SPOORBOEKJE DIGITALISERING ERFGOEDCOLLECTIES

Welkom

Dit is het Spoorboekje voor digitalisering van erfgoedcollecties. Digitaal erfgoed heeft allerlei handige voordelen. Het is de ideale manier om je collectie duurzaam te bewaren en te beheren, om nieuwe doelgroepen te bereiken en ook dé manier om je collectie in samenhang met andere collecties te presenteren.

Het Spoorboekje helpt

Maar hoe doe je dit? Wat heb je nodig? En wat wil je uiteindelijk bereiken? Het Spoorboekje helpt je op weg en zet je op het juiste spoor. Zoek je meer gespecialiseerde informatie over een bepaald onderwerp? Kijk dan ook eens in de Erfgoedkit!

Collectie duurzaam opslaan en beheren

Allereerst is het zaak om je collectie duurzaam op te slaan en te beheren. Dit geldt zowel voor gedigitaliseerde objecten als voor bestanden die van oorsprong digitaal zijn (digital born), zoals e-mails, digitale foto’s of digitale kunstwerken. Een goed beheer en behoud van de collectie is de basis van een succesvolle collectiepresentatie. Dit onderwerp noemen we Houdbaar.

Collectie verbinden

Als je collectie goed en veilig is opgeslagen, is de volgende stap om ervoor te zorgen dat je collectie door computers herkend en gekoppeld kan worden aan andere collecties. Dit is het Bruikbaar maken van je collectie.

Zichtbaar maken

Tot slot wil je natuurlijk dat je collectie Zichtbaar wordt op het internet. Dit kan op allerlei manieren. Bijvoorbeeld via je eigen website of op een platform dat verschillende collecties bij elkaar brengt, maar natuurlijk ook als linked open data of op social media.

TIP

Wil je weten hoe jouw organisatie ervoor staat op het gebied van Houdbaar / Bruikbaar / Zichtbaar? Doe dan eens de Zelfscan van NDE

Start

Voor je begint is het goed om te bepalen welk doel je wilt bereiken met het presenteren van je collectie. Daarom is het belangrijk om eerst een aantal parameters vast te stellen:

  • Bepaal de status van je collectie
    (is deze al Houdbaar en Bruikbaar of moet je nog starten met digitaliseren?).
  • Maak een informatiebeleidsplan (als je dit nog niet hebt).
  • Maar bedenk vooral ook voor wie je het doet. Welke doelgroep heb je voor ogen?

Heb je deze zaken op een rijtje, dan vind je nu vast ook de juiste plek in het Spoorboekje om te beginnen. En schroom niet om vragen te stellen. Contacteer de digitaal-erfgoed-coach of museumconsulent in jouw provincie. En vraag ook eens naar de ervaringen van collega-instellingen in de buurt. Dat is meteen een goed begin voor een digitaal netwerk. Succes!

Houdbaar

Aan de basis van digitaal erfgoed ligt het digitaliseren en duurzaam bewaren van je digitale objecten. Met andere woorden: het Houdbaar maken van je collectie.

Wat moet je hiervoor doen?

Een collectieregistratiesysteem opzetten waarin objecten worden geregistreerd en gedocumenteerd en acties ondernemen voor het bewaren van digitale informatie.

Wat heb je daarvoor nodig?
  • Doelen voor collectieregistratie en digitalisering.
  • Collectieregistratiesysteem (CRS).
  • Kennis over informatiebeheer, basisregistratie en het nummeren van objecten.
  • Ervaringen van andere erfgoedinstellingen.
  • Kennis over digitale duurzaamheid.

Nummeren van objecten

Om een collectie toegankelijk en vindbaar te maken is het belangrijk om objecten van een uniek nummer te voorzien. Deze nummers worden gekoppeld aan de digitale beschrijving van het object in het collectieregistratiesysteem. Vergeet daarbij ook niet de standplaats, oftewel de fysieke locatie van het object, op te nemen in de registratie. Lees de factsheet over het nummeren van objecten en bekijk het filmpje.

Fotograferen of scannen

Een gefotografeerd of gescand object helpt bij de identificatie van het object en maakt de collectie aantrekkelijker en toegankelijker voor (online) gebruik. Waar moet je op letten? Op Tracks vind je een stappenplan voor het digitaliseren van collecties. Daarnaast zijn er voor elk type object diverse richtlijnen beschikbaar:

Voor het digitaliseren van audiovisueel materiaal heb je specifieke kennis nodig om goede keuzes te maken. Er bestaan verschillende standaarden en formaten, en ook is er een breed aanbod aan apparatuur. Lees bijvoorbeeld eerst de handreiking voor AV-digitalisering bij kleine musea.

Er is een landelijk netwerk van experts op het gebied van audiovisueel erfgoed (AVA) dat je om advies kan vragen: AVA_Net. In de kennisbank van het AVA_Net vind je de laatste stand van zaken als het gaat om audiovisueel materiaal. 

Fotograferen: Waar moet je rekening mee houden? En kan het ook met simpele middelen?

De factsheet Fotograferen van objecten en het filmpje Cursus Fotograferen van objecten  van Erfgoedhuis Zuid-Holland behandelen de basiselementen van fotograferen. Stap voor stap wordt uitgelegd wat je nodig hebt en hoe je de objecten vastlegt. 

