bevinden.

TIP: Lees op de website van NDE meer over linked open Data en RDF triples. 

Steeds meer softwareleveranciers bieden de mogelijkheid om je data in RDF formaat te publiceren. De PID’s en URI’s die je in je registratie hebt gebruikt worden op deze manier manier meteen gepubliceerd.

Is deze functie nog niet voorhanden dan kun je LD-Wizard van het NDE gebruiken of het al eerder genoemde Open RefineBekijk ook eens hoe het Amsterdam Museum dit heeft gedaan.

Biedt ook dataservices aan

Nu je datasets zijn gepubliceerd willen gebruikers, zoals webontwikkelaars, misschien niet elke keer alle data opnieuw downloaden en verwerken, maar alleen de recente gewijzigde data of data uit een specifieke periode. 

Daarvoor kun je een API (Application Programming Interface) aanbieden, bijvoorbeeld op basis van het OAI-PMH protocolDaarmee schrijf jij voor elke mogelijkheden er zijn om met de data om te gaan. Zie het eerdergenoemde voorbeeld van Amsterdam Museum. 

 Een SPARQL endpoint geeft de volledige rijkdom aan mogelijkheden met de data. Een gebruiker kan dan een zoekvraag stellen, vergelijkbaar met de database query-taal SQL. 

TIP: Je kunt meer lezen over API’s en SPARQL op het Platform Linked Data Nederland of volg de NDE SPARQL tutorial voor beginners.

Veel meer informatie over Linked Open Data, API’s en SPARQL’s vind je in de Erfgoedkit. Maar vraag ook zeker naar de mogelijkheden die je softwareleverancier te bieden heeft of raadpleeg de digitaal-erfgoed-coach in jouw provincie.

Zichtbaar

Er zijn veel verschillende manieren om publiek te bereiken met digitaal erfgoed. Dat gaat vaak wat verder dan het ontsluiten van je collectie op de eigen website. 

In de Coronacrisis van 2020/2021 werd fysiek cultuurbezoek zeldzaam. Zo werd online in contact komen met het publiek nog belangrijker. Veel erfgoedinstellingen gingen versneld experimenteren met online
tentoonstellingen, digitaal lesmateriaal of het gebruik van social media. In dit proces zijn we nog lang niet uitgeleerd. We nemen je graag mee in deze zoektocht naar contact en inspiratie!

Wat voor jou een goede manier is om je collectie zichtbaar en relevant te maken, hangt af van de online strategie van je instelling (link) en wat je weet over jouw gebruikers (link). Dat gaat je helpen bij het maken van keuzes.

In het Spoorboekje maken we onderscheid tussen drie manieren om je digitaal erfgoed zichtbaar te maken:

Ontsluiten van je collectie

Het uitgangspunt bij het ontsluiten van de collectie is dat de informatie rechtstreeks uit het collectie informatiesysteem beschikbaar wordt gemaakt. Dat kan via bijvoorbeeld de eigen website of via een platform.

Presenteren op je eigen website 

Veel erfgoedinstellingen tonen hun collectie op een eigen collectiewebsite. Welke functionaliteiten je daarvoor nodig hebt, is afhankelijk van verschillende factoren.

Kies je voor alleen de weergave van het collectieregistratiesysteem? Sommige collectieregistratiesystemen bieden ook de functie van het online plaatsen van collecties. Neem hiervoor contact op met je leverancier.

Wil je ook gebruikerswensen van de verschillende doelgroepen (uit je online strategie) mee in je keuzes? Kies welke collecties of gegevens je uiteindelijk wilt en kunt publiceren. Houdt hierbij ook rekening met je doelgroep: richt je je bijvoorbeeld op een leerling van groep 8 of op een volwassen onderzoeker?

Soms moet je gegevens uit het collectieregistratiesysteem opnieuw beschrijven om ze geschikt te maken voor online publicatie. Soms is het taalgebruik in collectiebeschrijvingen enorm verouderd, dat kan gebruikers onaangenaam treffen. De publicatie Words Matter van het Museum van Wereldculturen biedt handvatten voor het schrijven van diverse en inclusieve teksten.