TIP

 

Bestandsformaten, software en hardware verouderen en maken soms dat bestanden niet meer te openen of te lezen zijn of fouten vertonen. Wie kan bijvoorbeeld nog de informatie uitlezen van een floppydisk? Je leest meer over de bedreiging van erfgoed op deze dragers in het onderzoek: Bedreigd digitaal erfgoed op fysieke dragers. Of bekijk de video van het HomeComputerMuseum in Helmond. In het HomeComputerMuseum kun je oude floppy’s en dergelijke laten uitlezen.

Bewaren van digitale objecten

Neem je, naast fysieke objecten, ook digitale objecten op in je collectie? Bijvoorbeeld een schenking waar de fotocollectie op verschillende cd’s staat? Of verwacht je digitale objecten in de toekomst te verzamelen? Dan bewaar je niet alleen de informatiegegevens over die objecten digitaal, maar ook de digitale objecten of bestanden zelf.

Bestandsformaten, software en hardware verouderen en dit zorgt er soms voor dat bestanden fouten vertonen, niet meer te lezen of zelfs niet meer te openen zijn.

Om je bestanden ook voor de langere termijn te bewaren, zijn er actief maatregelen te treffen. Zo zorg je ervoor dat de levensduur van informatieobjecten zo lang mogelijk wordt uitgerekt:

Wil je praktisch aan de slag met het duurzaam bewaren van je digitale informatieobjecten? Vul dan het Scoremodel in. Zo weet je waar je staat en waar je nog aan kunt werken.

Duurzaamheidsbeleid

Het digitaal object + de informatie over dit bestand noemen we het informatieobject. Uiteindelijk gaat het om het duurzaam bewaren van het informatieobject.

Het kan zijn dat je informatie verliest of al hebt verloren. Bijvoorbeeld omdat je een cd-rom niet meer kunt openen op je computer. Naast je informatiebeleid is het dus ook aan te bevelen na te denken over duurzaamheidsbeleid. 

Daarbij zijn er verschillende strategieën beschikbaar om duurzaam te bewaren, elk met haar eigen voor- en nadelen. De video’s hierboven van het Nationaal Archief laten zien welke strategieën er nodig zijn om digitale bestanden langdurig te kunnen bewaren en waarom. Ook musea kennen trouwens de uitdaging van het bewaren van digitale kunstwerken. Bekijk het filmpje Digital Art: Who Cares? maar eens. 

Een goede introductie over alle haken en ogen rondom digitale duurzaamheid is het artikel van Barbara Sierman: De legpuzzel van digitale duurzaamheid. Het OAIS-model waar ze over schrijft wordt nader verklaard in de video hieronder.

TIP

 

Heb je op dit moment vooral praktische vragen over het bewaren van informatieobjecten? Kijk eens verder rond op het platform TRACKS voor onderwerpen als de juiste bestandsformaten, het checken van de integriteit van je bestanden, omgaan met diverse digitale dragers en het in kaart brengen van de risico’s voor je informatieobjecten. Voor het herkennen en duurzaam bewaren van audiovisuele dragers zoals cassettebandjes of filmrol kun je terecht op het platform Ken je drager.

Als je de kosten in kaart wilt brengen om informatieobjecten duurzaam te bewaren, kun je gebruikmaken van het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid.

Aan de hand van de uitkomsten kun je met behulp van TRACKS je eigen stappenplan ontwikkelen. Pak de aandachtsgebieden stap voor stap aan.

Lees op de website van TRACKS meer over het duurzaam archiveren van e-mail en van websites of bekijk de video van het NDE: Webarchivering – Samen kunnen we meer.

Wil je alles weten over digitale duurzaamheid of heb je hulp nodig bij het nemen van maatregelen?

Volg dan de uitgebreide cursus Leren Preserveren over dit onderwerp. Hij is online zelfstandig te volgen of als cursus met bijeenkomsten. De cursus geeft de laatste stand van zaken over digitale duurzaamheid in meerdere modules en de maatregelen die je kunt nemen.

Regel auteurs- & privacyrechten

Op sommige collecties kunnen nog auteursrechten rusten. Het is belangrijk om dit zorgvuldig na te gaan. Om claims van rechthebbenden te voorkomen regel je daarom schriftelijk met de auteursrechthebbende(n) of en zo ja, onder welke voorwaarden je het materiaal mag gebruiken en publiceren. De BASIS voor auteursrechtenbeheer helpt je hierbij. Liever een snelcursus? Bekijk dan het filmpje en de tips op de website van DEN.

Wil je weten of er auteursrecht op een object rust, maak dan gebruik van (de b`etaversie) van het beslismodel auteursrechten

Binnen Europa geldt de privacywet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG heeft consequenties voor het openbaar maken van collecties. Vaak zijn er persoonsgegevens opgenomen in collecties. Denk aan personen die op een foto staan, gegevens over schenkers of persoonsgegevens in archieven. Wat mag wel en wat niet? Welke stappen moet je als organisatie zetten? Bezoek de website van Erfgoedhuis Zuid-Holland voor meer informatie over de AVG.

Collectieregistratiesysteem

In een collectieregistratiesysteem leg je informatie over de objecten uit je collectie digitaal vast. Een goed collectieregistratiesysteem, dat past bij de collectie en de wensen van de organisatie, is een basisvoorwaarde voor de collectieregistratie en digitalisering.

Hoe kies je een collectieregistratiesysteem (CRS)?

Aan welke eisen moet zo’n systeem voldoen? Dat hangt mede af van de wensen van je organisatie op het gebied van collectieregistratie en digitalisering van de collecties. Wat zijn je doelen? Heb je deze nog niet geformuleerd, ontwikkel dan eerst een informatiebeleidsplan.

Belangrijk bij de keuze van een CRS:
  • type objecten in je collectie: beeldmateriaal, museale objecten, archiefdocumenten, documentatie, audio en video, etc.
  • beschikbare budget
  • mate van ondersteuning door de leverancier
  • technische mogelijkheden van het systeem: ondersteunt het systeem bijv. verschillende bestandsformaten?
  • toekomstbestendigheid van het systeem
  • publieke toegankelijkheid (bijv. hoe werkt de koppeling van het registratiesysteem naar je eigen website)
  • ervaringen van andere erfgoedinstellingen
  • mate waarin het systeem aansluit bij de principes van het Netwerk Digitaal Erfgoed en de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed.

Laat je in ieder geval goed informeren door verschillende leveranciers, maar raadpleeg ook collega-instellingen die ervaring hebben met dit specifieke CRS. Een goede voorbereiding op een gesprek met een leverancier is de Keuzehulp collectieregistratiesysteem van het NDE.

Gebruik het overzicht en de update van bekende collectieregistratiesystemen in Nederland.

Registreer de collectie

Om een collectie toegankelijk te maken, is registratie op basisniveau de minimumeis. Let op: elk type object heeft zijn eigen richtlijnen voor het beschrijven en toegankelijk maken:

Museale objecten

Voor het registreren van museale objecten leg je onder andere vast: instellingsnaam, inventarisnummer, objectnaam, titel, verwervingsmethode, herkomst en standplaats. In totaal kent de basisregistratie 20 velden. 

Precies weten hoe je een object beschrijft in het collectieregistratiesysteem? Gebruik dan het Invulboek Objecten van Meemoo.

Let wel, meer is in dit geval ook beter. Registreer of koppel zoveel mogelijk informatie over de objecten die voorhanden is. Deze informatie kun je later gebruiken voor tentoonstellingen, bij bruiklenen, voor het beter vindbaar maken van je collectie etc.

Om het registratieproces in goede banen te leiden binnen je organisatie, zijn procedures onontbeerlijk. SPECTRUM is hiervoor de uitgelezen standaard. Op de website kun je de verschillende procedures eenvoudig downloaden.

Bruikbaar

Om een collectie online te delen en vindbaar te maken, is het noodzakelijk om de collectie Bruikbaar te maken. Op deze manier is de collectie te koppelen aan andere collecties en bied je de gebruiker de mogelijkheid om andere toepassingen te ontwikkelen.

Wat je hiervoor moet doen?

Je collectieregistratie opschonen, verrijken met gestandaardiseerde termen en voorzien van duurzame identifiers. Als dit is gebeurd kun je datasets online gaan publiceren of beter nog als linked open data beschikbaar stellen.

Opschonen van je data

Om een collectie toegankelijk te maken, moet deze minimaal op basisniveau worden geregistreerd en liever nog met zoveel mogelijk beschikbare metadata. Na een tijdje kan er echter een mate van vervuiling van gegevens optreden.

Gegevens kunnen verouderd raken, dubbel genoteerd zijn, in verkeerde velden opgenomen met spelfouten e.d. Dan is het belangrijk om op te schonen in je systeem.

Wil je een analyse maken van de fouten en gaat het om een grote hoeveelheid data? Dan kun je gebruikmaken van OpenRefine. Oefenen met deze tool kan online met de cursus van Erfgoedhuis Zuid-Holland.

Meer achtergrondinformatie over opschonen vind je in deze OpenRefine handout.

Gebruik gestandaardiseerde termen

Voor een goede inhoudelijke ontsluiting van je collectie is het consequente gebruik van termen of trefwoorden essentieel. Die termen verzin je liever niet zelf. Maak zoveel mogelijk gebruik van termen uit een geautoriseerde, externe terminologiebron. Hoe je dit aanpakt, is samengevat in de factsheet van Erfgoedhuis Zuid-Holland: Maak je collecties beter vindbaar met termen.

Een bekend voorbeeld van zo’n bron is de Art & Architecture Thesaurus (AAT). Als je termen toevoegt aan de collecties, worden deze straks online beter vindbaar.

Bijvoorbeeld: je hebt een bloemenvaas in de collectie en kent bijvoorbeeld de term ‘vazen’ toe, een term uit de AAT.

Je hoeft je niet te beperken bij het toekennen van termen. Denk ook eens aan het toevoegen van bijv. geografische termen of termen van tijdperken. Er zijn verschillende terminologiebronnen (trefwoordensystemen, thesauri en classificatiesystemen) die je hiervoor kunt gebruiken.

De keuze voor een terminologiebron is afhankelijk van het soort collectie dat je in huis hebt. In de Erfgoedkit vind je een overzicht van bronnen die veel toegepast worden in de erfgoedsector.