Delen van (ruwe) data

Door het publiceren van je collectie als ruwe data geef je onderzoekers en ontwikkelaars de mogelijkheid om je collectie op nieuwe manieren te gebruiken, verrijken en naar eigen inzicht in te zetten. Je wordt hiermee onderdeel van een groter geheel en kunt nieuwe verbindingen aangaan – zonder die data was je dat niet gelukt. In het onderdeel Bruikbaar wordt ingegaan op de technische aspecten van Linked Open Data.

Kijk verder eens op deze websites voor inspiratie en de mogelijkheden die Linked Open Data bieden.

Aansluiten bij een platform

Door je aan te sluiten bij een platform kun je een nieuw en groter publiek bereiken. Jouw erfgoed informatie wordt dan gelinkt aan andere bronnen of collecties. Gebruikers kunnen alle data uit verschillende online databases of websites in één overzicht vinden. Of met één vraag doorzoeken.

Er zijn verschillende categorieën platforms: ze zijn doorgaans gericht op een bepaald thema, een bepaalde doelgroep of een bepaald gebied.

Afhankelijk van wat je wilt bereiken en wat voor soort data je wilt delen, kun je kiezen waar je jouw collectie zichtbaar wilt maken. Vraag gerust andere deelnemende erfgoedinstellingen naar hun ervaringen met het platform.

Laat je bij ieder platform goed informeren over:

  •  de voorwaarden om aan te sluiten
  •  het bereik en (her)gebruik van erfgoedinformatie
  • hoe drempelvrij je de data moet aanleveren
  • hoe de ondersteuning is geregeld


Sommige platforms bieden je de mogelijkheid om op een laagdrempelige manier je eigen collectie te beheren. Zoals bijvoorbeeld Brabant Cloud van Erfgoed Brabant of MijnStadMijnDorp van Historisch Centrum Overijssel. 

Tip: Neem contact op met je digitaal-erfgoed-coach of museumconsulent als je je aan wilt sluiten bij een provinciale portal.

(Inter)nationale platforms

Digitale Collectie
De Digitale Collectie is de overkoepelende aggregator van Nederland. Je kunt hier terecht voor aansluiting bij verschillende landelijke
en internationale aggregators, zoals Collectie Nederland en Europeana.

Europeana
Een website waarop gedigitaliseerde en ‘born-digital’ collecties van Europese culturele en wetenschappelijke instellingen te vinden zijn. Op dit moment bevat Europeana meer dan 30 miljoen objecten. Erfgoedinstellingen kunnen aansluiten via de nationale aggregator Digitale Collectie. 

Wikimedia Commons
Wikimedia is een community met meerdere platforms onder zich zoals Wikimedia Commons, Wikidata en natuurlijk Wikipedia. Voor meer informatie over het deelnemen aan deze en andere communities verwijzen we naar het onderdeel deel je collecties

Thematische portals

Netwerk Oorlogsbronnen
Portal met erfgoedinformatie over de Tweede Wereldoorlog als verbindende factor. Het heeft tot doel eindgebruikers wegwijs te maken in de fysiek verspreide bronnen. 

Modemuze
Platform van mode en kostuumliefhebbers dat online collecties en verhalen met elkaar verbindt voor een breed publiek. 

Maritiem Digitaal
Maritiem Digitaal is een van de vroegste online portals voor digitaal erfgoed in Nederland. Daarin werken 20 maritieme musea samen om hun collecties te ontsluiten.

Onderwijs platforms

Er zijn ook platforms om lesmateriaal op aan te bieden én om lesmateriaal te maken. Sommige platforms zijn speciaal gemaakt voor culturele instellingen die lesmateriaal voor het onderwijs aanbieden. Een overzicht van deze platforms vind je op de website van DEN.

Dienstverlening

Ook in de digitale omgeving is een goede dienstverlening van groot belang. Als gebruikers beeldmateriaal in hoge resolutie kunnen aanvragen, zorg dan dat dit goed is ingericht. Zeker voor professioneel gebruik is snelheid en een heldere afhandeling erg belangrijk. Wees helder over tarieven en levertijd. En: biedt dit alleen aan als je er capaciteit voor hebt, anders moet je het niet doen! Upstream.nl biedt 6 tips voor digitaal klantcontact.