Het Termennetwerk is een dienst die het je makkelijk maakt om termen in meerdere terminologiebronnen tegelijk te doorzoeken binnen je collectieregistratiesysteem. Is het Termennetwerk niet aan je systeem gekoppeld, dan kun je op de website van het NDE in de diverse terminologiebronnen zoeken.

In plaats van het registreren van de term zelf kun je ook het unieke (web)adres van de term registreren. Dus in plaats van ‘bloemenvaas’ registreer je http://vocab.getty.edu/aat/300311561. Je verwijst daarmee direct naar de bron. Op deze manier gebruik je URI’s in je collectieregistratiesysteem!

Gebruik URI’s

URI’s (Uniform Resource Identifiers) zijn unieke verwijzingen naar digitale objecten. Een websiteadres (URL) is het bekendste type URI. Je kunt met een URI verwijzen naar een afbeelding, tekst, filmpje maar ook naar een term in een thesaurus op internet. Zo staat de URI https://data.rkd.nl/artists/66219 voor de schilder Rembrandt.

Je kunt zelf URI’s aan erfgoedobjecten toekennen in het collectieregistratiesysteem – zoals hierboven beschreven – door bestaande URI’s te gebruiken, bijvoorbeeld uit een thesaurus.

Zo verrijk je eenvoudig de collectie en kun je objecten later delen met en/of koppelen aan andere online bronnen. Zo wordt een object uit jouw collectie dus ook beter vindbaar. 

Niet ieder collectieregistratiesysteem heeft de functionaliteit voor het invoeren van URI’s. Vraag er dus naar bij je leverancier. Is die functionaliteit er nog niet: voeg dan zelf velden toe, als dat technisch kan, of gebruik hiervoor bestaande velden.

Waarom zou je URI’s gebruiken in plaats van alleen de term?

Onderstaand voorbeeld illustreert het voordeel van het gebruik van een URI. In het Zuiderzeemuseum bevindt zich een wildschieter (smal jagersbootje). Die term heeft een beschrijving en synoniemen in de Cultuurhistorische Thesaurus (RCE) en heeft als URI https://data.cultureelerfgoed.nl/term/id/cht/581cee4b-9ee1-476e-b8e7-15e4f43ded44.

Een museum in Friesland heeft ook een wildschieter. Maar in Friesland noemen zij dit een wyldsjitter, en hebben deze term ook als zodanig in hun collectieregistratiesysteem opgenomen. Op het moment dat deze instelling de bovengenoemde URI naar wildschieter bij hun term wyldsjitter toevoegt, is deze online terug te vinden onder de noemer wildschieter. Als op een gezamenlijk online platform wildschieter wordt gezocht, zal zowel het object uit het Zuiderzeemuseum als het object uit het Friese museum worden getoond.

Lees voor deze stap vooral ook de handleiding Verbind je termen.

Duurzame identifiers

Het is natuurlijk belangrijk dat een gebruikte URI niet na 5 jaar ineens verdwenen is van het web. Of stel dat je collecties verhuizen naar een ander webadres, en de objecten onvindbaar zijn, omdat de links niet meer werken (‘linkrot’).

Daarom is het van belang om duurzame identifiers te gebruiken. Dat zijn URI’s waarvan de erfgoedinstelling of organisatie garandeert dat ze blijven bestaan. Een goed voorbeeld van een duurzame URI om te gebruiken is de Persistent Identifier of PID.

Een PID is een unieke code die je registreert bij een onafhankelijke partij. De PID-wijzer helpt je hierbij. Deze PID koppel je aan een digitaal object in je collectieregistratiesysteem. De PID werkt als een soort barcode die verwijst naar het webadres van jouw object. De PID blijft altijd hetzelfde. Maar je kunt nu de webadressen van objecten veranderen, zonder dat de verwijzingen van anderen naar deze digitale objecten stukgaan.

Als het goed is kun je in de nieuwste versies van een collectieregistratiesysteem PID’s in een speciaal ingericht veld invoeren. Is dat nog niet het geval? Vraag erom bij je leverancier. In de tussentijd kun je ervoor kiezen om zelf velden toe te voegen als dat technisch kan of bestaande velden hiervoor te gebruiken.

TIP: Lees op de website van het NDE meer over het gebruik van PID’s. Of bekijk het filmpje.

Ben je al helemaal thuis in de PID’s en heb je ze goed onder de knie? Dan kun je er als organisatie ook voor kiezen om je URI’s zelf duurzaam te gaan beheren. Hiermee ben je niet meer gebonden aan de partij die je PID’s beheert. De Koninklijke Bibliotheek heeft op GitHub omschreven hoe zij dit aanpakken.

Publiceer rechten

Als je erfgoedinformatie online (als open data) wilt gaan publiceren, is het van belang om de auteursrechten van die data uit te zoeken, te regelen en vast te leggen zoals in het hoofdstuk Houdbaar al ter sprake kwam.

Als je deze samen met het object publiceert onder een licentie of rechtenverklaring, dan is het voor gebruikers helder wat ze mogen doen met jouw data. Doe dit trouwens ook als de auteursrechten onduidelijk zijn. Voor deelname aan de meeste platforms waar je je collectie kunt presenteren, is het zelfs een vereiste om een zo vrij mogelijke (drempelvrije) licentie te kiezen. 

Bepaal dus van tevoren in je beleid hoe vrij je je data kan, wilt en mag publiceren. Dat kan per deelcollectie of zelfs per object verschillen. Het handigste is de rechten bij elk object apart vast te leggen. De Open Data Reader van Kennisland biedt de nodige handvaten bij het ontwikkelen van dit beleid.

Je kunt op de webpagina van Rights Statements de verschillende rechtenverklaringen vinden.

Als het gaat om door de organisatie zelfgemaakte content kun je ook kiezen voor het gebruik van Creative Commons. Denk aan een collectie zelfgemaakte stadsfoto’s of beschrijvingen van objecten van de erfgoedorganisatie.

Content of data waar geen auteursrecht (meer) op rust, geef je vrij onder een Public Domain Mark of een CC0-verklaring.

Goede voorbeelden van projecten die met diverse licenties werken vind je in hoofdstuk 7 van het rapport Aanbevelingen over open date in de cultuursector door de Taaluniecommissie Digitaal Erfgoed.

Publiceer datasets

Nu je collectie is opgeschoond en voorzien van URI’s, kun je de datasets gaan publiceren. Je kan je data eenvoudig op je eigen website publiceren door een link te maken naar je dataset. Dat kan in ieder formaat dat je voorhanden hebt: Excel, XML, PDF, CSV etc. 

Kies zoveel mogelijk voor een formaat dat door anderen gemakkelijk kan worden hergebruikt: een tabel kan door een gebruiker makkelijker verwerkt worden in CSV-formaat dan in PDF-formaat. 

Het is prettig voor gebruikers om te weten wat ze met de data kunnen en mogen doen. Dus bedenk voor je data gaat publiceren welke informatie gebruikers echt nodig hebben. Zet bijvoorbeeld meerdere op maat gemaakte datasets online, gericht op een specifieke gebruikersbehoefte, in plaats van een groot bestand voor iedereen.

Wat nog veel beter is, is om je collectie als linked open data te publiceren. Op deze manier kunnen ook ontwikkelaars aan de slag met jouw collectie. Denk bijvoorbeeld aan de erfgoedhackathon HackaLOD of aan Van Gogh Worldwide. Meer voorbeelden vind je in het hoofdstuk Zichtbaar

Linked open data

Bovenstaande video van het Kadaster is een zeer goede introductie over linked data, evenals de online cursus van Erfgoed Leiden e.o.: Data voor Dummies.

Wat de kracht is van linked data wordt goed verbeeld in onderstaande video met een voorbeeld van de Cultuur-Historische Vereniging Oud Lisse. De datastory van Oud Lisse laat zien dat gegevens echt gelinkt zijn. Je ziet hier de meerwaarde van gelinkte data.

Een ander mooi voorbeeld van linked open data is Van Gogh Worldwide. Dit gratis digitale platform brengt niet alleen de kunstwerken van Van Gogh bij elkaar, maar ook de bijbehorende data. Denk bijvoorbeeld aan bibliografische gegevens, technische rapporten en een overzicht van tentoonstellingen waar de werken te zien zijn geweest.

Dataset in RDF-formaat

Om je dataset geschikt te maken voor linked open data, dien je deze in RDF-formaat te publiceren. Daarvoor leg je de informatie over een erfgoedobject vast in een triple. Een triple bestaat uit een subject, predicaat en object. Het beschrijven van subject en object door middel van een predicaat wordt Resource Description Framework triple of RDF triple genoemd. Lees hier meer over op de website van Erfgoed Leiden e.o.

Bijvoorbeeld: je hebt een koffiekopje van de beroemde aardewerkfabriek Wedgwood. Dat kun je vatten in deze triple: de koffiekop (= het subject) is vervaardigd door (= het predicaat) Wedgwood (= het object).

De RDF triples maken (links tussen) informatie leesbaar en begrijpelijk voor computers. Als je op je website dit koffiekopje hebt staan en je wilt weten wat voor aardewerk Wedgwood nog meer heeft geproduceerd, zouden we met behulp van RDF’s op Wedgwood kunnen klikken of zoeken – en komen we ook de werken tegen die zich elders in de wereld bevinden.

Steeds meer softwareleveranciers bieden de mogelijkheid om je data in RDF-formaat te publiceren. De PID’s en URI’s die je in je registratie hebt gebruikt, worden op deze manier manier meteen gepubliceerd.

Is deze functie nog niet voorhanden, dan kun je de LDWizard van het NDE gebruiken of het al eerder genoemde Open Refine. Bekijk ook eens hoe het RKD dit heeft gedaan met RKDartists.

Bied dataservices aan

Nu je datasets zijn gepubliceerd willen gebruikers, zoals webontwikkelaars, er specifieke informatie in kunnen vinden. Dat kun je mogelijk maken door een API (Application Programming Interface) aan te bieden, bijvoorbeeld op basis van het SPARQL-protocol. Met SPARQL kunnen gebruikers hun eigen zoekvragen formuleren, vergelijkbaar met de zoektaal SQL.

TIP: Je kunt meer lezen over API’s en SPARQL op het Platform Linked Data Nederland of volg de NDE SPARQL tutorial voor beginners.