Onder commerciële en professionele gebruikers is er bereidheid om te betalen voor efficiënte dienstverlening (scanning on demand), speciale toegang tot de online collectie en gebruiksrechten (bij auteursrechtelijk beschermd materiaal).

Overleg met je software leverancier wat de mogelijkheden zijn om een webshop functie in te richten voor het downloaden en aanvragen van afbeeldingen.

Kijk eens naar het Centrum voor familiegeschiedenis (CBG). Dat heeft de digitale dienstverlening op een duidelijke en overzichtelijke manier ingericht. Ben je op zoek naar een goed voorbeeld hoe je de betalings- en leveringsvoorwaarden in kunt richten, kijk dan naar Spaarnestad photo.

Collectie online verrijken

Er zijn veel meer manieren om publiek te bereiken en meerwaarde te creëren met digitaal erfgoed. Door de Coronacrisis van 2020/2021 werd fysiek cultuurbezoek zeldzaam. Zo werd online in contact komen met het publiek nog belangrijker. Veel erfgoedinstellingen gingen versneld experimenteren met online tentoonstellingen, digitaal lesmateriaal, interactie met communities of het gebruik van social media. Nieuwe digitale toepassingen helpen om dit op een aantrekkelijke en betekenisvolle manier te doen. 

Ontwikkel een online presentatie

Als je aan de slag gaat met het maken van een online presentatie, is het belangrijk om verder te kijken dan alleen je de vertrouwde verhalen die je met je eigen collectie vertelde. DEN heeft een dossier ontwikkeld met goede tips voor het vertellen van virtuele verhalen. 

  1. Denk na over je instelling: waar sta je voor en wat maakt je als instelling uniek?
  2. Wie is je publiek en wat vinden zij belangrijk?
  3. Wat wil je met je verhalen teweegbrengen?


Zorg dat je bij een online presentatie net zoveel aandacht besteedt aan de inhoud, techniek en vormgeving als bij een fysieke presentatie. Stel een divers team samen waarmee je eraan werkt. 

Er zijn verschillende digitale oplossingen voor het maken van digitale tentoonstellingen: van eenvoudige presentaties tot interactieve tentoonstellingen met 3D techniek. Op de website van FARO staan verschillende van deze variaties beschreven. 

Er zijn vele soorten software (betaald en onbetaald) beschikbaar voor het maken van online tentoonstellingen of audiotours. Vraag naar ervaringen bij andere erfgoedinstellingen. En kijk wat je zelf mooi en passend vindt bij je collectie of instelling. 

Laat je inspireren op de onderstaande websites met voorbeelden van online initiatieven uit binnen en buitenland. 

Online lesmateriaal 

Algemeen stappenplan

Wil je je verder verdiepen in het onderwijs? Volg dan het onderstaande stappenplan. De details zijn te vinden op de website van DEN

Verken samenwerking in jouw regio: overal in Nederland zijn provinciale en regionale organisaties die helpen bij het verbinden van onderwijs- en erfgoedinstellingen voor het maken van educatief materiaal.

Verken de behoefte van het onderwijs: verdiep je in hoe jouw lesmateriaal het beste aansluit bij het curriculum en de behoeftes en gedrag van scholen.

Maak en publiceer digitaal lesmateriaal: er zijn verschillende platformen, technologieën en handvatten. Ze bieden een structuur die de kwaliteit, vindbaarheid en bruikbaarheid van het lesmateriaal vergroot.

Maak lesmateriaal vindbaar voor de doelgroep: zorg ervoor dat jouw kennis, collecties en lesmateriaal goed gevonden kan worden door leraren en leerlingen.

Er zijn verschillende platformen, technologieën en handvatten die je kunt gebruiken als je lesmateriaal wilt maken en delen. Deze hulpmiddelen bieden een structuur die de kwaliteit, vindbaarheid en bruikbaarheid van het lesmateriaal vergroot. Veel tools zijn gratis te gebruiken.

Met technologie, zoals virtual reality, kun je de beleving van erfgoed nog krachtiger maken. De ontwikkeling van technologie zorgt ervoor dat er steeds meer mogelijk is, maar wanneer je zelf iets laat maken kost dat vrijwel altijd veel expertise, tijd en geld. Onderzoek eerst welk middel je écht nodig hebt om je doel te bereiken.

Je kunt ook zelf digitale gastlessen en virtuele rondleidingen geven. Maak hiervoor zoveel mogelijk gebruik van platforms die scholen zelf al gebruiken, zoals Google Classroom of Microsoft Teams.

Of je nu een digiles, een video of een virtuele tour ontwikkelt, het is belangrijk om aan te sluiten bij wat leerlingen aanspreekt en prikkelt. Gebruik hierbij de volgende richtlijnen:

  • Creeër interactieve werkvormen.
  • Maak lesmateriaal persoonlijk.
  • Spreek aan met lokaal materiaal.
  • Maak verbinding met de actualiteit.
  • Zorg voor verrassingen.
  • Creëer afwisseling.
  • Communiceer helder, kort en krachtig.
  • Gebruik overzichtelijke vormgeving.

 

Wil je aan de slag? Gebruik dan deze tips en handvatten voor het maken van lesmateriaal:

Delen met Community

Wikipedia is een van de grootste en meest bekende websites ter wereld. Het wordt gemaakt door en community van vrijwilligers, met eigen gebruiken en regels. Door zichtbaar te zijn op Wikipedia kan je met je collectie een groot (internationaal) publiek bereiken.

Aansluiten bij Wikimedia kan op verschillende platforms binnen de community. Het hangt er vanaf wat je wilt doen: beeldmateriaal doneren of juist artikelen schrijven? Een overzicht van wat een erfgoedinstelling kan doen, vind je in deze uitgebreide handleiding.

Als je overweegt om je collectie te delen met een van de platforms, neem dan contact op met Wikimedia Nederland. Deze vereniging ondersteunt zowel de Wiki-gemeenschap als erfgoed organisaties die hun kennis willen delen.  Zij willen graag helpen

Wikimedia Commons is een meertalige website die gebruikt wordt als centrale database van Wikimedia Projecten voor afbeeldingen, geluid, video en andere bestanden. Het internationale bereik is groot omdat het beeldmateriaal bij Wikipedia-artikelen kan worden gebruikt. Voorwaarde voor donatie is dat het materiaal een vrije licentie heeft, of zich in het publiek domein bevindt. Zie het hoofdstuk over gebruikerslicenties in het onderdeel Bruikbaar.

Wikidata is de vrije kennisbank van de Wikimedia-projecten. De database is ontworpen om zowel leesbaar te zijn voor mensen als voor machines, gebaseerd op het principe van Linked Open Data. Lees het blog erover van Beeld en Geluid.

In Wikidata is al veel informatie over erfgoedcollecties te vinden. Zie bijvoorbeeld het project Sum of All Paintings.

Tip: kijk eerst eens of je instelling voorkomt op Wikipedia en in Wikidata, en welk beeldmateriaal wordt gebruikt. Aanwezig zijn op deze platforms vergroot de zichtbaarheid van je instelling aanzienlijk. Misschien kan je zorgen dat deze informatie verbeterd wordt.

Foto en video delen

Andere bekende voorbeelden van platforms om collecties te delen zijn bijvoorbeeld Flickr, Vimeo en Youtube. Je kan deze diensten gebruiken om je beeldmateriaal onder te brengen om te gebruiken op de eigen website en op social media. Tegelijkertijd zorgen deze platforms ook voor een grotere zichtbaarheid van het materiaal. 

Marketing & Promotie

Wees je er bewust van dat alleen de collectie online brengen nog geen bezoekers naar je website trekt. Net als bij het openen van een fysieke tentoonstelling zul je marketing en promotie moeten inzetten om bezoekers te werven voor jouw mooie online presentatie.

Campagne Geheugen van Nederland

De online campagne Geheugen van Nederland is een landelijke online mediacampagne op Facebook en Instagram. Op de website geheugenvannederland.nl werkt een groeiend aantal erfgoedinstelling samen om hun erfgoed aan de hand van thema’s voor een breed publiek zichtbaar te maken.