Meer informatie over linked open data, API’s en SPARQL’s vind je in de Erfgoedkit. Maar vraag ook zeker naar de mogelijkheden die je softwareleverancier te bieden heeft of raadpleeg de digitaal-erfgoed-coach in jouw provincie.

Zichtbaar

Wanneer je collectie Houdbaar en Bruikbaar is gemaakt, kun je deze gaan presenteren vanuit de bron. Met andere woorden, je publiceert je collectie rechtstreeks vanuit je collectieregistratiesysteem (de bron) op het internet. Dit kan op verschillende manieren en heeft enorme voordelen. Zo bereik je een breder publiek, wordt je collectie verbonden aan andere collecties en kunnen objecten worden verrijkt met externe data.

Naast het presenteren vanuit de bron zijn er ook diverse andere manieren om je collectie zichtbaar te maken middels digitale toepassingen. Denk aan online tentoonstellingen, online community’s als Wikipedia en natuurlijk social media. Het hoofdstuk Zichtbaar biedt inspiratie en tips om aan de slag te gaan met het presenteren van je collectie. Houd daarbij steeds je doel en doelgroep duidelijk voor ogen! Onderstaande infographic helpt je met het kiezen van de juiste manier van presenteren die past bij jouw instelling.

Delen vanuit de bron

Bij het onderdeel Bruikbaar werd al uitgelegd hoe je je collectie door middel van een dataset of linked open data kunt publiceren. Je kunt er echter ook voor kiezen om je collectie op je eigen website te delen. Een heel mooi voorbeeld is de Rijksstudio van het Rijksmuseum, of de online collectie van Het Noordbrabants Museum. Vraag je softwareleverancier eens naar de mogelijkheden.

Aansluiten bij een platform

Een andere optie om je collectie vanuit de bron te presenteren is door aan te sluiten bij een portal. Dit zijn online platforms waar uiteenlopende collecties verzameld worden. Dit kan zijn op basis van een thema, zoals oorlogsbronnen.nl, of op basis van een bepaald gebied zoals de verschillende provinciale, landelijke of zelfs internationale portals. Bekijk hieronder de verschillende platforms.

Het grote voordeel van het aansluiten bij een van deze platforms is dat je collectie in relatie met andere collecties wordt getoond. Bezoekers van de website kunnen met één enkele zoekopdracht zoeken in verschillende museale collecties, archieven en/of bibliotheken en krijgen ineens alle informatie die voorhanden is.

Sommige provinciale platforms bieden ook de mogelijkheid om gebruik te maken van een collectieregistratiesysteem en tools om collecties op verschillende websites te presenteren. Neem contact op met je digitaal-erfgoed-coach of museumconsulent voor de details.

(Inter)nationale platforms

Digitale Collectie
De Digitale Collectie is de overkoepelende aggregator van Nederland. Je kunt hier terecht voor aansluiting bij verschillende landelijke en internationale aggregators, zoals Collectie Nederland en Europeana.

Europeana
Een website waarop gedigitaliseerde en ‘born-digital’ collecties van Europese culturele en wetenschappelijke instellingen te vinden zijn. Op dit moment bevat Europeana meer dan 30 miljoen objecten. Erfgoedinstellingen kunnen aansluiten via de nationale aggregator Digitale Collectie. 

Thematische portals

Netwerk Oorlogsbronnen Portal met erfgoedinformatie over de Tweede Wereldoorlog als verbindende factor. Het heeft tot doel eindgebruikers wegwijs te maken in de fysiek verspreide bronnen. 

Modemuze Platform van mode en kostuumliefhebbers dat online collecties en verhalen met elkaar verbindt voor een breed publiek. 

Maritiem Digitaal Maritiem Digitaal is een van de vroegste online portals voor digitaal erfgoed in Nederland. Daarin werken 20 maritieme musea samen om hun collecties te ontsluiten.

Onderwijsplatforms

Er zijn ook platforms om lesmateriaal op aan te bieden én om lesmateriaal te maken. Sommige platforms zijn speciaal gemaakt voor culturele instellingen die lesmateriaal voor het onderwijs aanbieden. Een overzicht van deze platforms vind je op de website van DEN.

TIP

Maak je erfgoedsite gebruiksvriendelijk

Wat willen gebruikers van digitaal erfgoed eigenlijk? En hoe gedragen ze zich als ze online zijn? Bekijk de praktische handleiding Maak je erfgoedsite gebruiksvriendelijk. Deze bevat talloze praktische adviezen voor een gebruiksvriendelijke presentatie van digitaal erfgoed. 

Schrijf divers & inclusief

Soms moet je gegevens in je collectieregistratiesysteem opnieuw beschrijven om ze geschikt te maken voor publicatie. Het taalgebruik kan verouderd zijn. Dat is niet prettig leesbaar en kan soms gebruikers ook onaangenaam treffen.

In Woorden doen ertoe van het Museum van Wereldculturen vind je handvatten voor het schrijven van diverse en inclusieve teksten.

Zoek contact met collega’s die hun collectiebeschrijvingen aan het dekoloniseren zijn en vraag naar hun aanpak. Of lees dit artikel waarin de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed de opgedane kennis en ervaring deelt.

Digital storytelling

Naast het presenteren van je collectie vanuit je collectieregistratiesysteem kun je ook gebruikmaken van allerhande digitale toepassingen om je collectie te verrijken. Denk bijvoorbeeld aan audiotours, 360° tours of online tentoonstellingen.

Met digital storytelling blijf je in tijden van corona niet alleen in contact met je publiek. Je bereikt ook nieuwe doelgroepen én brengt je organisatie en activiteiten onder de aandacht. Daarom wordt er momenteel druk geëxperimenteerd met verschillende tools en technieken. De Boeksmanstichting houdt een blog bij met een overzicht van online culturele initiatieven. Europeana onderzocht diverse voorbeelden van digital strorytelling. De resultaten zijn door DEN samengevat in 7 tips voor digital storytelling.

Bekijk ook de volgende voorbeelden eens:

Er zijn vele soorten software (betaald en onbetaald) beschikbaar voor het maken van online tentoonstellingen, audiotours en rondleidingen. Vraag naar ervaringen bij andere erfgoedinstellingen en kijk wat je zelf mooi en passend vindt bij je collectie of instelling.

Storytelling

Ook digitale verhalen moeten goed verteld worden om de aandacht van de luisteraar en in dit geval vaak ook de aandacht van de kijker vast te houden. Waar moet je allemaal aan denken? Wat zijn de kernmerken van een goed digitaal verhaal? En hoe bereik je de juiste doelgroep? Op de website van DEN vind je de nodige tips en trucs voor het realiseren van een goed virtueel verhaal.

Informeer ook eens bij je provinciale erfgoedhuis. Zij bieden vaak al workshops Storytelling aan. Dit komt vast en zeker van pas bij het bedenken en uitwerken van je digitale verhaal.

Online lesmateriaal 

Of je nu een digiles, een video of een virtuele tour ontwikkelt, het is belangrijk om aan te sluiten bij wat leerlingen aanspreekt en prikkelt. Daarvoor kun je de volgende richtlijnen gebruiken:

  • Gebruik interactieve werkvormen.
  • Maak lesmateriaal persoonlijk.
  • Spreek aan met lokaal materiaal.
  • Maak verbinding met de actualiteit.
  • Zorg voor verrassingen.
  • Creëer afwisseling.
  • Communiceer helder, kort en krachtig.
  • Gebruik overzichtelijke vormgeving.

Wil je je verder verdiepen in het onderwijs? Kijk dan op de website van DEN en voor handige tips en handvatten bij het maken van lesmateriaal zie:

Expeditie vrijheid

Het lespakket Expeditie Vrijheid is een voorbeeldproject waarin leerlingen van groep 7 en 8 ontdekken hoe de Tweede Wereldoorlog zich afspeelde in hun regio. Het lespakket speelt in op behoeftes van leraren, is digitaal beschikbaar en methodevervangend – inmiddels doen 178 scholen mee. Projectleider Willemijn Zwart vertelt in onderstaand filmpje hoe ze dit aanpakte. 

Delen met Wikimedia

Wikipedia is een van de grootste en bekendste websites ter wereld. Het wordt gemaakt door een community van vrijwilligers, met eigen gebruiken en regels. Door zichtbaar te zijn op Wikipedia kan je met je collectie een groot (internationaal) publiek bereiken.

Aansluiten bij Wikimedia kan op verschillende platforms binnen de community. Het hangt ervan af wat je wilt doen: beeldmateriaal doneren of juist artikelen schrijven? Een overzicht van wat een erfgoedinstelling kan doen, vind je in de Handleiding Wikimedia medewerkers erfgoedinstellingen.

Als je overweegt om je collectie te delen met een van de platforms, neem dan contact op met Wikimedia Nederland. Deze vereniging ondersteunt zowel de Wiki-gemeenschap als erfgoedorganisaties die hun kennis willen delen. Zij helpen je graag. Bekijk ook eens de folder Cultuur op Wikipedia die door Wikimedia Nederland is samengesteld.

Wikimedia Commons

Wikimedia Commons is een meertalige website die gebruikt wordt als centrale database van Wikimedia Projecten voor afbeeldingen, geluid, video en andere bestanden. Het internationale bereik is groot omdat het beeldmateriaal bij Wikipedia-artikelen kan worden gebruikt. Voorwaarde voor donatie is dat het materiaal een vrije licentie heeft, of zich in het publiek domein bevindt. Zie het hoofdstuk over gebruikerslicenties in het onderdeel Bruikbaar

Wikidata

Wikidata is de vrije kennisbank van de Wikimedia-projecten. De database is ontworpen om zowel leesbaar te zijn voor mensen als voor machines, gebaseerd op het principe van linked open data. Lees het blog erover van Beeld en GeluidIn Wikidata is al veel informatie over erfgoedcollecties te vinden. Zie bijvoorbeeld het project Sum of All Paintings.

TIP

 

Kijk eerst eens of je instelling voorkomt op Wikipedia en in Wikidata, en welk beeldmateriaal wordt gebruikt. Misschien kan je zorgen dat deze informatie aangevuld of verbeterd wordt? Op deze platforms zijn enorme aantal gebruikers te vinden, zo kun je je zichtbaarheid aanzienlijk vergroten.