Als erfgoedinstelling kun je je aansluiten bij de campagne van Geheugen van Nederland om je collectie landelijk zichtbaar te maken. Neem contact op met de campagnemanager om te achterhalen welke thema’s aan de orde zullen komen en bepaal welke collecties daarbij kunnen aansluiten.

Kijk voor een voorbeeld eens het filmpje van Arjanne Nijp van het Fries Scheepvaartmuseum.

 

In gesprek via social media

Social media zijn bij uitstek middelen om in gesprek te gaan met je publiek. Relatief laagdrempelig en altijd open. Inmiddels worden social media vaak ingezet om een dialoog op gang te brengen. Je kunt met een grote diverse groep mensen in gesprek. Zo verzamel je nieuwe verhalen en gezichtspunten bij je digitale collectie.

Met social media kunnen gebruikers een actieve bijdrage te leveren. Het Fries Museum heeft voor “Planeet Escher” social media gebruiken om zoveel mogelijk mensen te inspireren om zelf iets te maken.

Instagram, Facebook en Youtube bieden ook de mogelijkheid om live met je publiek in contact te komen en visa versa. In het artikel ‘Hoe onderzoek je online interactie met je publiek van DEN’ kom je veel te weten over de mogelijkheden en toepassingen van social media bij de verschillende instellingen.

Tip: Lees het artikel van cultuurmarkerting.nl voor ‘tips voor goed scorende social mediapost’.

Crowdsourcing is het inzetten van de kennis, kunde en creativiteit van het publiek. Vele Handen is een voorbeeld van een online platform dat een beroep doet op de crowd. Archieven en musea bieden bijvoorbeeld scans of foto’s aan waarbij het publiek helpt ze beter toegankelijk te maken.

Tip: Vraag andere instellingen naar hun ervaringen en neem contact op met Vele Handen hoe je dit het beste kunt aanpakken.

Digitale nieuwsbrief

Het versturen van een digitale nieuwsbrief is een eenvoudige manier om je bezoekers aan je te binden en regelmatig op de hoogte te houden van je tentoonstellingen, collectie of nieuws. Het is belangrijk om vooraf te bedenken met welk doel je de nieuwsbrief wilt verspreiden: wil je informatie geven, de relatie onderhouden of de lezers tot actie aanzetten?

Er zijn verschillende tools beschikbaar voor het versturen van digitale nieuwsbrieven, waarvan Mailchimp de meest gebruikte is.

Tip: Het moment van versturen moet je goed kiezen. Maandag tussen 15:00 – 18:00 doet het vaak goed. Lees meer over het beste moment om een mailing te versturen op de website van EMCultuur.

Zoekmachine optimalisatie en zoekmachine adverteren

De vindbaarheid van je website is erg belangrijk. Dit bepaalt in belangrijke mate het aantal bezoekers op je website, en dus een grotere kans op het aanschaffen van tickets voor een voorstelling, concert of tentoonstelling. Twee mogelijkheden om de vindbaarheid van je website te verhogen zijn zoekmachine optimalisatie (SEO) en zoekmachine adverteren (SEA).

Met zoekmachine optimalisatie (SEO) probeer je ervoor te zorgen dat je website in Google bovenaan in de zoekresultaten wordt weergeven. Dat doe je door relevante zoekwoorden op je website te gebruiken. Probeer in de teksten die je op je website hebt staan, zoveel mogelijk woorden te gebruiken waar mensen op zoeken. Dit kan bijvoorbeeld door in de titel van een tentoonstelling of voorstelling, ook de kunstenaar en naam van de tentoonstelling of gezelschap te vermelden. Google leest je website. Als je website niet volgens de standaard van Google is opgebouwd, dan ben je minder goed vindbaar.

Search Engine Advertising (SEA) heeft in tegenstelling tot SEO minder met de inhoud van je website te maken. Met SEA probeer je meer bezoekers te trekken door advertenties (Google Ads) te plaatsen in de zoekresultaten van zoekmachines.

Wil je aan de slag met zoekmachine marketing? Lees dan de het artikel ‘basislessen van SEO en SEA‘ op de website van Cultuurmarketing.