Maak je eigen Wiki-website

De software waarop Wikipedia is gebaseerd kan door iedereen worden gebruikt voor het bouwen van een eigen communitywebsite. Zo heeft de Heemkundekring Deurne haar eigen DeurneWiki ontwikkeld. Hierop zijn 773 vrijwilligers actief om de geschiedenis van Deurne te beschrijven.

Kijk op de website van MediaWiki hoe je zelf een Wiki-website kan opzetten.

Marketing & Promotie

Alleen door de collectie online te zetten trek je nog geen bezoekers naar je website. Net als bij het openen van een fysieke tentoonstelling zul je marketing en promotie moeten inzetten om bezoekers te werven voor jouw mooie online presentatie.

Geheugen van Nederland

Geheugen van Nederland is een landelijke online mediacampagne op Facebook en Instagram. Op de website geheugenvannederland.nl werkt een groeiend aantal erfgoedinstellingen samen om hun erfgoed aan de hand van thema’s voor een breed publiek zichtbaar te maken. 

Als erfgoedinstelling kun je je aansluiten bij de campagne van Geheugen van Nederland om je collectie landelijk zichtbaar te maken. Neem contact op met de campagnemanager om na te gaan welke campagnethema’s aan de orde zullen komen en bepaal welke collecties van je instelling daarbij kunnen aansluiten. 

Kijk voor een voorbeeld eens naar het filmpje van Arjanne Nijp van het Fries Scheepvaartmuseum.

Social media

Social media zijn bij uitstek middelen om in gesprek te gaan met je publiek. Relatief laagdrempelig en altijd open. Inmiddels worden social media vaak ingezet om een dialoog op gang te brengen. Je kunt er met een grote diverse groep mensen in gesprek komen. Zo verzamel je nieuwe verhalen en gezichtspunten bij je digitale collectie. 

Met social media kunnen gebruikers een actieve bijdrage leveren. Het Fries Museum heeft voor ‘Planeet Escher’ social media ingezet om zoveel mogelijk mensen te inspireren om zelf iets te maken.

Instagram, Facebook en YouTube bieden ook de mogelijkheid om live met je publiek in contact te komen en visa versa. In het artikel ‘Hoe onderzoek je online interactie met je publiek’ van DEN kom je veel te weten over de mogelijkheden en toepassingen van social media bij de verschillende instellingen.

Tip: Op de website van Cultuurmarketing vind je 10 tips voor het schrijven van een goed scorende social mediapost.

Digitale nieuwsbrief

Het versturen van een digitale nieuwsbrief is een eenvoudige manier om je bezoekers aan je te binden en regelmatig op de hoogte te houden van je tentoonstellingen, collectie of nieuws. In de culturele sector leest ongeveer een derde van de ontvangers je nieuwsbrief, je hebt dus al gauw een groot bereik. Op de website van EMCultuur vind je nog veel meer e-mailmarketingstatistieken.

Het is belangrijk om vooraf te bedenken wat je met de nieuwsbrief wilt uitstralen of met welk doel je de nieuwsbrief wilt verspreiden: informatie geven, de relatie onderhouden of de lezers tot actie aanzetten?

Een goede nieuwsbrief heeft in ieder geval een prikkelende titel, is overzichtelijk (met koppen en intro’s), behandelt verschillende onderwerpen en zet aan tot actie.

Er zijn verschillende gratis tools beschikbaar voor het versturen van digitale nieuwsbrieven, waarvan Mailchimp de meest gebruikte is.

TIP

Kies het moment van versturen bewust (je kunt dit meestal inplannen in het systeem waarmee je werkt). Maandag tussen 15:00 – 18:00 uur doet het vaak goed.

Lees meer over het beste moment om een mailing te versturen op de website van EMCultuur.

SEO & SEA

Het is belangrijk dat potentiële bezoekers je website kunnen vinden. Dat betekent meer buzz rondom je collectie, meer bezoek aan je online presentatie, meer verkoop in je webshop et cetera. Je kunt de vindbaarheid van je website vergroten door zoekmachineoptimalisatie (SEO) en zoekmachine adverteren (SEA).

Met zoekmachineoptimalisatie (SEO) probeer je ervoor te zorgen dat je website in Google bovenaan in de zoekresultaten wordt weergeven. Dat doe je door op je website zoveel mogelijk woorden en afbeeldingen te gebruiken waar mensen op zoeken. Zoekmachines als Google lezen je website en met SEO-vriendelijke teksten ben je beter vindbaar.

Je kunt je website aanmelden bij Google Search Console. Dat is een gratis service waarmee je kunt bijhouden op welke zoektermen bezoekers binnenkomen en welke problemen ze hebben bij het zoeken.

SEA

Search Engine Advertising (SEA) heeft minder met de inhoud van je website te maken. Je probeert meer bezoekers te trekken door advertenties (Google Ads) te plaatsen in de zoekresultaten van zoekmachines, het is een soort kortetermijncampagne om een bepaalde doelgroep aan te spreken.

Wil je aan de slag met zoekmachinemarketing? Lees dan het artikel ‘Basislessen van SEO en SEA‘ op de website van Cultuurmarketing.

De websites Cultuurmarketing en Frankwatching bieden gratis en betaalde cursussen aan voor direct toepasbare handvatten voor het inrichten van van je SEO en SEA.